每天节省2小时
2019-11-23 10:30:57
读这本书是为了检查自己的工作习惯：总是在九点上班后，拖延半个多小时才进入工作状态，时间虽不长，但好像没干什么，上午就结束了。重要的工作下午无法完成，因此常常加班。
举报
职业：暂无
作者其他创作：
猜你喜欢
大纲/内容
每天节省2小时
8. 授权
8.1 授权障碍
自我反思
认为自己比别人做的更快更好
接受现实，别人也可以做得很好
费时间和精力
担心出错还得自己改
担心情况失去控制
缺乏信任
超出“舒适”地带
无人可授权
下属
缺乏特定能力
缺乏兴趣
看不清任务的重要性
缺乏足够的信息和明确的期望
缺乏权威
8.2 总清单跟踪授权工作
任务被委派日期
人物
任务的详细描述+期望
审核日期+截止日期
讨论的纪要
8.3 辨别可授权的任务
即将到期的工作✘
一次性全部任务授权✘
界定不清，很可能失败的任务✘
需要管理层参与，决策权的任务✘
8.4 如何授权
选择有足够技能，知识，热情的人
问人家有没有兴趣
告知原因
表达谢意
告诉他们怎么做，以便效仿
设定开始，完成时间
让他们有足够时间制定日程安排，目标，在每天计划中添加这个新任务
商定中期为检查日
下午花时间培训，并给模板
提供建设性指正，鼓励
监督全过程，为此负责
给权力
事先向所有有助于推动事情前进的人发邮件
召开团队会议，告知什么任务给了谁
9. 规划和执行会议
9.1 会议类型
信息类
决策类
头脑风暴
9.2 规划会议
是否真的需要开会
邮件
电话
他人代替(真的需要我去？)
让与会者提交想法或议题
减少会议20%目标，增加休息时间
会议日程(提前一天)
告知邀请原因，希望的表现
9.3 会议中
9.3.1 时间安排
下午2:10分开始，整点后十分钟
开场白(表示感谢)+上回复述 1/6
议题(征求每个人的建议) 2/3
总结(感谢)+下次会议行动方案(会后发邮件，给与会者分派下次会议任务)，时间 1/6
9.3.2 制定开会基本规则
关闭手机
不要带其他工作进来
集中精力，保持状态
不要最后一刻再取消出席(派人代替)
所有人要发言
每个人的观点都很重要
尊敬每个人
提前到场可以交谈，做准备
会前吃点东西
9.3.3 如何开会
门口迎接
先讨论最重要的议题
不偏袒
达成共识，没有他们的同意不继续会议
只关注会议日程上的内容
其他议题写在活动挂图上
会议结束后剩有时间再讨论
安排下次会议中
9.4 会议技巧
9.4.1 活动挂图
记录想法
记录与议会无关的想法
分组，记录想法
9.4.2 派任务(时常轮换)
领导者
记录人(会议记录，会后24小时内分发邮件)
计时器
表情观察员
门童(提醒迟到者已讨论过哪些问题)
9.4.3 会议安排时间规则
会议安排同一天✘
不安排连续会议
不在周一开会
上午-午餐前
提前30分钟提醒
会议后空出30分钟
下班前不安排电话会议
10. 管理干扰
10.1 干扰的价值指标
与工作的优先次序或关键项目有关
对客户，团队很重要
给领导造成时限压力
10.2 控制干扰
午饭前，下班前处理
告知——11:00-13:00找我，我会专心听，不处理任何电话邮件
转动笔记本到合适位置，不要有眼神交流
办公室多余座椅撤掉，或放点书
8:00-9:00——10:00-11:00办公室关门，中间段时间才有空接待
提前主动问下属需要什么(一天三次主动出击)
趁他人休息时巧妙干扰他人
站起身
集体安静时间
授权他人解决干扰
去空的地方工作，告诉极少数人你在哪
在工位外挂牌子
请勿打扰
“素食”工作时间
今日日程安排
项目工作时间
推迟处理
告诉别人你今天很忙，到11:30才有空
“我正处理一项重要项目，能否稍等一会儿？”
安排更合适的时间去拜访别人办公室
10.3 电话干扰
10.3.1 电话分类
必需的
可授权
浪费时间
可缩短
10.3.2 电话处理
批量处理(午餐前，下班前)
分轻重缓急
电话预约
看时间接电话
专心不跑题(结束通话)
老板来了
有个会
还有个电话要打，有电话打进来了
总结内容“就是这些吗？”
我知道你很忙，我先挂电话了。
语音信箱
一周一换——哪周+日程安排
每天换——当天日期+日程安排
提供选择
联系别的人
其他可立刻联系我的号码
转接他人
留言
姓名
电话号码
致电缘由
回电时间
开头，结尾重复电话号码，慢
不超过30秒
24小时内回复留言，太晚则解释没尽快回复原因
11. 归档系统
11.1 清空桌面
个人照片✘
糖果✘
白纸+文件+额外文件框✘
闹钟放醒目位置
