如何管控时间
2021-12-23 20:31:14 0 举报
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时间管控: 1.你的时间去哪了 2.无压工作术 a.四象象限法则 b.猴子法则 c.衣柜整理法 3.行动遇见问题怎么办 4.如何养成一个好的习惯 5.如何然想法落地 a.用S.M.A.R.T法则厘清目标 b.用思维导图梳理计划 c.用甘特图掌控进度 d.用九宫格平衡人生
作者其他创作
大纲/内容
顾名思义,他会永无止境地吞噬你宝贵的时间
时间黑洞
提醒你珍惜时间
分析自己时间投入与产出
找到你最高效时间段
好处
将所有的任务放入工作蓝
将可以置之不理的任务清除掉
将需要在特定日期处理的事情写进日程表
在自己最高效的时段,最最重要的事情
方法
记录时间日志
你的时间去哪了
重要且工期紧的项目
处理个人危机
有期限压力的事情
。。。
例如
这样的事情,会让人时刻有压力感。如果此类事情做得过多会让人心力交瘁。
内容
是我们压力和危机的源头
公司突然新接一个项目,要在xxx时间点前完成
突发客户危机
外因一般是由客观情况造成
如拖延导致重要事情延期
没有按轻重缓急顺序处理事情
内因一般是有自身情况造成
分析问题是外因还是自因
本质
处理方法:立即去做
饱和后果:压力无限增大、危机
原则:越少越好,很多第一象限的事情是因为他们在第二象限时没有别很好地处理
重要而且紧急
制定目标与计划
开发新的顾客资源
日常顾客的维护
人际关系的建立
参加培训学习
问题的发掘与预防
锻炼身体
主要是与生活品质有关,例如
这个领域的事情不会对我们造成催促力量,但必须重点去做。荒废这个领域将使第一象限日益扩大,使我们陷入更多的压力,在危机中疲于应付。
虽然不是那么紧急,但是如果你现在不重视它,它随时都可能发展成重要而紧急的事情
处理方法:有计划去做
饱和后果:忙碌但是不盲目
原则:集中精力处理,投资于第二象限,做好计划,先紧后松
重要但是不紧急
突来不速之客
意外的电话
临时会议
他人的请托
符合别人期望
这类事情因为迫切的呼声会让我们产生“这件事很重要”的错觉——实际上就算重要也是对别人而言。
很多时候,我们花大量时间在此象限打转,大多情况下不过是在满足别人的期望与标准。
我们应该认识到它是我们忙碌而且盲目的源头。
分析问题本质,到底是需要你指导 还是 需要你授权。
处理方法:交给别人去做
饱和后果:忙碌而且盲目
原则:将你身上的“猴子”扔到别人身上
不重要但是紧急
无聊的小说
毫无价值的电视节目
闲聊
网络游戏
业务不相关的电话
毫无价值的事情
虽然有时候,在我们很忙很累的时候,需要这样的事情来放松或缓解压力,但是如果将此类事情没有控制的去做,反而对身心有损,刚开始时也许有滋有味,到后来你就会发现其实是很空虚的。
是一个用于缓冲调整的象限
当你疲惫时,你可以通过一些不重要不紧急的事情来调整一下心态和身体,但是你不能在这个象限里投入太多的精力,否则就是浪费生命了
处理方法:尽量别去做
饱和后果:浪费生命
原则:可以当做休养生息,但是一定不能沉溺这个象限
不重要而且不紧急
四象象限法则
把不重要紧急的事情或者不需要自己最的事情交由别人处理
明确职责,确定这只猴子不是你的
注意沟通方式,明确、坚决、不生硬
甩掉自己身上的猴子,或者将猴子放回他的主人身上
猴子法则
五个流程:捕捉、明确意义、组织整理、深思、行动
做事考系统,不是靠感觉
捕捉工具越少越好
保证5秒钟进入录入状态
定期清空这些工具
捕捉:清空衣柜
一次只处理一件事情:处理完一件事以后在处理下一件
永远不要再放回收集蓝(被迫中断的事情除外)
处理收集蓝的原则
垃圾
将来某时
参考资料
三类“不能行动”的任务
2分钟行动
项目
任务
可以直接做事情
行动
指派给别人完成的事
特定时间做的事
六类“可以行动”的任务
明确意义:为衣物分类
专注
成就感
摆脱压力
更好的结果
动词开头
内容清晰
描述结果
设定开始时间、周期、最后期限是什么
装什么事
脑袋里面只装一件事
这里存放特定时间要做的事
日程表
将来很长时间才会执行
将来清单
每天的主要清单,排在最前面;行动完毕后,也可以随时划掉
行动清单
这类的清单比较复杂,有时还需要随时补充资料
组织整理:将分类的衣物重新存储
每天下班
每周回顾
深思:对衣物做到心中有数
1、今天做了些什么?2、对哪些比较满意,哪些不满意?3、推动了哪些重要的事?4、明天的规划是什么?
