行政专员岗位工作职责清单
2022-10-21 17:11:11 3 举报AI智能生成
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行政专员岗位工作职责清单
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大纲/内容
行政专员是每个公司所必须具备的岗位，协助行政经理完成公司行政事务性工作及部门内部日常事务工作
助上级制定行政、总务及安全管理工作发展规划和计划
协助审核、修订行政管理规章制度，进行日常行政工作的组织与管理
协助高级管理人员进行财产、内务、安全管理，为其他部门提供及时有效的行政服务
协助承办公司相关法律事务；参与公司绩效管理、考勤、采购事务等工作
公司经营事务的管理和执行工作
概念
1. 工作态度：必须对企业的背景、企业所在行业及市场的定位、企业行政管理系统及企业文化有所了解。
2. 工作技能：有电脑、外语、文笔、沟通技能、时间管理、压力管理、情绪管理等方面的能力。
3. 业绩方面：领悟上级主管的意图，工作高效率，有服务意识，工作环节“零缺陷”。
4.跟上公司的主旋律，注意公司的发展趋势；
5.寻求晋升空间，行政工作不是你最终想要的，积累了一定的经验，可以设法让自己能够胜任更重要的职位，让老板赏识你；
6.及时充电，你喜欢什么想学什么，那就马上行动，买些书或者去图书馆看些书，这对自己是有百益而无一害；
7.学历并不代表能力，要适当地改造自己。一开始的形象有好有坏，你可以多问下别人的看法，试着改变自己；
8.有责任心，了解公司的企业文化，有创新意识。责任心固然重要，但工作的效率也很重要，所以时刻准备挑战工作出现的难题，想问题要全面；
9.制定工作和学习计划，规划自己的人生；
10.了解各部门的特点和习惯，针对性地做好材料的准备和沟通工作，可以加速公司决策的进度。行政专员对员工要尽量关心和帮助，同样老板其实也是普通人，人总会有不适，人总会有脾气，我们应该给予谅解。
具备素质
具有较强的时间管理能力；
优秀的外联和公关能力，具备解决突发事件能力；
良好的中英文写作、口语、阅读能力；
熟练使用办公软件；
熟练使用操作办公自动化设备。
态度:
工作细致认真，谨慎细心，责任心强；
具有很强的人际沟通、协调能力，团队意识强。
会务安排
根据公司发展的实际情况，制定出合乎企业现状的规章制度，知会各部门及人员，收集合理化建议
在企业发展中及时调整和完善，使制度更加规范和合理，提高制度的可执行性和有效性，切实可行地提高员工工作主动性和规范性
制度建立与完善
了解近期的工作重点、业务要点及管理方面的思想。准确理解公司领导意图、做好上情下达的工作
以主动谦虚的态度与其他部门人员充分沟通，尽可能及时了解各项业务的进展情况，并将信息及时整理反馈给公司领导，有效地协助上级推进工作
在日常的工作中，注意与其它部门和同事的协作，协调与各部门之间的关系，建立服务意识
部门沟通与人员协调
全面了解，评估员工工作绩效，发现优秀人才，提高公司工作效率，考核范围为公司全体员工
考核原则是通过考核全面评价员工的各项工作表现，使员工了解自己的工作表现与取得报酬、待遇的关系，获得努力向上、改善工作的动力
使员工有机会参与公司管理程序，发表自己的意见。考核目的、考核对象、考核时间、考核指标体系、考核形式应相匹配
以岗位职责为主要依据，坚持上下结合，左右结合，定性与定量考核相结合。考核可采取上级评议、同级同事评议、自我鉴定、下级评议、外部客户评议等
绩效考核
管理工作
接听电话要使用文明用语，语言应亲切简练、礼貌、和气，公话严禁私用，一律不得拨打信息台
对来访者要使用文明用语，热情接待，要认真倾听来访者的叙述。如未能及时有效地解决，应做好相应的记录并跟进落实
接听电话接待来访
文件制发后应将文件内容传达到应周知的相关部门和人员，并督导落实
