如何高效跨部门沟通
2023-04-23 15:09:10 18 举报AI智能生成
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测试
作者其他创作
大纲/内容
懂得换位思考，能真正站在他人的立场上看待问题，考虑问题，并能切实帮助他人解决问题。其实就是设身处地为他人着（zhuo）想，即想人所想，理解至上一种处理人际关系的思考方式
人与人之间要相互理解、信任，学会换位思考，多站在别人的角度上思考只有让别人感受到你的理解，才能让他人理解你，进而配合你，支持你
不要问你的工作可以为你提供什么好处，要问你能为你的工作提供什么帮助？
不要问公司同事可以帮助你什么，要问你可以帮助公司同事什么？
不要问合作厂商可以给你什么，要问你可以给厂商提供什么？
试着运用“肯尼迪练习法”
真正的目的在于希望对方做些什么，而不在于谈话本身。
明确交谈的目的
切忌在对方忙碌，或与别人交谈时上前搭话。
在对方情绪平静的时候在去沟通。
善于观察对方
不要将想说的内容全部灌输给对方，一次性说完所有内容，对方反而无法应对。
说话不要“填鸭式”
让对方听得懂，切勿在非专业人士面前说专业术语。
交谈时，语言要简洁、精炼，内容过于冗长，别人也无法整理出要点。
优先表达你的中心思想和目的，切勿开头铺垫，废话连篇。
从结论出发
学会体会对方肢体语言下的表达，才能更好沟通。
仔细观察对方的反应
外框
16 平衡原则：意见分歧，换位思考
人与人之间要相互理解、信任，学会换位思考。
在目标、知觉、认知或文化方面的多样性越大，争端潜在的可能性就越大。
在各种关系中权利分配越平等，利益或目标的争端越有可能公开表现出来。
产生职场冲突的两个原因
工作中，每个人的性格、价值观、目标及对事物的看法不尽相同。
个人方面
工作范围没有明确界定，任务与职位不符，缺乏合作意识。
组织方面
沟通中出现障碍，比如聆听技巧欠佳，或控制和使用资讯不当。
沟通方面
组织内部产生冲突的原因
一家知名的软件公司--北京办事处（六大职能部门）
大客户部经理和产品部经理之间一直存在矛盾给公司的士气与绩效带来了相当坏的影响直接影响了公司的健康发展
为人和善、有极强的幽默感、可爱、随和，但也很懒散
在日常工作中，依仗自己的资历经常违纪，对职员的影响很坏
对其他管理人员对他下属的类似违纪行为也无法制止
一毕业就进入公司，至今已有13年，一直在苏州本部工作北京办事处成立之后，被公司派去北京开拓市场
他虽然性格里有点孩子气、喜欢恶作剧但工作刻苦、业务能力强
他手下的职员对他的性格了如指掌因此他并没有获得一个管理者应受的尊重但他为公司尽了力并很有发展潜力
大学毕业后就受雇于这家软件公司的北京办事处不久又被送到苏州本部接受培训
案例
冲突原因
17 冲突原则：困难必上，冲突先退
试着转变视角，从对方的角度、利益诉求、解决流程出发
跨部门沟通不良，很多时候都是语言不通引起的
在职场上，并不是巧舌如簧，有多能说就会沟通，也不是做着花里胡哨的PPT，说些让人云山雾罩的套话
跨部门同事之间共赢或者共输，成为盟友。大家荣辱与共，一起进退。
站在别人的位置上看别人，将心比心、设身处地优先考虑对方的感受，才能创造更有效率的沟通成效和人际关系
转变视角、转变观念
包括倾听、提问、思考对方感受，不轻易批评等
在沟通时，试着换上对方的视角看问题
训练自己的软技能
当你拥有跟对方相同的经验时，你就会更容易理解对方的处境，通常也更有同理心。这就要求我们主动去请教对方的专业经验，多问、多学习。别人也会发自内心的佩服这些人。
了解对方的专业，增加经验
18 转变视角：跨部门沟通自我修炼的要点
品质一：与他人保持融洽亲密的关系。
品质二：坦诚地与他人交流。
品质三：真正关系他人，真心帮助他人解决困难。
品质四：就算不赞同也要努力欣赏他人的看法和观点。
品质五：富有宽容心，不记仇。
同理心
这种更容易被客服代表所接受
组长的五种可能应对方式
一个正确的沟通，不仅要准确传达信息，还要传达情感达成心理感受 感觉等方面的交流既要了解控制自己的情绪，也要了解别人的情绪还要影响或引导他人的情绪
建议一：遇到沟通问题时，一定要先处理心情，再处理事情。
细节一：眼睛直视对方，保持积极的情绪，以鼓励对方。
细节二：认真听，以便从倾听的信息当中找到共同点，求同存异。
细节三：适时给出反应，以激励对方也激励自己。
建议二：一定要认真聆听，聆听是沟通成功的关键。
建议三：要注意对方语气，听出玄外之音。
良好沟通的三个小建议
19 同理待事：跨部门沟通解决之道
注重细节，遵守时间，尽快切入主题。
要一边说话一边拿纸和笔在记录，像他一样认真一丝不苟。
不要有太多和他眼神的交流，更避免有太多身体接触。
你的身体不要太多的前倾，应略微的后仰，尊重他的个人空间。
同他说话一定要用很多的准确的专业术语，多列举一些具体的数据，多做计划，使用图表。
第一种：分析型人
强调效率，在短的时间里，给他一个非常准确的答案，切勿模棱两可。
讲究实际情况，有具体的依据和大量创新的思想。
沟通时直接干脆，切勿寒暄浪费时间，多问封闭式问题。
说话洪亮，信心满满，直奔结果，避免感情叙述。
第二种：支配型人
声音洪亮，沟通多用手势动作，察言观色注意对方动作。
多从宏观的角度去说一说：“你看这件事总体上怎么样”、“最后怎么样”。
沟通完成达成协议后，与之进行书面的确认。
第三种：表达型人
在和他沟通的时候，首先要建立好关系。
看到对方办公司家人照片时要多加赞赏。
和他沟通中，一定要注意始终保持微笑的姿态。
说话要比较慢，要注意抑扬顿挫，不要给他压力，要鼓励他，去征求他的意见。
一定要时常注意同他有频繁的目光接触，每次接触的时间不用长。
第四种：和蔼型人
四种类型人的特征与需求
20 本色做人，角色做事：与不同人际风格的人沟通
文字表达
声音表达
肢体动作
神态表情
情感流露
...