1、原则(五万英尺):首先思考一下自己的价值观、原则和目标
我想要什么?
哪些人已经做到了?
他们是如何做到的?
那时候我的工作和生活会是怎样的?
2、愿景(四万英尺):这里包含3-5年的工作目标
3、目标(三万英尺):目标是比愿景更细化的东西,通常在一年内就可以有一个阶段性成果
4、责任范围(两万英尺):工作上的角色,需要执行一项任务就可以离目标更近一步的
5、任务(一万英尺):包含了任务和项目
6、下一步行动(跑道):这是最为细枝末节的事件,我们要将它们全部放入行动清单,然后一一消灭
行动:选择最佳方案("自上而下"的目标系统)
衣柜整理法
无压工作术
番茄工作法是对精力的臣服,不和精力直接对抗,而是让精力还没有透支的时候就休息、恢复
概念
选择一个行动:一定是很明确,可以立即执行的行动,而不是任务
倒计时25分钟作为一个番茄时间,你预计完成行动需要吃掉几个番茄,然后在番茄时间内不间断的工作
没吃掉一个番茄休息5分钟,连续吃掉3个休息15分钟
具体步骤
番茄工作法
臣服于拖延
我们为什么开这次会
确定议题(不超3个)
确定相关人
确定会议记录人
预约会议室
发送会议邀请、通知
设置行事历,提醒自己提前10分钟到场
会前
会议组织者的角色之一是会议节奏控制着
设置“番茄会议”倒计时,没25分钟必须休息5分钟
会议不超过1小时
站着开会
最后5分钟用来总结会议,确定每个议题都有行动计划、责任人、时间底线
会中
会议记录发送会议纪要给参会成员,会议纪要符合金字塔原理:先写行动计划、负责人、时间底线、在写讨论过程
会后
高效会议
如何应对临时突发事件
行动遇见问题怎么办
强烈的好奇:看看保持这个习惯一年会有什么事发生
消灭买了没有看完的书
实践读书方法:没有必要每本书都精度,必须短时间内判断一本书的价值,然后快速阅读,吸取一本书的精华
比如我为什么读一本书
培养习惯首先找到驱动力
21天奖励自己一顿丰富的午餐
66天
98天
100天
200天
365天
再微不足道的成就都要大肆庆祝
一个好习惯坚持一年,坚持变成了习惯
分享自己身边的人
自由即自律
培养不是一个人的事
相互监督,从此获取坚持的乐趣
如何养成一个好的习惯
S-Specific [spə'sɪfɪk]:这里指的目标一定要明确,不能够模糊
M-Measurable ['meʒ(ə)rəb(ə)l]:目标的可衡量性,是否有一个实现目标的标准
A-Attainable [ə'teɪnəbl]:目标的可实现性,一个目标必须是可实现的,或者说经过努力是可以实现的
R-Relevant [ˈreləvənt]:目标必须和其他目标具有相关性,完成这个目标对你的其他目标有何帮助
T-Time-based:目标必须有明确的截止期限,即一个目标只有在一定的时间内完成才有意义
用S.M.A.R.T法则厘清目标
用思维导图梳理计划
用甘特图掌控进度
:每天一篇成功日记
心灵/成功日记
:完成10个微梦想
心灵/微梦想
:写一本书;每周更新一篇博客
心灵/事业
:和家人每周谈心两次、朋友每月至少沟通一次
情感/人际关系
:带家人出去旅游、收拾房间
情感/家庭
:一年80本书
心智/阅读、技能
:每天6:30起床;每周有氧运动2次
健康
:现阶段,财务自由
财务
用九宫格平衡人生
如何然想法落地
放在唾手可得的位置
待处理
需要委派给他人的任务或资料集中在一起,然后立即将它们分派、处理
委托他人处理
整理归档
没有用的资料、破旧的文件夹、草稿用的废纸、过期的杂志,及时处理掉,保持办公桌的整洁
扔进废纸篓
花半小时彻底清理办公环境
建立高效办公区
如何管控时间
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