工具30天用量就够了
移走过去，将来文件
11.2 文件分类
7-10个
纸张只处理一次
垃圾桶
将来文件
过去文件
当前文件
发往外部
12. 减法法则
时间管理表
总清单+日清单
干扰+计划外事件/工作
13. 拖延
13.1 表现
是否有一系列喜欢的替换活动
不做那件必需完成的工作，你会选啥工作
13.2 方法
只处理一次
分解成20-30分钟
提问，获得更多信息/答案
1. 掌控自己的每一天
1.1 反向训练
下午一点主动联系领导找任务
1.2 类似任务批量处理
1.3 培训他人
你先看我咋整的；我再看你咋整的；最后自个儿整
1.4 低许诺高回报
我可以在下班前给你吗？
1.5 来电等留言要求
来电事由，回电最佳时间
强化要求，以身作则
1.6 邮件要求 由此判断处理的先后顺序
主题 目的+截止日期
前三行 需要办的事（编号）
正文第一段两到三行
末尾 答复最晚时间+理由
解释 按要求做即可更快得到回复
自己先这么做
Tips
范畴外的要求转给合适的人
2. 总清单定制可行计划
使用
年度考核
不定提前优先级 灵活根据状态设定工作优先顺序
3. 组织和规划
3.1 上班安排
下班前15-30分钟 为明天做规划
上班先花15分钟 查收其他“素食”，列入清单
午休制定下午计划
回家后先做最不喜欢的事，再享受
每天从做重要的事开始——“素食”
在最重要的2个任务前
中午前完成这两件“素食”
3.2 会议时间
上午——创新
下午——介绍新动态
3.3 一星期安排
(1) 周五下午为下周规划
评价工作完成情况，划分下周事项
全体会议（工作进展，考核）——周五
思考
为什么有一项任务没完成
下周做什么改变
哪些事可以用不同的方式做
清理
删除电子邮件
清理桌面
打扫
(2) 前一天晚上为第二天早上准备
衣服
早餐
包包里的物品
车加油
Tips
在每天精力体力充沛时完成最难最重要的任务
4. 优先次序
4.1 确定方法
(1) ABC优先排序法
A 今天做完
对领导很重要
展示自己才能
对顾客，团队，同事至关重要
B 应该做的事 不需要当天做完
“素食”工作
在它变成A 之前做完它
C 想做的事——有时间就可以
(2) 新型“充分利用时间”法
根据所剩时间选任务
根据精力
这段时间哪件事最重要最急（时间剩不多就少做一些项目）
4.2 判断
知道明确的期限
知道为何重要
4.3 影响他人的五步模型
请你…好吗？
无论什么方法——让对方明确回应
要求明确
截止日期
指出好、坏结果
4.4 商议
受干扰——如何安排时间对我有利，且满足他们要求
设法推研最新要求，确保足够时间完成当前工作或使当前工作告一段落
停止时做好标记，将来才知道从哪步做起
将计划告诉干扰人（领导，同事）
请他告知最后期限
请他排定优先次序
5. 电子邮件
5.1 批量处理
一天四次
一次10-15分钟
5.2 读完后
归档
设置标志-归档
放入将来清单+提醒
删除
5.3 减少邮件
一个小时内需回复——电话联系
邮件数量少于屏幕显示范围
收到无关邮件——说“不”，让他别发了
与同事明确哪些邮件才需要抄送给我
5.4 使用
抄送过滤器
颜色标志邮件
创建文件夹，归档
标志-放日历
外出-自动回复
了解邮件新功能
6. 规划写作与演讲
6.1 邮件易读
多用项目符号，表格
段落简短，3-4行
词汇，语句简单有礼貌
6.2 PADD模型
Purpose 目的 4-8字
Action 行动
2-3行
第一段写明要收件人做啥
Detail 细节 编号
Deadline 截止日期
末尾
合理原因
不要使用尽快字样
6.3 操作规范
每次只谈一个焦点或议题（更多则第一段告知）
转发邮件
正文第一段开头加入我的评论意见
答复
修改主题栏
我的答复是…
我的回答是…
你的要求或…
7. 项目运作效率
7.1 先制定应急计划
过去导致无法完成的原因有哪些
为应对干扰留出时间
“意外”障碍，为其留有余地
做最坏的打算
7.2 建立项目
每周改进
多问——问得越多，要求者更明白自己要什么
多问后，双方取得一致意见，抑制误解
项目开始时，确认能够得到单位资源，其他小组帮助
7.3 有效管理项目的9个简单步骤
问清楚开始/结束日期，没有准确的，估计后告知领导
项目分解22份（月工作日）
当天开工
确认你需要的人
截止日期不可行时，提供备选“解决方案”
确定一天中做项目的时间，在日程安排上空出
每周成果可测量可调整
抱歉，暂无相关内容
0 条评论
回复 删除
展开所有评论