线下活动会议策划执行方案
2023-08-07 15:25:03 0 举报AI智能生成
思维导图基本框架
作者其他创作
大纲/内容
<b><font color="#64b5f6">活动组</font><span style="font-size: inherit;">（对接第三家会务公司)</span></b>
<b><font color="#64b5f6">舞美灯光</font></b>
负责会场舞台搭建、音响灯光舞美的调控和布置
<font color="#64b5f6"><b>表演节目统筹对接</b></font>
负责相关节目团队和艺人的表演对接（含酒店住宿、接机、表演内容对接、节目彩排、道具采办等）
<b><font color="#64b5f6">摄影摄像</font></b>
负责整个活动的全程拍摄、录制，以及后期视频制作及图片处理
<b><font color="#64b5f6">会务组</font>（由主办公司/协会负责）</b>
<b><font color="#64b5f6">人员签到</font></b>
负责会议现场 与会人员及嘉宾签到和登记工作
<font color="#64b5f6"><b>礼仪接待</b></font>
负责外场会场指引及嘉宾、领导上台指引工作
<font color="#64b5f6"><b>活动视觉内容矩阵</b></font>
<b>平面视觉设计（线上）</b>
活动邀请函
会议/活动主题海报
活动/会议倒计时海报
重要嘉宾曝光海报
<b>平面视觉（线下）</b>
主视觉视觉设计及相关延展
主题画面、签到墙、嘉宾牌、桌牌、指引牌、话筒牌、主持人手卡、<br>致辞台视觉延展、外场活动主题旗帜、工作牌/参会证/嘉宾证、等相关延展
外场打卡区视觉搭建
拍照区域场景搭建（品牌IP形象、主题画面场景、拍照框、视觉延展服装<br>手举牌(公司名称、活动口号、网络热词等）、主题立柱、堆头、合拍模特等<br><br>
促销成交活动区视觉搭建
成交转化引导及唱单协助（抽奖箱、幸运大转盘、飞镖折扣墙、砸金蛋等促销视觉搭建）
活动投放场景内容制作
地铁广告主题视觉、公交车贴/公交车站广告主题视觉、活动册子、宣传单、展架等线下投放视觉素材
<b>视频内容制作</b>
宣传预热短视频制作（活动环境、重要环节彩蛋、现场视觉、神秘大奖等）
重要嘉宾预热视频(祝贺、宣发、内容彩蛋提前曝光等）
<b><font color="#64b5f6">活动宣发及曝光</font></b>
<b>线上</b>
新媒体矩阵宣传预热
官方小红书、公众号、抖音、视频号、微博、知乎、官方网站首页等进行宣发预热
私域媒体宣发
对接流量IP（KOL/KOC）进行活动转发预热、品牌自有私域社群、品牌自有流量IP、达人进行内容创造及朋友圈进行宣发预热，
公域媒体宣发
对接知名门户网站（今日头条、搜狐、腾讯、对应城市门户新闻网站等）进行活动内容宣发，活动SEO搜索关键词排名优化及内容创造发布、<br>百家号内容撰写及宣发等
<b>线下</b>
公众人流场景投放
流量较大地铁站广告牌投放（站点选择、播放频率及时间停留时长) 公交车站台广告投放及车贴内容植入（人流站点选择及行车路线曝光率、投入后是否能引起二次曝光？）
活动预热场景搭建引流
在高流量人群区域搭建活动预热小场景，通过网红博主、路人拍照、拍视频等进行内容创作，在各大自媒体矩阵形成二次曝光
<font color="#64b5f6"><b>DJ/中控区</b></font>
视频、影音、演示文件播放
负责活动/会议各环节中视频、音乐、嘉宾演示文件的播放和切换
活动/会议氛围烘托
和主持人密切配合，对各环节（致辞、嘉宾上台、热场、促销、成交等）进行氛围烘托和把控
各环节画面切换及配合协助舞美灯光
与舞美灯光组全力配合，进行画面切换和音乐衔接
<font color="#64b5f6"><b>物料制作对接及布展搭建</b></font>
物料对接
对接相关环节，收集物料尺寸、应用场景、材质建议等，反馈视觉组进行画面输出，交付合作广告公司进行物料制作，<br>注意事项#尺寸审核、色调打样、材质效果评估，相关文字内容及数量种类审核确定：
现场布置搭建
对接广告公司，对相关物料需求进行确定,制作完成的物料进行视觉和材质的把控，同时协调会场，<br>安排对接各项物料进行安装、布置，活动/会议场地的布局与氛围搭建！
<b><font color="#64b5f6">主持人</font></b>
负责了解整场会议/活动流程的全部环节及相关信息，衔接各环节完美进行、会议的开场、环节的引导、晚宴祝酒等相关工作
<b><font color="#64b5f6">安保部门</font></b>
负责整个活动会场的人员疏导及安保工作
<b><font color="#64b5f6">应急后备小组</font></b>
负责大会进行过程中突发情况的处理、沟通、及事项解决
<b><font color="#64b5f6">保障组</font>（由主办方或第三家会务公司负责对接）</b>
活动/会议场地对接
负责与相关负责人沟通对接活动/会议场地使用及相关事宜(时间、地点、对接人员等）
人员统筹及安排
参会人员数量统计（合作企业或机构相关信息、与会领导、特邀嘉宾、参会人员数量等）
晚宴安排
根据参会人员信息安排晚宴，收集确定菜单、酒品、上菜时间、桌数、主桌人员信息等
后勤
工作人员后勤保障
嘉宾行程对接
酒店住宿安排及协调
合同
合作公司相关合同签定
财务对接
活动/会议备用金申请
对公打款申请、费用结算
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