职场PPT指南
2020-10-02 20:52:06 0 举报AI智能生成
PPT指南
作者其他创作
大纲/内容
PPT
出处
作者：阿文-李浩文
来源：得到讲座
好模板
名称：office Plus
什么是好的PPT
定义：它是一个演示工具，辅助主讲人进行信息表达，其特点是可视化呈现
要求：
让信息整洁、美观、合理的可视化的呈现出来
信息传达越有效PPT效果就越好
好素材
字体
字体素材
免费可商用
思源黑体
思源宋体
庞门正道标题体
站酷系列
站酷高端黑
站酷酷黑
站酷快乐体
站酷青稞黄油体
付费可商用
喜鹊造字
字魂网
字体搭配
思源宋体+微软雅黑
党政风 或者凸显人文精神的PPT上面
喜鹊在山林体+思源黑体
时尚类 综艺类PPT上
字魂龙吟手书+微软雅黑
比较大气的封面
思源黑体CN Bold+思源黑体CN Light
科技类相关内容
解决特殊字体丢失问题
文件-选项-保存-将字体嵌入文件
图片
通用图库
pixabay
全但分类不细（后）
pexels
质量高（先）
ryan 图片冲击力强
专项图库
foodies
美食大片
newstone
历史图片 复古
图标
作用：形象生动的表达一些概念 更准确的传达信息 增强说服力
渠道
islide插件
火柴人图标库
可编辑特定的动作
排版
大量文字排版
首先将文字进行层级划分，Tab进行分级
选中文字-右键-转换为smartArt
多图片排版的批量处理
框选图片-工具栏-图片格式-图片版式
框选图片-设计-设计灵感-设计理念
高级图表
首先在图表旁边插入形状-修改颜色-然后选中形状复制-点击图表粘贴
辅助技能：选中图表，把填充模式从伸展改为层叠
设计
用大图（图片越大 格调越高）
大气=用星空图 此项要结合 图文搭配 才能言之有物
不断去匹配PPT文案当中的关键词
关键词的提取看重的是你要强调什么
加蒙版
原来在原来图片上 蒙一层半透明黑色
优点
弱化图片对文字干扰
扩大页面可用面积
凸显页面设计细节
方法
直接修改图片亮点 调低
修改图片透明度 将透明度升高
Word
出处
作者：李海潇
来源：得到讲座
什么是好的word
要求：
容易阅读
容易信息传达和理解
符合要求，具备规范性
重要：文档能用自动化排版，就坚决不手打
优点：在后续调整中节约大量时间
标题：运用标题样式
标题编号：多级列表
目录：word自动引用
越是复杂的文档，越难一遍通过
注意：标号 目录一定不要手打
规范性
设置文字格式
字体字号保持统一
行距保持一致
字体的选择
非正式发文：微软雅黑 （好看 容易阅读）
偏正式发文：宋体为主（打印出来后阅读不易疲劳）
通用字体搭配方案
标题封面：华文中宋
正文题目：黑体小二号 单倍行距 居中 不超20字
一级标题：黑体三号 单倍行距 居中
二级标题：黑体小三号 单倍行距 首行缩进2个字符
三级标题：仿宋小四号，加粗，单倍行距，段前1行，段后0.5行，首行缩进2个字符
正文文字：仿宋小四号，1.2倍行距，首行缩进2字符
注释性文字：黑体
注意：
一份文档 正文所用字体最好别超过三种
中英文字体分开设置
微软雅黑+arial
宋体+times New roman（新罗马体）
字号
要求：简单利落
规范
通用：文档一般只需有三个级别的标题和正文就可以了
一级标题：黑体三号
二级标题：黑体小三
三级标题/正文：宋体小四（A4纸 阅读体验最好）
若文档较为复杂 有页眉页脚标注等 三级标题/正文：宋体五号 居中 单倍行距
间距
页边距 设置为默认的标准格式即可
行间距根据字号设定
一般：1.2-1.3倍行距
段间距：可单独给标题设置 段前段后间距
若文档有三级标题 仅给标题三设置 段前1行 段后0.5行
小贴士：再用了微软雅黑字体后 调整段落间距会发现无变动
解决办法：Alt+O+P（段落对话框）→间距（取消双勾选）
口诀：格式不变，去网格线
小细节
加分项
内容编辑完以后，敲一个回车中间空一行，将使内容条理更加清晰
在发送前，可以点击【开始】-【隐藏编辑标记】或 【Ctrl+shift+8】把显示编辑标记关闭，页面更整洁
文档≥3页时加一个页码，文档≥5页时加一个目录
减分项
少用 斜体、下划线、删除线
控制加粗的数量，强调的内容太多就失去了强调的意义
操作步骤
要求：操作时出的问题要少 操作要快
少出问题
应该怎么做
给内容搭建格式框架
样式（自动排版的基础）
作用：给同级别的文本设置字体 段落和格式
如何运用
目的：Windows＋左右方向键 页面分屏 对照文档格式规范 利用样式修改标题格式
操作：选中标题1样式 右键修改 根据规范进行设置 （格式-字体-段落-其他参数调0）
优势：又快、又狠、又准
小技巧：
技巧1：快速选择类似文本
操作：开始选项卡-编辑-选择-选择所有格式类似文本
技巧2:：给编辑内容快速套用格式
操作：Ctrl+Alt+1.2.3
技巧3：希望标题3新输入文字是标准要求字体
操作：光标放在标题2上面 右键修改 后续段落样式 选择目标字体
技巧4：样式自动编号 如样式一 自动运用第一章的编号..
