年会
2019-11-21 13:37:31 17 举报AI智能生成
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年会筹备流程
作者其他创作
大纲/内容
年会
年会资料包
PPT
背景音乐
方案
总结报告
节目/游戏
流程
年会是多部门协同工作，一个细致完善的流程是必须的，才能保证年会顺利进行
年会基本流程
活动过程控制表
年会须知
年会工作分配责任表
年会聚餐组织及安全要求等
年会准备工作进度表
年会邀请函
领导演讲稿/致辞稿
主持人串词/台词
视频
预算——按照上一年度，或者前三年的预算，做人均预算，之后出一个整体预算，有理有据，为什么增幅或减少
年会整体预算表
年会活动报价单
费用清单预算
预算注意事项
年会组织筹备流程
大结构——作为年会统筹者，你首先对这个年会要有大结构的概念，最重要的要先搞清楚目的，尤其是老板的目的。
目的——确定目的
时间
地点
主题、基调——热闹、严肃、歌功颂德、活泼、无节操…
策划——策划开始，你要弄清的就是员工的需求
创意
活动设计
入场
入场是全部签到还是领导们秀书法？签名墙还是签名表，还是手机签？简单入场还是有入场问候、胸牌等营造氛围的东西？
方案一
1.全员到签到处点名，安排岗位（要求会务组的所有成员必须着统一服装，特殊岗位除外，例摄影）。
2.客户签到，（适情况需要，客户可佩戴胸花）走红地毯，签名（场外由主持人引导，红地毯两侧主管们热烈欢迎伙伴们、嘉宾入场，由主持人引导进会场，会场门口宣布客户进场，聚光灯引导客户座位上（注：大屏幕和这期间场内必须放非常非常动感的音乐）（门口要有三位礼仪的人引位）(这个视企业具体情况，如果是想借此彰显企业实力或是对老客户的感谢，可以有这个环节，如果是内部的年会没必要请客户参与)
方案二
1、小礼交换：每次年会，都有很多小伙伴们提前入场，在没有节目和茶点的情况下，如何不冷场？可以每人自备一份小礼品，现场抽取，现场交换。也就是你抽到谁，就按上面联系方式打电话，找他要礼物，以此类推；
2、暖场PPT：把历届年会做一个经典PPT回顾、或者把企业文化亮点工程做一个大串联、再或者把本年度的企业文化大事记梳理、以PPT方式呈现，在投影上循环播放（此处应该有掌声......）；
3、贺岁视频：可以做领导、各部门、分公司的贺岁视频，也可以做节目的精彩花絮，在酒店视频或LED上滚动播出；
4、隐性主题：按照国外的文化，每个活动最好都设置一个隐性的主题，如颜色：红、黄、蓝、绿色等，也就是说：以红色为例，你入场的时候必须带有一件红色的物件，比如红领带、红领结、红围巾、红手套、红包包、红发卡、红皮鞋、红手机壳、红耳钉、红腰带等等
5、LOGO摆拍：入场时，单调乏味的走，实在是提不起兴趣，如果发现一个大大的立体LOGO，打着射灯，光彩夺目，是不是很吸引眼球。这也是对公司品牌聚焦和传播的一个好机会。
方案三
1、历程大道：把T台做成时光轴的形式，里面注入公司的年份。起点是创始年份，走到尽头是今年年份。另一侧也可以做公司的重点成果回顾，让大家见证公司一路的成长；
2、签到仪式：
传统签：背景墙、大头笔、黑金字
新式签到：挂苹果、按手印、拼LOGO、装彩灯等等；
3乐队演奏：优雅的美女演奏着小提琴/竖琴欢迎曲，显得很有格调、很有品位
开场
开场是舞蹈还是举杯还是领导致辞？
主持人带动全员先来一或两支开场舞（由所有的领导上前领舞！）然后播放视频（年度回顾）
讲话、总结、交流
讲话交流是宣讲还是走桌敬酒还是游戏？
8.下半场入场两场热场舞
9.团队展示，向在场所有的人展示我们的团队，展示我们的文化，展示我们的状态，展示我们决心，展示我们的优势，势气，状态，礼仪。
10.让各部门定明年业绩目标
11.地方领导发言或者相关领导发言（主持人一定要把领导塑造到位，让领导高兴。可以提前与其沟通，也可以突然袭击，视领导的脾气来决定，核心是让其乐。