文件制发后，应先分类整理再按要求进行归档，公司内部综合类档案原则上以半年为周期进行建档
公司档案管理的基本原则是：统一领导，分级管理；维护档案的完整与安全；便于公司和社会对档案的有效利用
文件制发及档案管理
按要求安排好人员的座次及发言顺序，发言要短小精悍，有效地利用时间，讨论实质性的问题。与会人员均应将手机设置为会议状态
例会组织与纪要
在现有的管理模式中，加大行政督导的执行力度，有效地实施行政制度及监管，及时调整管理方式、方法，建立和谐的工作氛围与高效运作的工作效率
日常制度监管
事务处理
作为公司与政府部门沟通的窗口，我们应以热忱态度与政府部门建立起真诚信任的关系，端正自己的位置，灵活处理
政府职能部门沟通
注意多方了解与业务相关的事务，以做到准确理解对方的意图、帮助进行有效的沟通与传达，但在处理事务时注意以公司利益为重
合作伙伴沟通
注重礼尚往来
外部沟通
能力要求
2.负责公司的食堂管理、宿舍管理、环境卫生管理、绿化管理、厂房管理、基建工程管理和房屋修缮、装修管理等综合事务工作；
4.全面负责公司守卫管理工作，包括守卫值班、公司治安状况、消防安全及公司重大活动的安全保卫工作，确保公司人员、财产的安全；
5.负责公司各项规章制度的推行，执行与追综，维护公司各项规章制度的权威；
6.负责公司车辆的管理和司机的管理工作，包括车辆调度、使用、维护保养，确保车辆及人身的安全；
8.负责对公司突发事件的处理工作，协助公司处理各项突发事件；
9.负责做好各种自然灾害的预防和处理工作，确保安全；
10.负责公司各部门的办公秩序和纪律状况，确保工作正常有序无违纪现象；
11.配合工务课进行内部维修的管理，保障各部门正常开展各项工作；
12.完成上级交办行政主管的各项工作。
岗位职责
工会和党建咨询
煮茶、收茶
客人礼品入库
兔途体检
微医
体检沟通
其他
盘点及盘点报告
资产台账
资产调拨
资产贴签
使用前流程管理
采购
固定资产
盘点
报告
总裁室高值易耗
IT费
使用茶油采购
礼品茶油采购
茶油费
饮用水费
桶装水费
绿植费
和天下烟
顺丰快递费
费用报销
钥匙贴签
钥匙责任人
钥匙使用明细表
钥匙管理
资产及费用管理
门禁指纹录入和删除
打卡机指纹录入和删除
办公电脑发放和回收
入职指引制作
人员
员工入离职相关手续办理
行政前台岗位规范
木质家具
铜
家具维护
卫生保洁
保洁阿姨岗位规范
岗位规范整理
考勤明细整理签字后给金珊
1、保险互助
2、颐人颐课培训
3、前台行为礼仪培训
4、商务礼仪培训
5、商务形象培训
6、西餐礼仪培训
参加培训
前台礼仪培训
zoom培训准备
携程培训准备
个人培训
培训
人力资源辅助工作
办公用品统计、采购、领用、发放
打印机、扫描仪维护
数码照相机、扫描仪
打卡机维护
门禁维护
设备维护
内网检修处理
公司电脑软件安装及调试
统一公司WiFi账号和密码
IT技术支持
联通第三方公司
电信直营
旧网改光纤
公司网络维护与支持
水电数据统计报物业
暖气报修
门禁维修
马桶维修
日常保修
物业通知上传下达
物业
公司件
个人件
顺丰快递月结负责人
农夫山泉桶装水
煮茶专用水
饮用水供应商
死鱼换新
每周换鱼缸水
鱼缸负责人
绿植更换
每周浇水
绿植养护人
对外协调与沟通
公司团建餐厅及游戏主题
新旧邮箱开通与删除
域名费用管理
网易付费游戏签订
公司邮箱域名维护和日常管理
节日
生日
员工福利
门禁网络安装
三门门禁统一序号
考勤管理学习
清明节
元旦节
中秋节
劳动节
通知拟定发文
办公家具报修
办公区环境管理
办公服务
快递收发管理
会议室管理
电话接听
名片印制
图文制作
条幅制作
图册制作
文件处理
饮用水管理
药箱管理
总裁室卫生
董事长午休
董事长暗室相关物品维护
总裁室温度维护
总裁室管理
前台管理
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