会议筹备需要做什么?
2021-07-01 16:48:11 9 举报AI智能生成
会议是公司开展活动的一种主要形式，公司的讨论、决策、谈判等活动都是通过会议的形式进行的。行政部作为主要的后勤保障部门，需要做好会议的各项筹备活动。对行政部来说，不仅要做好长期的筹备，即制订会议计划，还要做好短期筹备，即会前准备。
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大纲/内容
会议筹备需要做什么？
（1）拟定会议议题和名称
① 拟定会议议题。
会议议题是会议研究讨论的问题，决策的对象。它主要明确了会议的范围、目的、内容、主题和任务，是保证会议质量的重要因素之一
② 确定会议名称。
会议名称也就是会议的题目。行政人员要用精炼的文字高度概括出会议的主题，应基于会议的主题、范围和性质来确定，既要名副其实，又要一目了然。
（2）确定会议的规模和参会人员
① 确定会议的规模。
大型会议
中型会议
小型会议
② 确定参会人员。
合理地选择参会人员，不仅有利于节省企业的人力资源，提高会议效率，还能够降低企业的经济负担，因此，在会议管理过程中，必须慎重选择参会人员。
（3）安排议事日程
安排会议议程，即对会议的议题讨论做出具体的安排。
一般的行政会议议程安排
① 提出议题。
提出议题，即会议主席的开场白。开场白的内容范围由会议召集者负责把握，但具体内容应由主席本人来控制。
会议主席的开场白主要包括必要的与会人员介绍、会议的目标、会议所要解决的问题及有关背景、主席或召集者的态度等各方面的内容。
② 介绍情况。
行政人员应设计由几位与会人员介绍他们对主席开场白中提出的问题所掌握的情况，这样可以使其他与会人员对这个问题有一个初步的概念，并且以这些基本的情况为出发点进行思考，为之后的讨论做铺垫。
③ 展开讨论。
虽然是自由发言，但实际上行政人员仍应提前拟订一个大致的顺序。可以让一些思考反应较快、性格外向的与会人员首先发言，再让一些思考时间较长、较深入的与会人员发言。这样可以使整个讨论逐步深入，把大家的思维充分调动起来。
④ 整合意见。
在充分的讨论之后，就需要逐步地进行意见整合。
⑤ 达成决议。
在整合意见的基础上找到共同点，在分歧上相互妥协，达成一致，最后以一定的形式表述出来，提交上级或传达下级。
会议达成决议后，会议主席或召集者一般都需要对会后的工作做简单的安排，或明确地向与会人员布置任务。
（4）预算会议经费
在会议召开之前，行政人员应该对与会议相关的经费进行预算。
① 交通费用。
分支主题
② 会议室费用。
③ 餐饮费用。
④ 住宿费用。
此部分费用除与酒店星级标准、房型等因素有关外，还与客房内开放的服务项目有关，比如客房内的长途通信、酒水饮料、一次性衣物、互联网和提供水果等服务
⑤ 视听设备费用。
设备本身的租赁费用，通常按天计算。
设备的运输、安装调试及控制技术人员的支持费用，可让会展服务商代理。
⑥ 演员及节目费用。
通常可以选定节目后按场次计算，预算金额通常与节目表演难度及参与人数成正比
⑦ 其他费用。
其他费用是指会展过程中因为一些临时性安排产生的费用，包括打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、临时道具、传真及其他通信、快递服务、临时保健、翻译与向导、临时商务用车等费用。
（5）预订会议场地
① 考察会议地点。
◎报价方（酒店）接受和同意会议明细表中各项事宜。
◎报价方（酒店）应是候选名单中较好的一个。
◎对报价方（酒店）拟订的合同条款基本接受。
② 预订会议地点。
◎行政人员预订会场时，要提前，在确定准确的会期之后，应尽早预订，以免临时被动。
◎行政人员预订会议地点时，应尽量使会场的大小、格局和设备的配备与会议的人数、性质和类型相匹配。
◎行政人员正式预订会场之后，在使用会场的前一天，一定要再次落实。
◎行政人员在预订会场之前，应查看会议议程，了解会议的主持者和演讲者是否需要音响辅助设备，如果需要的话，行政人员在预订会场时，应吩咐酒店准备并事先将各种设备调整到最佳状态。
（6）明确人员分工
明确人员分工就是落实组织会议的部门和人员。包括与会议有关的每项组织工作，每一个工作环节都必须有专人负责，责任到人，并明确任务和要求。
（7）做好会场布置
为了达到会议目的，确保会议效果，会议筹备人员应做好会场布置。会场布置主要包括会场空间安排、会议座位安排以及会议用品和设备的调配等。
（8）准备会议文件
会议文件是指会议的主要文件。会前行政人员应做好有关文件的准备工作，可以使会议议题比较集中，保证会议的基本目标得以实现。
行政人员应在会前数日将会议审议的文件材料，将会议文件分送与会人员审阅，让他们准备意见，特别是研究工作方案、审议工作计划的会议，这一环很重要，会直接影响会议的效率。
为方便会议各项工作的安排，会务人员可编制会议安排计划表进行会议筹备工作管理
（9）发放会议通知
会议通知的内容包括会议地点、时间、出席人员、大概内容或议程等，并注明与会人员应尽早给予准确的答复，以便统计出席者名单。会议一旦决定召开，应及早印发会议通知单。
行政会议通知单
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