会议流程清单
2019-11-25 13:25:30 7 举报
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会议流程详细版
作者其他创作
大纲/内容
确定采购清单统一采购
合影拍照会议期间随时注意记录拍照，特别是嘉宾讲话
重要嘉宾接送/宴请安排车辆接送或宴请嘉宾
主持人控场随时关注主持环节中出现的问题
提前1小时到会场建议统一着正装
召开动员大会确认流程和分工
【宣传物料】横幅门型展架引导牌工作牌嘉宾证会议签到本台签倒计时牌【电子物料】PPT大屏背景电子邀请函
安排专人接送机/高铁
主持人开场致欢迎词、介绍嘉宾、介绍会议纪律
确定酒店预订标准星级、价位、住宿条件、是否含早
预订园区会议场地
确定用餐情况菜单、桌数、时间
确定会议所需物料清单
引导茶歇茶歇时间、位置、洗手间位置
统计报名人数
物料准备
和酒店沟通确定到店时间
确认会议信息
公对公缴费走付款申请
说明会议具体情况
确定最终报名名单
确认预订房间数住宿人数、性别是否合住、房型
整理会议相关资料整理会议人员、会议资料、照片等
否
预付定金
调试灯光、音响投影、话筒、摄像机位、拍摄光线
安排专人/专车进行会议当天接送
引导会议就餐
财务报销走财务报销流程
送至酒店安排入住
视嘉宾需求定
引导签到和入座名字看不清及时问入座尽量集中靠前
车辆接送
宣传制作
制作电子邀请函带报名方式
会议签到
预订其他会场
确定会议用餐情况用餐人数、人均餐标、就餐环境
【会议信息】会议时间会议主题会议目的参会人员邀请嘉宾目标受众大致规模收费标准等
安排午/晚宴并送达用餐点
收到报销款项
是
制图：碧落日期：2019.11.19
住宿安排
确认物料摆放无误，无缺漏
制作会议相关PPT
预订酒店使用软件预定或预付定金
签订协议预缴定金视具体情况定
将最终报名人数汇总统计后给后勤组
会议结束
会场预订
会议筹备
确定会议人数、场地要求、用餐标准
直接从仓库登记领用
会议用餐
会后总结
确定会务组人员
按分工至不同迎宾位等候参会人员
召开会务组复盘会各部门进行会议复盘总结
会后报销
是否宴请
选定用餐地点
签收检验物料
会议前一天再次确认
归档会议资料
准备主持人讲稿、嘉宾讲稿
打包运送回公司提前叫车（货拉拉）将物料运回仓库或指定地点
至少提前3天发送至店里制作
安排人员布置会场引导牌、横幅、茶歇、座位、展架、桌布、资料、水、签到资料、二维码
寻找合适场地现场实地查看交通、路况、环境、停车
确认各项宣传物料齐备
提前摆放布置
嘉宾签到确认会议开始前对签到名单进行核对，及时沟通未到场嘉宾
确认会议流程及人员分工
确认场地并预定场地查找会小二
根据会议类型选择场地
发送邀请函给客户
发布会议新闻稿
会议期间
电话确认报名人是否参加通过询问是否参加午宴或晚宴来确认
确认物料并入库
确认需要准备的会议资料
汇总签到情况跟主持人确认整体到场情况，确定会议开始时间
主持人宣布会议结束提醒随身物品不要遗漏
会议资料准备
嘉宾接待
会议发起
筛选酒店确定酒店位置、交通、周边配套设施
确定所需制作宣传物料及制作周期
财务入账
宴请接待
确定嘉宾出行方式及到达时间
填写会议室租用单（一式三份），加盖公章需走公章申请
邀请嘉宾讲话提示嘉宾控制讲话时间，举倒计时牌
打印会议所需资料
确认会场内外环境会场硬件（桌椅、桌布）调试灯光、音响、投影摆放位置（条幅、展板）会议服务人员配合程度
现场调试PPT
会议邀请及报名
书写会议总结
是否需要采购
索要发票索要各个环节中涉及到的发票
统一运送至会场
按全部流程进行一遍预演、查漏补缺
整理会场整理现场物料并确认无其他物品遗漏
宣传设计定稿
找园区办公室确认会议室租用情况提前3天以上预订
会场布置流程预演
确定最终讲稿和PPT
召开会议启动筹备会
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