采购部门、采购流程相关知识框架笔记
2022-10-20 15:37:54
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采购部门、采购流程相关知识框架笔记
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大纲/内容
采购部
生产/销售部
质检/仓储部
主管/高层领导
内部协调
供应商
物流公司
外部协调
更改批量
精简规模
增加环节
原有流程检讨
商讨阶段
需求部门提出
表格呈现需求
提出需求
联系原有供应商
开发新供应商
联系供应商
获取样品
报价内容
获取样品和报价表
需求部门检查产品符合情况
品管部门检查产品质量
解决产品问题
检查样品
采购部门拟定合同
其他部门提出意见
与供应商协商合同
拟定合同
供应商批复
公司批复
批复合同
与合同批复同时进行
供应商批复定金
申请预付款
明确验收方式
明确仓储方式
货物验收和入库
建入库单和质检报告
凭供应商发票支付余款
支付余款
建立赔偿和惩罚制度
采购合理的退货方式
问题货品退货
设计阶段
严格的审批制度
负责人签字制度
确认采购权限
明确检验要求
严密计算确定批量
注意问题
负责完成采购目标和计划。根据生产部下的次月计划制作原辅包材计划量，根据计划和仓库的剩余数量作出初采购计划，再根据品种和物料的数量评估作出最终采购计划
协助经理做好采购流程的控制，并提出优化建议
分析供应商市场信息，及时收集相关信息，确定短期和长期的供应商和供应渠道
根据业务部门的采购需要完成产品询价和议价，并做好记录
整理供应商报价及产品等各项信息汇总，选定价格合理、货物质量可靠、信誉好服务优质的供应厂商，建立长期合作；维持与供应商的关系，协商竞争价格和劳务合同
负责采购合同的拟定、执行及跟进，采购物品交货期的跟踪及控制
负责与客户签订采购合同，执行采购合同订单的下发、物料验收及付款流程，履行跟进落实工作
跟踪货款支付情况及发票到位情况，及时与财务部门沟通
产品质量跟踪及产品到达仓库入库情况的跟进
办理物料验收、运输入库、清点交接等手续
协助仓库和质检检验产品质量，如不合格则及时与供应商协商退换货
处理退换货及一般赔偿事宜
协助有关部门妥善解决使用过程中出现的问题
整理和登记采购合同及各类文件，记录到货时间
保管采购记录、购货合同、供应商信息
每月编制采购总表，根据各部门的需要提供相关信息
仓库的定期盘点管理工作
完成上级交给的其它事务性工作
工作流程细则
大专及以上学历，药品类、管理类、物流类等相关专业
1年以上相关工作经验，有同行业工作经历者优先考虑
熟悉采购流程，熟悉ERP系统，能独立完成采购工作
熟悉供应商评估、考核，熟悉相关质量体系标准
具备良好的市场调研、分析能力和人际沟通能力
服务意识强，工作认真仔细，对价格敏感，有较强的议价及谈判能力，具有较强的团队合作精神
任职资格
比选采购方式
竞争性谈判方式
单一来源方式
企业采购流程
依照部门总体目标，按计划单、仓储安全库存、生管调度员计划及时拟定采购计划，实施采购操作细则，保证生产计划顺畅进行
负责建立供应商管理，寻找开发合格供应商，促使生产系统生产畅通，对以往合作良好的供应商建立合格供应商名单，并跟踪供应商供货质量及交付及时情况，作为对供应商再评价的信息
供应商开发管理：采购员负责搜集物资市场信息，对产品质量有直接影响的A类物资及用量大的通用配件及包材等B类物质，应开发3-5家供应商作为供货供应商储备，收集评价供应商的供货能力及质量保证能力
依据技术部、生产部的计划单，制定采购计划报上级审批
在合格供应商名单中选择相应供应商进行价格比较，经审核批准后，实施采购
针对采购物资需求，编制材料订购单，明确品种规格数量货期及质量要求
采购过程中，采购专员应保持与供应商沟通，及时了解供应商备货进度，一旦交付期有延误的迹象，应及时跟催并反馈给生产部负责人以便及时调整生产计划
对已确定交付时间的物资，采购专员应及时通知仓库做好库区规划和接收准备
负责采购过程控制管理
沟通协作管理：采购专员每天及时与仓库管理员沟通，了解材料到位情况，对特殊物品或新材料、重要材料，应协助仓库管理人员及进货质检人员确认到货产品是否与订货要求一致，发现异常情况及时上报以便及时调整生产进度
