职场PPT指南
2020-10-02 20:52:06 0 举报
AI智能生成
PPT指南
作者其他创作
大纲/内容
PPT
出处
作者:阿文-李浩文
来源:得到讲座
好模板
名称:office Plus
什么是好的PPT
定义:它是一个演示工具,辅助主讲人进行信息表达,其特点是可视化呈现
要求:
让信息整洁、美观、合理的可视化的呈现出来
信息传达越有效PPT效果就越好
好素材
字体
字体素材
免费可商用
思源黑体
思源宋体
庞门正道标题体
站酷系列
站酷高端黑
站酷酷黑
站酷快乐体
站酷青稞黄油体
付费可商用
喜鹊造字
字魂网
字体搭配
思源宋体+微软雅黑
党政风 或者凸显人文精神的PPT上面
喜鹊在山林体+思源黑体
时尚类 综艺类PPT上
字魂龙吟手书+微软雅黑
比较大气的封面
思源黑体CN Bold+思源黑体CN Light
科技类相关内容
解决特殊字体丢失问题
文件-选项-保存-将字体嵌入文件
图片
通用图库
pixabay
全但分类不细(后)
pexels
质量高(先)
ryan 图片冲击力强
专项图库
foodies
美食大片
newstone
历史图片 复古
图标
作用:形象生动的表达一些概念 更准确的传达信息 增强说服力
渠道
islide插件
火柴人图标库
可编辑特定的动作
排版
大量文字排版
首先将文字进行层级划分,Tab进行分级
选中文字-右键-转换为smartArt
多图片排版的批量处理
框选图片-工具栏-图片格式-图片版式
框选图片-设计-设计灵感-设计理念
高级图表
首先在图表旁边插入形状-修改颜色-然后选中形状复制-点击图表粘贴
辅助技能:选中图表,把填充模式从伸展改为层叠
设计
用大图(图片越大 格调越高)
大气=用星空图 此项要结合 图文搭配 才能言之有物
不断去匹配PPT文案当中的关键词
关键词的提取看重的是你要强调什么
加蒙版
原来在原来图片上 蒙一层半透明黑色
优点
弱化图片对文字干扰
扩大页面可用面积
凸显页面设计细节
方法
直接修改图片亮点 调低
修改图片透明度 将透明度升高
Word
出处
作者:李海潇
来源:得到讲座
什么是好的word
要求:
容易阅读
容易信息传达和理解
符合要求,具备规范性
重要:文档能用自动化排版,就坚决不手打
优点:在后续调整中节约大量时间
标题:运用标题样式
标题编号:多级列表
目录:word自动引用
越是复杂的文档,越难一遍通过
注意:标号 目录一定不要手打
规范性
设置文字格式
字体字号保持统一
行距保持一致
字体的选择
非正式发文:微软雅黑 (好看 容易阅读)
偏正式发文:宋体为主(打印出来后阅读不易疲劳)
通用字体搭配方案
标题封面:华文中宋
正文题目:黑体小二号 单倍行距 居中 不超20字
一级标题:黑体三号 单倍行距 居中
二级标题:黑体小三号 单倍行距 首行缩进2个字符
三级标题:仿宋小四号,加粗,单倍行距,段前1行,段后0.5行,首行缩进2个字符
正文文字:仿宋小四号,1.2倍行距,首行缩进2字符
注释性文字:黑体
注意:
一份文档 正文所用字体最好别超过三种
中英文字体分开设置
微软雅黑+arial
宋体+times New roman(新罗马体)
字号
要求:简单利落
规范
通用:文档一般只需有三个级别的标题和正文就可以了
一级标题:黑体三号
二级标题:黑体小三
三级标题/正文:宋体小四(A4纸 阅读体验最好)
若文档较为复杂 有页眉页脚标注等 三级标题/正文:宋体五号 居中 单倍行距
间距
页边距 设置为默认的标准格式即可
行间距根据字号设定
一般:1.2-1.3倍行距
段间距:可单独给标题设置 段前段后间距
若文档有三级标题 仅给标题三设置 段前1行 段后0.5行
小贴士:再用了微软雅黑字体后 调整段落间距会发现无变动
解决办法:Alt+O+P(段落对话框)→间距(取消双勾选)
口诀:格式不变,去网格线
小细节
加分项
内容编辑完以后,敲一个回车中间空一行,将使内容条理更加清晰
在发送前,可以点击【开始】-【隐藏编辑标记】或 【Ctrl+shift+8】把显示编辑标记关闭,页面更整洁
文档≥3页时加一个页码,文档≥5页时加一个目录
减分项
少用 斜体、下划线、删除线
控制加粗的数量,强调的内容太多就失去了强调的意义
操作步骤
要求:操作时出的问题要少 操作要快
少出问题
应该怎么做
给内容搭建格式框架
样式(自动排版的基础)
作用:给同级别的文本设置字体 段落和格式
如何运用
目的:Windows+左右方向键 页面分屏 对照文档格式规范 利用样式修改标题格式
操作:选中标题1样式 右键修改 根据规范进行设置 (格式-字体-段落-其他参数调0)
优势:又快、又狠、又准
小技巧:
技巧1:快速选择类似文本
操作:开始选项卡-编辑-选择-选择所有格式类似文本
技巧2::给编辑内容快速套用格式
操作:Ctrl+Alt+1.2.3
技巧3:希望标题3新输入文字是标准要求字体
操作:光标放在标题2上面 右键修改 后续段落样式 选择目标字体
技巧4:样式自动编号 如样式一 自动运用第一章的编号..