12.行业内重量嘉宾（神秘嘉宾）发言（同样主持人要提前准备，拟好塑造词，向当下师学习，向行业里的精英学习，更利于员工的进步和对此行业的理解。
13.颁布新一年里公司的各项政策（可由副总颁布，要有书面文件，最好是红头文件）
14.颁布新一年的各项奖励机制（要清晰要透明，要让人一目了然，不可含糊不清）
15.老板做总结激励性发言！将全场所有人推向顶点。（话不用太多，重在激励，塑造公司发展方向和发展前景，将现场所有的人点燃就可以了！）
16.主持人宣布大会正式结束。
1、沙画表演：公司的大事记和领导做报告内容换一种方式比如用沙画回顾展现；
2、嘉宾访谈：与其领导一个一个照本宣科的念稿、还不如以对话的形式呈现，大家觉得有档次，又有互动、最主要的是接地气。
演出
游戏
游戏一定不要一味求新奇搞怪，要保证员工不反感，不然宁可不玩。
表彰
表彰不要长篇大论的让领导讲话表演，简单点，表扬的方式简单点。要送出心意送到员工心里。比如，加班严重迟到频繁的优秀员工，送一年迟到豁免金牌，年假额度等，不花钱又有吸引力。
奖励称号更是可以尽情发挥创意，比如销售业绩最好的叫做“财神”或“跑腿最佳成就奖”；360度绩效考评最好的发“超人奖”，坚持全勤员工颁发“小蜜蜂”奖。
也可以负向激励：病假过于频繁的颁发“黛玉”称号，事假频繁的颁发“业务繁忙”称号，喜欢旷工但公司需要保留的员工赐名“神龙见首不见尾”称号等。
某公司
A、业绩前十名（从十到一的顺序邀请前十名逐次走上讲台领奖）
B、最佳状态奖（公司里状态最好最持续的，并且可以感染周围的人，带动周围人的状态）
C、无私奉献奖（公司里平时默默无闻，但却默默的为公司奉献着，无怨无悔）
D、狼性团队奖（公司所有的部门参选，评选标准由公司商讨决定）
E、最上进员工奖（在公司最努力，最有动力，最有上进心的，最好是新员工，或是工龄一年以内的员工）
F、天使奖（此奖的人选应该是对公司员工关心最多，大家有什么事都愿意和她去说，像天使一样关爱身边的人）
G、最大贡献奖（在过去的一年里，对公司有着某一方面的巨大贡献的）
H、最佳状态奖（公司里状态最好最持续的，并且可以感染周围的人，带动周围人的状态）
I、晋升任命书
J、给客户颁奖
抽奖
宴会（晚宴）
谢幕
收尾
总时长及分段时长安排
活动安排
应急预案
前
中
后
具体实施——5W2H
前期筹备
流程规划
活动安排（流程细节）
节目排练、审核、彩排
设备——电脑、投影、话筒、灯光、音响等设备情况
物料清单
背景、视频、音乐等电子资料
签到表、背景墙等
指示牌的制作
节目清单、活动安排流程手册
会议现场的布置等物料，如横幅、气球等等
员工演出的服装道具等物料
颁奖相关的物料
颁奖嘉宾的邀请函
奖品（奖杯、奖牌、电子产品等奖品）
选择尽可能实用的物品，或者健康类的体验感受，如健身卡、美容卡、体检卡等。为了让每个员工至少都能有奖，每人发一注2元彩票，也是十分有趣的体验
其他（卡片、信封）
企业文化物料——荧光棒、文化衫、贴纸等
物料采购筹备
1.通知：行政人员与近期内向各部门发出书面的《关于做好20XX年度年终工作总结与下年工作计划制定的通知》；
2.年终工作总结与计划的收集：行政人员收集年终工作总结与下年度工作计划
3.发言稿的撰写：通知年会会议发言相关人撰写发言稿；
4.物品的采集：提前采购年会所需要的物品，具体物品见预算表；
5.时间的控制；主持人应注意把握好时间，避免时间控制节点超出原计划的预定时间；
6.现场录像拍照：提前安排好相关人员携带相机，做好年会现场的拍照工作，活动后存档；
7.各项活动的工作安排：年会的具体工作应细分解到相关责任人。
附两个表格供各位参考：
1.人员安排表：
分支主题
2.物料清单及费用预算
