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部门合同换签流程

2025-06-01 21:05:46   0  举报

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AI智能生成

合同换签整体工作

人力资源

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作者其他创作

大纲/内容

6.4-6.10

前期准备与启动

熟悉公司整体换签要求

了解换签的背景

责任人：部门负责人

换签准备工作

覆盖本部门哪些员工

本部门签署哪种文本类型

熟悉所要签署文本的条款

小组部：①原则上签署劳动合同；②提供与其他主体有社保缴费证明的，签署劳务协议； 启蒙部：签署灵工协议； 会员导师部：签署劳动合同，如能提供社保缴费证明，签署劳务协议； 公司高管：签署劳动合同； 中后台支持部门：临期员工签署劳动合同，如能提供社保缴费证明，签署劳务协议

做好时间计划

规划部门整体签署时间

部门正在执行的裁员计划和薪酬方案宣贯仍按照原流程：部门提交方案，人力总监和运营副总给意见，然后宣贯执行的流程推进

与协同部门的配合

答疑和宣贯支持（话术见模板） 个案协助处理，提供人力资源建议 签署情况复核，确保合规和签署质量

人力资源部

劳动合同/劳务协议/灵工协议/保密协议/知识产权保护协议直接签署版的提供以及条款答疑 部门换签宣贯会上的法律条款答疑支持 对极端事件的迅速处理 因合同换签引发的负面言论的处理和控制

法务部

E签宝清晰的签署操作指南/签署过程中的技术支持

合同档案部

部门情况梳理

确定换签人员名单

责任人：部门负责人or指定操作人

人力资源部提供签署台账模板

特殊状态的员工梳理：含休长假，三期（孕期，产期，哺乳期）员工，退休员工，近期无法取得联系的员工

换签工作与业务是否撞期

业务紧急工作与续签工作撞期，评估是集中or分批进行

可联动所属HRBP协调共同处理

签署工作计划安排

提报人力总监和运营副总知悉

制定部门执行步骤

责任人：部门负责人

1部门签署工作的时间表

2分工安排

3答疑材料准备

4答疑渠道

5正式签署时间，执行，收尾

部门宣讲及答疑⭐

1发布部门换签宣贯会通知

负责人：部门负责人

人力可提供通知模板

2召开换签宣贯会

1将本部门要签署的文本上传至部门工作群，供员工查阅

2公布本部门集中签署的时间段

3人员分工

部门负责人or指定人

实操签署工作

解答：流程/操作性问题

所属HRBP

辅助部门进行宣贯会议的正常召开，协助进行部门整体签署工作的推动

解答：政策/法规条款解释

HRSSC

签署进度的跟进

签完完成后的把关和复核

解答：个性化/特殊要求/HRBP对接过来的疑难问题

4会上设置答疑环节

答疑安排：时间30分钟左右，可提前安排2-3名核心优秀员工参与提问，其余时间预留给现场答疑

宣贯会参与人员：部门负责人，HRBP，HRSSC,人力总监，运营副总，法务专家

5签署形式

E签宝统一签署

6答疑渠道

邮件/企微交流/电话沟通都可

6.-6.

签署执行

收集员工材料

责任人：部门负责人or指定人

姓名

现在岗位

入职时间

签署类型

合同起止时间

身份证正反面电子版

联系方式

现居住地址（具体到门牌号）

E签宝发起文本

责任人：部门负责人or指定人

指导员工完成签署

责任人：部门负责人or指定人

告知签署哪些内容

检查签署是否完整

提交完成签署的文本

完成已签署文本的提交

建立台账

责任人：部门负责人or指定人

跟进签署进度

每天下班前移交签署台账，以及未签署人员名单

HRSSC负责复核和跟进状态

6.-6.

跟进与收尾⭐

跟踪跟进

责任人：HRSSC/部门负责人

设置关键节点提醒

每天17：00提醒当天签署完成进度

定期检查执行情况

及时向部门负责人or指定人反馈未签人员名单及原因和解决方案

处理履约异常事件

拒签，逾期未签人员的跟进处理

回收与整理⭐

责任人：部门负责人

确认部门所有人员完成签署，最终版台账移交给HRSSC

台账要求含：姓名，岗位，入职时间，合同起止时间，合同类型

6.-6.

整理与归纳⭐

责任人：HRSSC/部门负责人

确认所有应签完成，整理归档

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