文件更改流程
2018-05-02 20:14:32 6 举报文件更改流程
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大纲/内容
把修改好的新文件打印一份，注意两页及两页以上的文件要双面打印，在文件的第一页盖上原件章，和文件更改评审表一起给到相应的人员核对签名（详细参看下图）
一级文件
总经理
管理者代表
最后把电子版放入对应文件夹中，注意先把旧文件名加上版本如“A0”，放入作废文件夹中，再填写文件作废清单和文件清单，有些文件比较特殊没有版本号就在文件名加入如“A/0”
文控组人员收到新文件后，同时打开新旧文件，检查文件编号是否正确，注意页眉上的生效日期和版本号是否更新正确，以及页数有没修改，一级、二级和三级文件都需要修改第一页的修改状态，编写人员为文控组人员
记录和表单
作业指导书
把盖了红印原件章的新文件放入档案柜相应部门文件盒中，并把旧文件拿出盖上作废章放入对应部门文件回收盒，并填写文件作废清单；把文件更改评审表放入8号盒，文件作废申请表和文件销毁评审表放入32号盒
相关人员发现需要修改的文件，将修改后的新文件发到文控组人员
二级文件
审核
程序文件
版本从新增的A/0开始→A/1→A/2→A/3后→B/0
填写文件发放记录表，和复印件一起给到相应部门的人员签字，更换掉旧文件
编写文件更改评审表，修改原因可以写“符合现状”，修改前后内容可以写“附件一”、“附件二”，申请人是相应部门的人员，如果是一二级文件的申请人为部门主管，日期要统一为新文件上的生效日期
文件更改流程
申请
部门主管
相应部门主管
相应部门人员
质量手册
结束
填写文件作废申请表和文件销毁申请表，注意填上销毁时间，申请人和审核人为文控组人员，批准人为管理者代表，日期日期要统一为新文件上的生效日期
文件清单和文件作废清单要隔一段时间进行打印更新，如一个月一次
四级文件
文件更改评审表中的申请日期、审核日期、批准日期要一致，更改实施情况的日期为下个月的1号，写上如“文件已更改，实施情况良好”，申请人和评价人为文控组人员
批准
三级文件
复印已经盖好原件章的新文件，盖上受控文件章，写上起始日期，其中四级文件只要复印一份，三级文件如果是生产部和质管部的需要复印两份，其他部门则只需一份，一二级文件都需要复印四份分发到各个部门（一级文件的盖章都需是红印即不能复印盖章）
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