商务邮件礼仪
2020-03-09 13:39:10 0 举报AI智能生成
商务邮件礼仪
作者其他创作
大纲/内容
邮件正文
5C原则
准确（Correctness）
书写准确：语法、标点、文字
叙述准确：内容（要点+收件人所提问题的答案）
简洁（Conciseness）
要求
简明扼要
层次清晰
逻辑性强
思考
写作目的、收件人信息、写作要点、收件人可能质疑的问题
是否有多余信息：只对重要信息支撑、解释、扩展
是否中途变换方向
是否想呈现太多信息：开头设要点；分标题；做附件
完整（Completeness）
检验标准（5W1H）
Who
When
Where
What
Why
How
清楚（Clarity）
分段阐述
合理突出忌花哨
礼貌（Courtesy）
措辞婉转礼貌
“请”、“谢谢”
根据与收件人关系调整用语
慎用表情符
语言编码
语种选择
字号字体选择：易阅读
中文：宋体/新宋体；五号/十号字体
英文：Verdana/Arial；五号/十号字体
使用模板
节省时间
使用原则
根据发送信息生产
不断更新模板
适合情况使用
仔细校对
签名与附件
签名
原则：简明扼要
内容
姓名、职务、公司、电话、传真、地址等
不宜超过4行
字体字号
字体：与正文匹配
字号：小于正文
附件
正文提示查看并简要说明
有意义命名
数量不宜超过4个，过多压缩打包
邮件回复
回复时间：重要邮件≤2小时；一般邮件≤24小时
内容：篇幅适中，语气主动，回复主旨
转发抄送
转发与抄送区别
多人排序
多次回复需删减
撰写注意事项
邮件主题：别太多
措辞：简短扼要，亲和有礼
时间点：明确
检查邮件：语句，标点，数字，格式，主旨，标题，署名等
商务邮件礼仪
重要性
撰写及规范格式
撰写
考虑六问题
与收件人的关系
收件人是否希望收到这封邮件
收件人对主题信息的掌握情况
收件人读信后的反应
收件人对这一主题的兴趣
收件人收到这封信的感受
格式
注意事项
格式规范
主题：明确，一目了然
称呼：准确不含糊
正文：简明扼要
结尾祝语
签名：公司名称，个人姓名，日期等
文字正规
避免网络用语
主题
标题写作规范
不要空白
简短不冗长
表明邮件出处
准确反映内容及重要性
一封信一个主题
适当使用特殊字符突出标题
回复邮件时适当修改回复的标题
无错别字及不通顺处
开头称呼及问候语
称呼
顶格书写
尺度适宜
带职务
先生小姐尊称
多个收件人：大家、各位
不称呼英文名：不熟悉的人；级别高于自己的人
勿用全名
慎用Dear XXX
问候语
开头问候语
称呼下一行空两格处：你好！您好！
与称呼同一行：Hi！
结尾问候语
祝您顺利！
祝您工作愉快！
此致敬礼！（尊长）
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