作用
（1）明确了文件的不同性质。例如，通知、通报，都有一个“通”字，“通”即传达的意思，“知”和“报”包含着知道的意思，所以使用通知、通报等作为文种名称的文件，基本上属于告知性、周知性的文件。
（2）反映了文件的不同行文方向，例如，决定、决议，都有一个“决”字，“决”就是决策的意思，而决策主要产生于各级机关的首脑核心部位，决策之后要由下属部门去执行、办理，所以，它们的行文方向必然是自上而下。
（3）表达了文件的不同目的或要求。例如，公告、通告、报告，均有一个“告”字，“告”即将事情向人陈述、告知的意思，因而这些文种的行文目的在于向人们（或组织）周知、告知某一事项。
（4）揭示了文件的各自特点。以公告、报告两个文种为例，虽然它们都有一个“告”字，均属陈述、告知性文件的文种名称，但“公”字包括公开的意思，“报”在此可视为向上汇报。所以，公告是面向全社会的告
知性文件，它的对象是广大人民群众及各个机关单位；报告是向上级汇报，它是面向上级的申述性文件。
文种确定
(1)必须按照公文管理法规的统一规定使用,不能乱起名称)党政机关法定公文中,按规定只能单独使用,不能加以合并
(2)要依据制文机关的权限加以选用,不可超越职权。
(3)要依据行文的关系加以选用,考虑与收文机关的组织关系。
(4)要考虑发文的具体目的与要求。