操作4:开始-多级列表(定义新的多级列表)-选择级别一(更多)将级别链接到标题1的样式-输入标题的样式(第章)参数清零 归纳:选择级别-链接样式-参数清零
目录生成:当标题123都是用样式录入则可以一键生成目录,引用-目录-自动目录1
导航窗格:视图-勾选导航窗格
优势:可以快速定位 可以快速调整文档结构
word转PPT
要求:文章标题运用了标题样式
操作:文件重命名(F2)将docx改为ppt
页码规范
封面(不设页码)
目录(单独设页码)大写罗马文 I II III
正文:(需要有页码)第M页
插入页码
封面、目录、正文是不同的节
页眉放置文档信息 页脚放置页码
1、分节符:
光标封面最后-布局(分隔符)-下一页分节符
光标正文最前-布局(分隔符)-下一页分节符
2、光标置于(目录 正文)页脚-双击编辑-取消链接到前一节
3、分别编辑页码:单击页眉页脚-页码(单前位置)
4、编辑页码格式:单击页码(设置页码格式)-编号格式-起始页码1-ctrl+E(居中)
总结:文档内容先分节 各节之间去链接 节节独立再耕作 起始页码紧衔接
操作快
思维:凡是重复 必有套路
技巧一
查找和替换
运用:
删除空格 删除空行(^p^p替换为^p)
替换格式 插入图片全部居中
^g替换空格 单击格式 段落 对齐方式 居中 全部替换
统一图片大小:选择图片-图片格式(统一宽度/高度) 选择其他图片 按F4(重复上一步操作)
操作:ctrl+H(替换)
∧p表示段落标记
技巧二
邮件合并 需与Excel结合 (批量创建相同格式内容)
操作
Excel数据源(人员具体信息)+word主文档(模板)
邮件-收件人(现有列表-Excel数据源)插入合并域(在对应位置插入)
判断先生/女生:规则(如果 那么 否则)-域名(对应数据)则插入(文字)
邮件-完成并合并(选择编辑单个文档)-全部
技巧三
制表符对齐
选择标头内容-视图-标尺
选中位置单击标尺(确定位置)
在文字处按Tab
总结:先选择所有内容 在标尺单击插入制表符 在对齐位置插入Tab
技巧四
smartArt 制作组织机构图
把职能部门分类输入到word
按照层级 输入Tab键 董事长Tab1下 经理Tab2下
光标放在空白处-插入smartArt(层次结构-组织机构图)
全选整理好的文本内容-剪切
选择组织机构图左三角按钮-Ctrl+A(全选)Ctrl+V(粘贴)
拓展篇
ppt转word
打开ppt-文件(导出)-创建讲义(只使用大纲)
Ctrl+A (清除所有格式)
条件:PPT是用大纲视图编辑,文本必须是在PPT默认的文本框编辑
excel转word
选择性粘贴 粘贴格式 excel图表对象
优势:不会变形 容易编辑数据 数据实时更新
word转excel
word按F12另存为网页格式
打开空白excel 文件 网页格式word
Excel
出处
作者:伍昊
来源:得到讲座
一张好的数据源表
正确的表格样式
规则一
要求:只做一维表,不做二维表(好的数据源表 一定是一维表)
什么是一维表:只有一个标题行,下面全是数据
规则二
要求:数据源和数据结果,分开做
单元格里规范的数据内容
规则一
一个单元格只对应一个数据属性
规则二
相同数据的填写要完全一致
如何做:在录入前,对表格进行设置,控制录入的内容
方法:数据有效性(数据验证)
小技巧:数据验证-输入信息(小提醒)
规则三
日期格式必须要正确
不正确 Excel 无法运算
正确格式:XXXX/XX/XX 或者 XXXX-XX-XX
小技巧:ctrl+; (录入当天日期)
常见问题:快速让日期正确
选择目标列,数据(分列)-日期-完成
规则四
文本型数据在转换后才能用
操作:选择数据量-数据(分列)-直接点完成
数据透视表
分类汇总
操作:插入-数据透视表
技巧:
分类多往行上放
分类少往列上放
双击显示数据明细
组合年月
操作:插入-数据透视表(时间 主营业务收入)-选择时间列任意数字(右键)-创建组(月季度年)
把年 季度放筛选器 - 企业成立时间放在列字段 -所在省份 地区 行字段
分析同比环比
在已经做好的透视表中(任意位置右键)-值字段设置(值显示方式-差异百分比)
解释:
基本字段:若求2月比1月 1、2月名称为企业成立时间 则企业成立时间为基本字段
基本项:若选1月那就等于2月比1月 3月比1月 若选上月 则2月比1月 3月比2月
运用
解释:全列数据合计100%,该字段占该列的百分之几
操作一:在已经做好的透视表中(任意位置右键)-值字段设置(值显示方式-列汇总百分比)
解释:全列数据合计100%,该字段占该行的百分之几
操作二:在已经做好的透视表中(任意位置右键)-值字段设置(值显示方式-行汇总百分比)
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