操作4：开始-多级列表（定义新的多级列表）-选择级别一（更多）将级别链接到标题1的样式-输入标题的样式（第章）参数清零 归纳：选择级别-链接样式-参数清零
目录生成：当标题123都是用样式录入则可以一键生成目录，引用-目录-自动目录1
导航窗格：视图-勾选导航窗格
优势：可以快速定位 可以快速调整文档结构
word转PPT
要求：文章标题运用了标题样式
操作：文件重命名（F2）将docx改为ppt
页码规范
封面（不设页码）
目录（单独设页码）大写罗马文 I II III
正文：（需要有页码）第M页
插入页码
封面、目录、正文是不同的节
页眉放置文档信息 页脚放置页码
1、分节符：
光标封面最后-布局（分隔符）-下一页分节符
光标正文最前-布局（分隔符）-下一页分节符
2、光标置于（目录 正文）页脚-双击编辑-取消链接到前一节
3、分别编辑页码：单击页眉页脚-页码（单前位置）
4、编辑页码格式：单击页码（设置页码格式）-编号格式-起始页码1-ctrl+E（居中）
总结：文档内容先分节 各节之间去链接 节节独立再耕作 起始页码紧衔接
操作快
思维：凡是重复 必有套路
技巧一
查找和替换
运用：
删除空格 删除空行（^p^p替换为^p）
替换格式 插入图片全部居中
^g替换空格 单击格式 段落 对齐方式 居中 全部替换
统一图片大小：选择图片-图片格式（统一宽度/高度） 选择其他图片 按F4（重复上一步操作）
操作：ctrl+H（替换）
∧p表示段落标记
技巧二
邮件合并 需与Excel结合 （批量创建相同格式内容）
操作
Excel数据源（人员具体信息）+word主文档（模板）
邮件-收件人（现有列表-Excel数据源）插入合并域（在对应位置插入）
判断先生/女生：规则（如果 那么 否则）-域名（对应数据）则插入（文字）
邮件-完成并合并（选择编辑单个文档）-全部
技巧三
制表符对齐
选择标头内容-视图-标尺
选中位置单击标尺（确定位置）
在文字处按Tab
总结：先选择所有内容 在标尺单击插入制表符 在对齐位置插入Tab
技巧四
smartArt 制作组织机构图
把职能部门分类输入到word
按照层级 输入Tab键 董事长Tab1下 经理Tab2下
光标放在空白处-插入smartArt（层次结构-组织机构图）
全选整理好的文本内容-剪切
选择组织机构图左三角按钮-Ctrl+A（全选）Ctrl+V（粘贴）
拓展篇
ppt转word
打开ppt-文件(导出）-创建讲义（只使用大纲）
Ctrl+A （清除所有格式）
条件：PPT是用大纲视图编辑，文本必须是在PPT默认的文本框编辑
excel转word
选择性粘贴 粘贴格式 excel图表对象
优势：不会变形 容易编辑数据 数据实时更新
word转excel
word按F12另存为网页格式
打开空白excel 文件 网页格式word
Excel
出处
作者：伍昊
来源：得到讲座
一张好的数据源表
正确的表格样式
规则一
要求：只做一维表，不做二维表（好的数据源表 一定是一维表）
什么是一维表：只有一个标题行，下面全是数据
规则二
要求：数据源和数据结果，分开做
单元格里规范的数据内容
规则一
一个单元格只对应一个数据属性
规则二
相同数据的填写要完全一致
如何做：在录入前，对表格进行设置，控制录入的内容
方法：数据有效性（数据验证）
小技巧：数据验证-输入信息（小提醒）
规则三
日期格式必须要正确
不正确 Excel 无法运算
正确格式：XXXX/XX/XX 或者 XXXX-XX-XX
小技巧：ctrl+； （录入当天日期）
常见问题：快速让日期正确
选择目标列，数据（分列）-日期-完成
规则四
文本型数据在转换后才能用
操作：选择数据量-数据（分列）-直接点完成
数据透视表
分类汇总
操作：插入-数据透视表
技巧：
分类多往行上放
分类少往列上放
双击显示数据明细
组合年月
操作：插入-数据透视表（时间 主营业务收入）-选择时间列任意数字（右键）-创建组（月季度年）
把年 季度放筛选器 - 企业成立时间放在列字段 -所在省份 地区 行字段
分析同比环比
在已经做好的透视表中（任意位置右键）-值字段设置（值显示方式-差异百分比）
解释：
基本字段：若求2月比1月 1、2月名称为企业成立时间 则企业成立时间为基本字段
基本项：若选1月那就等于2月比1月 3月比1月 若选上月 则2月比1月 3月比2月
运用
解释：全列数据合计100％，该字段占该列的百分之几
操作一：在已经做好的透视表中（任意位置右键）-值字段设置（值显示方式-列汇总百分比）
解释：全列数据合计100％，该字段占该行的百分之几
操作二：在已经做好的透视表中（任意位置右键）-值字段设置（值显示方式-行汇总百分比）
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