高效会议
2022-03-26 08:02:04 8 举报AI智能生成
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高效会议的秘诀
作者其他创作
大纲/内容
单位时间内，有质量的产出。
什么是高效？
会议漫长，占据正常工作时间
会议低效，吵吵嚷嚷最终也没结果
无人发言，场面一度十分尴尬
职场人的会议烦恼：
固定的例会
临时处理突发事件的会议
宣布或安排政策的会议
表彰的会议
集思广益输出对策的会议
会议类型（按会议目的分类）
是一定要召开的会议吗？
不能由自己决定吗？
没有更好的方式吗？
思考会议的必要性
不能减少参加者吗？
不能减少会议频率、时间和资料吗？
不能进行更为妥帖的运作吗？
最大限度地减少会议
不能与其他会议一起召开吗？
不能通过权限委托来解决吗？
加入其他会议中就不是好的内容吗？
是否有能够与其他会议合并或委托的方法
会议前的三个思考
子主题
会议规范流程
目的：通过会议达成的目的（决策，结论，行动计划）
焦点1：电梯运行慢焦点2：客户抱怨
问题焦点决定解决方向案例：客户抱怨电梯运行慢
路径
根本问题不超过三个
目的 Why
能够提供相关意见的人员
相关问题的主要决策人
对问题负有义务或存在利害关系或起作用的人员
将要负责执行会议做出的决定的人员
提前确定各方时间，如有三分之一以上的人员缺席建议改期
为完成工作需要了解相关信息的人员
人物 Who
时间：明确每个议程所需的时间（合理安排）
时间 When
会议议程安排，先讲什么，再讲什么（重要，容易，不尖锐）
议程 What
地点 Where
类型 How
5W1H-明确主题（建议主题不超过3个）
选与会议强相关的人员
会议主题明确
描述会议背景与目的
每个议程规划时间
与会者要求
会议附件提前发送
尽量提前，3天以上发送
会议邀请
提前了解会议议题、议程、会议背景、目的
区分自己是必须参与还是可参与，并及时响应邀请
提前5分钟到会议现场
了解与自己和每个议程的相关性
参会注意
我要开会→明确会议目的和议题→获取目的
还有谁→确定与会相关方和时间→与会名单
预约会议室→发送会议邀请
会议策划流程
目的需明确、决策才准确、会前有准备、邀请需全备
没必要，无准备，不开会
小结
会前-有备而来（5W1H→会议邀请）
开场营造
30分钟搞定3小时的会议
英国学者德博诺博士开发
西门子、IBM、杜邦、壳牌石油等跨国公司的高管都学习过这种思维方法
美国商人尤伯罗斯
改良六顶思考帽，个人承办了1984年的奥运会，并取得了1.5亿美元的巨额利润。
案例：举办奥运会
六顶思考帽的诞生与使用
图解
六顶思考帽图解
组织者、领导者；
掌控全局，做事条理清晰；
人们常评价他：“只要他在就感觉大局在握了。
冷静的思考，焦点问题主题和目标，控制、监督与引导，小结、综诉、总结
摁一摁：打断一下，我们现在是白帽时间
拉一拉：我们一会再谈这个话题
偏题怎么办？
1、焦点明确2、技巧选择（什么时候用什么帽子）3、时间控制
蓝帽三原则
1. 戴蓝帽子的人：
资料狂、数据狂；
没有情绪，甚至没有思想；
当你问他：“你有什么观点？”他耸耸肩：不知道，我再给你看点资料你自己判断吧。”
客观事实、已知信息、当前状态、历史信息、数据、非情感信息
2. 戴白帽子的人：
典型的创新者；
总能想到新想法、新视角；过于创新，甚至缺乏逻辑；
绿色代表生机，绿帽思维则代表创造力，
人们常常评价他：“很能创新，甚至有点过于标新立异了。
新的想法、建议和假设是什么？我们还有其他方法做这件事情吗？这些方案的优点是什么？他们分别带来什么价值？
产生新的想法和新的看待事务的方式
还有其他什么办法做这件事情吗？对此我们还能做其他什么事情？什么方法可以克服我们遇到的困难？
面对这些困难的解决方案是什么？
3. 戴绿帽子的人：
典型的乐观主义者；
充满希望，喜欢折腾；爱好创新，不惧风险；
人们常常评价他：“凡事过于乐观，可能会摔跟头哦。”
黄色代表阳光和乐观的，黄帽思维包含希望和正面思想积极寻找事物的闪光点
为什么可以做这件事情？优点是什么？这样做会带来哪些积极正面的影响？
有哪些挑战（包括现有的和潜在的）
有哪些风险？
会遇到什么困难？
需要警惕的地方是什么？
这么做面临的困难有哪些？
4. 戴黄帽子的人：
典型的保守派；
看什么都危险充满；
他常常说：“这个想法很危险。”
人们常常评价他：“过度谨慎了，画个圈待在里面不出来，简直什么事都做不了。
黑色是阴沉、负面的。
黑帽思维考虑的事事物的负面因素，它是对事物的负面因素进行逻辑判断和评估。
它会起作用吗？它的缺点是什么？这样做会存在什么危险？
不过度不单独使用不开头就用
黑黄使用要点-“三不”
