协办活动运营流程
2024-07-22 10:09:46 1 举报
协办活动运营流程涵盖了从活动策划到活动执行的各个环节。首先,协办方需要与主办方沟通,明确活动目标、主题和形式。接下来,进行市场调研,了解目标受众的需求和兴趣点。然后,制定详细的活动策划方案,包括活动流程、场地布置、宣传策略等。在策划方案确定后,协办方需要协助主办方进行活动筹备工作,如物料制作、嘉宾邀请、媒体宣传等。活动当天,协办方要协助现场执行,确保活动顺利进行。活动结束后,协办方还需要协助进行活动总结和反馈,为以后的活动提供参考。整个流程中,协办方需保持与主办方的紧密沟通,共同确保活动的成功举办。
作者其他创作
大纲/内容
活动前10-15天
活动推文&素材包
场地方/供应商
活动方案终版
活动运营向运营部经理提出物料制作需求,运营部经理通过后交由相关同事执行:文案/内容运营提供文案和基本策划,交付设计/编导进行物料制作;新媒体运营撰写活动推文并各渠道分发推广;活动运营统筹总体进度,并进行报名持续收集跟进。
商务部
致谢合作方
后期复盘
各合作方提出修改建议,主办方调整优化
运营部经理
活动前15天以上
活动前7天完成
素材输出&
运营部
活动当天
渠道推广
探讨需求实现的必要性和可行性初步根据利益点、内部分工、调用资源、投入产出比敲定合作事宜,由需求对接方反馈给需求方
待确认问题清单
设计&编导
活动运营:初步总结活动效果,致谢所有合作伙伴商务经理;致谢供应商,并收集反馈销售经理:致谢场地方,并收集反馈
主办方与炉石方相关执行人员组织会议,进一步沟通
内部会议
活动前1-2天
活动运营
协办活动运营流程
主要阶段
关键节点
责任人
完成事项
支付成果
设计制作
新媒体运营
将我方的活动总结提供给需求发起方,并收集对方反馈
管家助理销售
中期筹备
活动撤场
总经办商务部/销售部运营部财务/人力行政
如合作方为场地所有者,则可跳过该步骤
汇总反馈意见提供反馈截图(如有)
需求对接方
需求对接
会议纪要/合作备忘录
策划初案
签订场地合作合同场地信息提供给活动运营
报名收集
输出优化方案-督促执行
照片、视频素材
相关人员
剩余物料&重要素材
协调场地
素材收集
场地方:场地布置/设备提供商务部:跟进供应商物料到场情况&接待供应商运营部:物料摆放/设备调试/协助签到接待等
撰写活动新闻通稿并进行分发推广
活动前7-10天
所涉部门
活动布场
撰写活动
简单的纪要
视频辅导
活动效果及合作模式评估改进意见
活动后3-5个工作日内
讨论&修改方案敲定
需求描述关键点:1炉石权益:(收入/其他)2炉石职责;是否需承诺效果(报名、成单等)
视频编导
活动前持续进行
视实际需要,该步骤可省略
各合作方
总体复盘
前期策划
根据活动方案,寻找合适的场地并洽谈合作优先由管家助理从合作园区/孵化器中对接场地如无合适,则销售协助对接其他未合作客户场地资源
活动运营商务经理相关销售
全面统筹场地、物料、参会人员入场情况,确保活动准时开始与顺畅进行
敲定活动合作资源置换条款,将赞助信息提供给活动运营
活动场地/物料摆放位置/设备需求/流程各环节注意事项/三方人员分工/主持人串词/分享内容确认,现场彩排等
处理照片素材并打包提供给活动运营制作活动花絮视频(如需)
现场人员
主办方
场地方运营部/商务部
总经办/商务部销售部/运营部
在活动过程中进行照片、视频的拍摄
成果推广
效果总结
在活动过程中搜集文字素材,进行初步纪要
合作方反馈收集
活动照片&视频
活动复盘会议纪要并梳理优化方案,邮件各部门敦促执行
合作方会议
内容运营
会议纪要优化方案邮件
总体控场
包含活动目的、主题、时间地点、预算、主要流程、资源和分工在内的完
宣传物料
现场执行
炉石协办的活动,需由主办方提供完整活动方案
活动总结PPT/文档
根据活动方案,寻找合适的供应商并洽谈合作
活动效果评估改进意见
海报/视频/易拉宝/推文等物料
0 条评论
回复 删除
下一页