对常规库存的通用材料，采购专员应及时了解库存数量，对低于公司最低库存量的材料品种，应及时采购补充
时刻了解我司物料的市场动态，寻找更好物廉价美的物料生产厂家，全力降低我司的采购成本
采购员岗位工作职责
公司的供应商质量控制
采购物料的质量控制
保证采购的材料符合要求
产品和服务项目满足公司要求
产品和服务项目满足客户要求
职务设置目的
广义的谈判主要是各种形式的“交涉、磋商和洽谈“ 。
狭义的谈判是人们为了改善彼此的关系而进行的相互协调和沟通，以期在某些方面达成共识的行为和过程。
“谈“是指谈论、彼此对话;
谈判的概念
供需双方就共同关心的问题互相磋商，交换意见，寻求解决的途径或达成协议的过程；
采购具备的最基本的软技能；
心智&情商&领导力的体现；
谈判所节约的每一分钱都是企业的净利润；
谈判体现采购的专业性。
如何理解采购谈判
1）供应商报价
2）年度降本
3）账期延长
4）罚款或索赔等等
采购主动谈判
1）原材料费上涨
2）采购量下降
3）要预付款
4）关税上涨等等
采购应邀谈判
采购谈判的原因
共享
共赢
战略
增量经济下的谈判特点:双赢谈判
最大
剥削
战术
减量经济下的谈判特点:竞争谈判
谈判的理念
学习竞争性谈判
(1) 对比分项价格；
(2) 探究差异原因；
(3 )确定最合理价。
(1 )以往的报价分解；
(2 )采购员的经验值；
(3 )各行业网站的核价工具。
2、应该成本(Should Cost)
（1）直材的最简化的总成本示例。
（2）固定资产的最简化的总成本示例
3 . 总成本(Total Cost of Ownership)
报价分解、应该成本与总成本
原材料费
这一块采购按照行业水平把控即可
人工费或工时费
一般占到报价的3-8%
包装与运输费
循环包装
一次性包装
包装形式
第1方物流
第2方物流
第3方物流
第4方物流
物流方式
管理费
利润和账期的折算
0利润
利润
税率
1 报价有效期-在有效期内锁定原材料价格
2 最小起订量-太小会导致价格超预算；太大会导致库存过多
3 交期-太短物流费用增加；太长供应链无弹性。
4 质保期-质保期内出现问题如何处理
5 售后服务-供应商的反应时间和问题解决能力如何
6 保险-火灾、运输、财产、批量召回都可以上保险
7 汇率-约定上浮或下调的启动条件。一般为5%的幅度开启调价
额外七点
报价明细一般包含
如何读懂报价明细
流程可行
预算可行
需求可行
图纸可行
工艺可行
材料可行
品质可行
交期可行
人员可行
在采购开动之前，进行可行性分析
如何通过可行性分析规避采购事故
（1）爱岗敬业
（2）诚实守信
（3）执行流程
（4）终身学习
(1) 采购职业的演进
(2)采购入行的方式
(3) 采购工作的内容
(4) 采购知识的学习
(5) 采购职业发展的道路
(6) 采购面临的挑战
购新人需要知道的六件事
采购的职业素养
(1)向内部客户收集需求
(2)开发足够多的供应商
(3)建立合格供应商名录
(4)供应商的评估及选择
(5)保守商业机密
(6)合同和订单的下发和追踪
(7)所有文件的存档管理
(8)外购件的预算节约
(9)协调解决外购件的供货和品质问题
(10)降本计划的制定与实施
(11)紧急采购事务处理
(12)完成上级交代的其他任务
职责
(1)与供应商的一切商务合作的唯一窗口
(2)合法代表甲方发布需求信息和中标信息
(3)制定合规的采购流程并监督执行
(4)推动跨部门协作降本
(5)拥有供应商选择的最终决策权
(6)拥有一定金额范围内的订单审批权，增加效率
权限
采购的职责和权限
（1）合规性
（2）保守性
（3）被动性
防腐败
防止形成内部供应商的保护人，利于新的优质供应商进入
利
不足够培养新人的专业性
人员频繁变更导致战略无法持续
没有给人职业规划和选择，人员的忠诚度低，容易给对手培养人员
弊
强制采购轮岗的制度
采购的工作特点
采购学属于社会学科。
搭建采购组织是一个系统工程。
采购的个人成长需要知识、经验和情商
什么是采购
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