5. 戴黑帽子的人：
典型的感性思维者；
永远活在感性世界里；
她永远在说：“我有一个直觉……”
红色代表热情，情绪和感觉，
红帽思维代表情绪上的感受、直觉和预感，而不需要任何的解释和修正
我喜欢这个计划我的预感告诉我，这个做法行得通我不喜欢你们处理这件事情的方式我的直觉告诉我，价格很快就会跌下来
短：简短 快：30秒“任性”：无需解释
红帽使用要点
6. 戴红帽子的人
不同颜色的帽子对应不同思维方式。来想象你面前有六个这样的人！
全局分析
乐观思考
客观事实
感性判断
保守行事
创新思维
ü YES！ü 每个人都具有六种思维方式。ü 不同的人在不同思维特质上强弱差别很大。
我具备六种思维方式吗？
组合六种思维方式：思考更全面、客观、合理
每个参会者既保持了高度的思想一致，又保持了思维的多样性。
举例：黄色拒接黑色保守派
1、某些种类的思维特质比较弱，会被自己的情绪所阻碍。
ü 只是用技巧，而不是变成另一种人；ü 给自我保留了充分的安全空间；ü 补全缺失的思维特质，消灭思维弱点。
2、六顶思考帽能屏蔽情绪上的不愉快
为什么六顶思考帽法这么有用？
品牌策划产品营销
主营业务
是否拓展业务进军会务行业
问题
下午三小时＋管理层加班讨论
预计时长
叶修
主持人
文化公司的内部会议
1. 企业老总：陈述问题2. 所有部门经理分享关键信息：业务量、业务类型……3. 员工进行信息补充
常规顺序：白帽子通常放在第一位
首先，所有人进入白帽子身份
所有人依次提出自己的可能解决方案
提醒员工：提出方案并不是越权
要求管理层：不要评价，从而减弱员工的焦虑
1.全面进军会务行业；2.只做部分行业的会务业务；3.以及不参与会务行业。
最终得到了3套完整方案:
接着，所有人进入绿帽子身份
分别一起讨论不同方案的优点和缺点
列出表格，进行对比
依次进入黄色、黑色帽子身份
所有人提出自己的感觉
问题：很多人说没感觉
老员工的直觉： 偏向隐藏的危险
新员工的直觉： 偏向可能的机会
解决方案：找两种人
所有人进入红帽子身份
进行内容总结，把3套方案的所有特征进行充分对比。
管理层进行共同决策，员工休息10min
决策完毕后，邀请所有员工投票，看是否支持决策
所有人进入蓝帽子身份
步骤如下
1、会议只用了1小时20分钟（原定3h＋晚上加班）
2、所有人参与度得到提高
3、新业务使公司利润增长20%
4、公司运转效率提高
使用效果：
六顶思考帽的应用案例
六帽运用基本流程
陈述问题事实，反馈各种数据和信息
白色帽子
提出各种可能的解决方案
绿色帽子
评估方案的优点，可能取得的成果
黄色帽子
评估方案的缺点，可能出现的问题
黑色帽子
对方案进行直觉判断，描述自己的感觉
红色帽子
对方按进行总结，并作出决策
蓝色帽子
六顶思考帽的顺序与行动
也可以只有这四种内容
讨论到一半的时候会议出现了混乱，临时切换到蓝帽子的身份上去，维持秩序和控制流程。
在实际操作中，你会逐渐发现怎样调整顺序是比较适合自己的团队的。
（1）上述顺序是一个常用的参考顺序，但绝对不是固定顺序。
在同一时间，所有人都使用同一种思维方式。
这个人很有创造性，戴个绿帽；
那个人很谨慎，戴着黑帽……
错误理解：
主持人说：现在戴上绿色帽子。则参会者全部都要进行创造性的思考
不管你的原始想法是什么，都要暂时放下，开始创造性的思维。
举例
（2）在会议当中，每个人都要使用所有颜色的帽子。
一般交给最高领导进行
应该取得大多数人的认同；
否则将怀疑讨论过程中是否有遗漏。
最终决策：
（3）最后的蓝色帽子身份下，可以进行共同的总结
分组使用六帽，小组内分人使用六帽都是错误使用
简单问题复杂化的讨论不适用，最后必须有结论输出
“六帽”使用要点
具体应用要点 以及 “六帽”误区
比传统会议、单纯的头脑风暴会议更高效；
特别适合人多的会议。
• 正在担任管理者• 想要升职加薪• 想要成为管理者
如果你是
能否组织好团队会议、激发和发挥团队的集体智力
管理者的重要标准：
我主动提出要使用六顶思考帽进行会议。
成功组织了会议，大幅提高了效率。
老总对我的印象深刻，时常要求我来组织会议。
3个月不到，老总提拔我担任部门主管了。
案例：
六顶思考帽使用总结：
回顾一下自己部门平时的开会过程，思考会议是否高效？
如果按照六顶思考的流程，又该怎么开会呢？
小练习：
六顶思考帽：大幅提高会议效率的利器
这六个人，代表六种思维特质
会中（开场→过程→结束）
如何结束会议
会议纪要
行动清单
会议记录
会议总结要拍板、纪要使用公司版；纪要记录两天出、执行清晰没难处
会后（确认结果→会议记录）
高效会议
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