宣传造势——发布通知及大量海报宣传，聚焦本次活动，制造氛围。
一定要学会用营销和品牌包装的方法进行造势， 先造势后做事。在主题、人员和会议启动后，必须做好线上和线下的全覆盖宣传，途径如下：
1、线上：邮件、OA、官网、微信、微博、显示屏、LED、电脑桌面等；
2、线下：海报、展架、条幅、宣传栏等。
通知&温馨提示
1、全员：通过邮件或短信的方式提醒参会人员的时间、地点、着装、交通及相关注意事项；
2、组委会：通过短信的方式提醒布场、彩排、入场及撤场等相关人员。
现场实施
现场检查与盘点
1、人员方面：工作人员是否提前到位，并进入自己的角色；供应商及酒店对接人是否碰面，并索要最佳和备用联系人的联系方式；公司员工，特别是老板和主要高层领导是否可以准时到场？
2、设备及物料方面：盘点否完备，如有不到位的必须迅速相应，及时调整，以便保证活动正常进行。
此环节，主要看现场总指挥的经验和阅历了，如何发现问题、及时解决问题。
醒目迎宾与善于观察的摄影师
1、接待：老板及主要高层管理者到位时，必须有人接待与引导；
2、合影：在主要合影区给老板及主要领导拍照，留下纪念、为后续报道和做文化墙储备素材。当然，也要记得自己找机会与大佬们合影，这可是近距离接触，千载难逢的好机会！
此环节，不要小视，说不定一张好照片就可以打动BOSS或登录公司网站、刊物，让你成就感满满，说不定还会有意外的惊喜哦！
注意事项
专人专管，活动收尾要清点仔细；
有条件的记得拍照拍视频存好，以后用处很多；
酒后吐真言是领导与员工拉近关系的好机会。
会后及时报道及总结
对于年会过程中照片、摄影、和趣闻要及时地通过各种形式报道出来，让员工在年会过后再次回味年会中的美好感觉。
1、线下：挑选年会各环节最好的照片，在公司展厅或人气旺的地方做一面年会专题系列文化墙，让大家很好的回味；
2、线上：可以挑选经典靓照通过温馨推送、以专辑的形式发布，少文字、多图片。
要对年会中默默奉献的工作人员进行表扬和宣传，可以编辑一些年会背后的故事，让员工感受到他们在年会中的美好感觉离不开这些默默奉献的工作人员的辛勤工作和无私奉献。
要把存在的问题找出来，并对问题进行分析，以便来年的年会办得更成功。
筹备组
工作小组
例子1：活动模块 筹备组 职务（组长、组员） 职责 备注
表格样式：
统筹规划 出品 制片 监制 策划 导演 现场指挥
入场仪式 签到小组 布景小组 暖场小组
总结表彰 总结小组 表彰小组
文艺汇演 节目小组 礼仪小组 主持小组
聚餐抽奖 场地小组 餐饮小组 抽奖小组
后勤保障 预算小组（财务人员参与） 技术小组 车辆小组 音效小组 采购小组灯光小组 道具小组
工作机制——会议&沟通
会议
1、总会：年会组委会工作人员的全体大会，宣布项目启动、职责分工及确定时间进度表等；
2、分会：总导演和每个小组单独开会，答疑和亮点项目梳理；
3、总会：活动倒计时第三天，总导演开会，与各项目小组组长确认最终进度、盘点工作完成情况，查缺补漏。
沟通机制
1、建群：建立一个组委会的QQ群/企业微信群/微信群或KK群；
2、录制：必须建立一个纸质版和电子版的组委会人员通讯录；
3、入统：把所有工作人员名单录入短信群发系统，以便做好备战提醒。
激励机制
1、动员会：活动前一天上午，召集组委会人员开茶话会，鼓励与打气；
2、动员餐：条件允许的情况下，带组委会人员吃个便餐，联络感情。
费用预算
场地宴席费
表彰奖金
节目奖金
抽奖奖金
年会道具制作费（服装、造型、道具）
外地员工或邀请嘉宾住宿费、交通费等
举例
交通费用可以细分：
1、会议期间交通费——主要是会务地交通费用，包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。
2、欢送交通及返程交通——包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、港口交通费用。
