协办活动流程（运营）
2018-07-06 16:19:57
活动流程
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大纲/内容
视频编导
炉石协办的活动，需由主办方提供完整活动方案
关键节点
新媒体运营内容运营设计&编导活动运营
活动前10-15天
各合作方
中期筹备
效果总结
海报/视频/易拉宝/推文等物料
活动推文&素材包
宣传物料设计制作渠道推广报名收集
活动运营
照片、视频素材
运营部经理
活动前7-10天
简单的纪要
活动运营商务经理相关销售
各合作方提出修改建议，主办方调整优化
主办方与炉石方相关执行人员组织会议，进一步沟通
汇总反馈意见提供反馈截图（如有）
全面统筹场地、物料、参会人员入场情况，确保活动准时开始与顺畅进行
总体控场
后期复盘
活动照片&视频
素材收集
在活动过程中进行照片、视频的拍摄
主要阶段
内部会议
活动撤场
活动效果评估改进意见
活动方案终版
活动后3-5个工作日内
撰写活动新闻通稿并进行分发推广
待确认问题清单
探讨需求实现的必要性和可行性初步根据利益点、内部分工、调用资源、投入产出比敲定合作事宜，由需求对接方反馈给需求方
活动布场
活动场地/物料摆放位置/设备需求/流程各环节注意事项/三方人员分工/主持人串词/分享内容确认，现场彩排等
敲定活动合作资源置换条款，将赞助信息提供给活动运营
活动前7天完成
活动效果及合作模式评估改进意见
召开活动复盘会议，根据活动总结报告及合作方反馈评估活动效果和合作模式，并提出改进意见
需求描述关键点：1 炉石权益：（收入/其他）2 炉石职责；是否需承诺效果（报名、成单等）
会议纪要优化方案邮件
合作方会议
责任人
总经办/商务部销售部/运营部
交付成果
在活动过程中搜集文字素材，进行初步纪要
新媒体运营
活动运营场地方/供应商
活动运营：初步总结活动效果，致谢所有合作伙伴商务经理：致谢供应商，并收集反馈销售经理：致谢场地方，并收集反馈
活动前15天以上
商务部
现场人员
活动运营向运营部经理提出物料制作需求，运营部经理通过后交由相关同事执行：文案/内容运营提供文案和基本策划，交付设计/编导进行物料制作；新媒体运营撰写活动推文并各渠道分发推广；活动运营统筹总体进度，并进行报名持续收集跟进。
管家助理销售
根据活动方案，寻找合适的场地并洽谈合作优先由管家助理从合作园区/孵化器中对接场地如无合适，则销售协助对接其他未合作客户场地资源
统计本次活动过程中，我方投入资源及产生效果输出给活动需求对接方
视实际需要，该步骤可省略
撰写活动策划初案
活动总结PPT/文档
素材输出&成果推广
致谢合作方
将我方的活动总结提供给需求发起方，并收集对方反馈
从对接客户处获取需求，经内部评估可行后发起会议通知，召集所涉部门负责人开会讨论
场地方：场地布置/设备提供商务部：跟进供应商物料到场情况&接待供应商运营部：物料摆放/设备调试/协助签到接待等
完成事项
总体复盘
所涉部门
活动当天
场地方运营部/商务部
运营部
现场执行
活动前1-2天
剩余物料&重要素材
合作方反馈收集
总经办商务部/销售部运营部财务/人力行政
主办方
活动复盘会议纪要并梳理优化方案，邮件各部门敦促执行
根据活动方案，寻找合适的供应商并洽谈合作
处理照片素材并打包提供给活动运营制作活动花絮视频（如需）
相关人员
如合作方为场地所有者，则可跳过该步骤
讨论&修改方案敲定
需求对接方
会议纪要/合作备忘录
活动前持续进行
签订场地合作合同场地信息提供给活动运营
协调场地
前期策划
输出优化方案-督促执行
包含活动目的、主题、时间地点、预算、主要流程、资源和分工在内的完整策划案
炉石协办活动运营流程
需求对接
协助场地方撤场，确保所余物料，应收集的信息完好带回
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职业：运营经理