会议室使用及管理流程

对情况进行判断

再次查看投影仪、电脑、翻页笔、麦克风及准备好茶水

信息中心第一时间进场调试

根据会议发起部门提供的信息进行协调

联系信息中心

会议经办人员于会议前半小时到达会场，做好各项会议准备工作

会议主责部门了解会议情况

办公室负责确认借用设备是否归还（办公室、信息中心、后期保障部）

否

审核通过

涉及设备故障

做好茶水更换工作

会议发起部门经办人员全程保障、办公负责人员保障24小时电话通畅

会议发起部门进行验收

会议结束

是否需要信息技术支援

会前

突发情况第一时间告知办公室

办公室根据会议（重大或常规）再次确认

判断

会议室使用及管理流程“会议管理原则”：部门职责清晰、会中保障到位、流程闭环管理

涉及技术故障

会中

验收审核

是

是否需要设备保障

办公室进行验收、查看设备是否归位，关闭会议室

例如：会议时间、参会人员、会议类型、会议模式等

会后

会议发起部门负责对会场进行初步查看，并归还设备给借出部门同时通知办公室会议室使用完毕

后勤保障部门第一时间进场调试设备

会前准备工作完成

联系后期保障部

关闭电源、空调、投影仪，锁好门窗等

发起会议申请（至少提前一天）

办公室审核

下一个预约部门使用