会议室\\厅费用：
1、会议场地租金
场地的租赁已经包含（激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等）
非常规设施并不涵盖在内（投影设备、临时性的装饰物、展架等，需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算）
2、会议设施租赁费用
如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等
3、会场布置费用
如果不是特殊要求，通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。如果有特殊要求，可以与专业的会议服务商协商。
4、其他支持费用（一般让专业会议服务商代理）
这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。
餐饮费用
1、中餐及午餐
按人数预算——自助餐形式
按桌预算——围桌式形式。
2、酒水及服务费
酒水消费自行采购（服务费）OR由餐馆提供
在高星级酒店举办会议宴会，通常在基本消费水准的基础上加收15％左右的服务费。
3、会场茶歇——按人数预算的，预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。
西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主
中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。
4、联谊酒会/舞会
事实上，联谊酒会/舞会的预算可能比单独的宴会复杂，宴会只要设定好餐标与规模，预算很容易计算。但酒会/舞会的预算设计到场地与节目支持，其预算可能需要比较长的时间确认。
5、其他
点心、水果及调制色酒等……
视听设备 ——为了公共关系效果而不得不在室外进行，视听设备的预算就比较复杂，包括：
设备本身的租赁费用，通常按天计算
设备的运输、安装调试及控制技术人员支持费用，可让会展服务商代理
音源——主要是背景音乐及娱乐音乐选择，主办者可自带，也可委托代理
演员及节目
通常可以选定节目后按场次计算——预算金额通常与节目表演难度及参与人数正相关。
在适宜地点如果有固定的演出，那预算就很简单，与观看表演的人数正相关——专场或包场除外。
若是自己公司员工出节目，则又涉及到服装道具及节目奖励费用。
杂费——杂费的预算很难计划，通常可以在会务费用预算中增列不可预见费用作为机动处理。
包括打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、年会策划、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时保健、翻译与向导、临时商务用车、汇兑等等。
抽奖环节预算——这个可多可少，量力而行吧
年会参考方案
旅游类
年会行程安排
年会行程
时间、地点
表：时间 项目及时间分段 备注
晚会节目单
序号 时间分段 节目名称 选送部门 表演者
工作人员表中须添加：节目类型 备注 注意事项 音乐要求 灯光要求 背景屏幕要求 其他要求
年会温馨提示及注意事项
温馨提示
集合时间及地点
座位安排，入座提醒，签到提醒
着装要求
天气情况
携带嘉宾及家属
紧急情况联系人
年会结束后的工作安排
年会主要联系人及联系方式
度假区简介及平面指引图
度假区简介
度假区平面指引图
自驾指引交通示意图
就餐指引及安排
乘车安排/住宿安排/相关通讯录
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