非语言表达
小王是新上任的经理助理平时工作主动积极且效率高很受上司的器重
有一天早上小王刚上班、电话铃就响了为了抓紧时间，小王边接电话边整理有关文件
这时，有位同事来找小王他看见小王正在忙着，就站在桌前等只见小王一个电话接着一个电话最后他终于等到可以与小王说话了
小王头也不抬，问他有什么事，还一脸严肃当这位同事正要回答时
小王又突然想到什么事，与隔壁同事交代了几句
这时，这位一直等小王的同事，已是忍无可忍他发了一通牢骚后愤然离去
非语言沟通不当引起的问题案例
接完电话后，问一下同事有什么事的时候，头也不抬，就让对方觉得受到轻视。
小王问完想到其他事，又马上去跟别的同事说话
沟通的时候，必须要正面直视着对方，表示尊重
当看到同事在等，自己在忙着接电话的时候，应该先向同事道歉，同事应该也可以理解
接完电话后，要马上询问同事，必须正面直视，最好站起来表示尊重
分析
一个眼神、一个动作，给别人传达出某种反馈有时候比说话、做事的效果来得大。
表达
倾听是沟通中最大的问题，只顾发表自己的高见，导致沟通不畅
知己知彼才能更好的了解对方
要认真倾听，好的倾听是用全身来听，调动全身所有的器官来听，来支持对方的情绪表达
怎么倾听
倾听
有时没有太多时间交流
打开天窗说亮化
好多人偏爱含蓄的沟通方式，尤其是涉及敏感或隐私问题时
旁敲侧击达到目的
优化选项顺序
提问
语言
声音、手势、面部表情
目的是答复对方的疑问，满足对方沟通的心理需求
可以一起来回应，要流露出真情实感，别人感受出沟通里的好意和尊重感
回应
没有实际行动的沟通等于纸上谈兵
一切的绩效和成果都来自行动
行动
11 五味俱全：高效沟通五步法
看状态、外在特征，洞察对方的内心世界
穿着、言语、行为举止、携带的物件判断出基础信息，比如经济条件、爱好、品味
望
你的性格本来是喜欢倾听，还是喜欢辩驳？
你和对方的性别和文化差异有多大？
你今天是不是疲惫了，所以什么都听不进去？
影响倾听质量的因素
少说话，多倾听
摆脱注意力分散
不要过早评断
在对话中寻找重点
提高倾听的效率和质量
闻
敢于说出你的真实想法，不要羞于表达想法。
保持眼神的交流，谈话时看着对方的眼睛，将对方摇摆不定的注意力吸引到交谈中。
说话
问
通过前面“望、闻、问”得到的信息，对关键和敏感的信息，及时和有策略地与相关人员进行沟通，以避免不必要的麻烦。
总之，在面对面沟通时，首先要让对方感受到开放的心态和氛围，敢于表达内心真实的想法。
知己知彼，提供解决方案
切
12 通情达理：面对面沟通的四要素
不同频沟通：会给人带来挫败感，易激动和愤怒
姓名、籍贯、爱好、亲友等等比如在部门同事的朋友圈看到过他打羽毛球的内容
先找到你们之间的共同点
需要细心的观察
观察对方口头禅或惯用语，以此相应的口头禅来回应对方，使其对你有亲切感。
达到语言文字同步
复述对方的习惯用语时，要表达得自然一些。
与对方语言文字同步
语调与速度同步
语调要有停顿
音量大小根据不同的沟通环境进行调整
声音同步
镜子连环：两个以上的人做同一个姿势
“模仿”对方的姿势
当问题发生时，把“你” 改成 “我”
向他人表达观点时，怎么说比说了什么更重要
采取“对事不对人”的理性态度
当对方做错事情
把“你必须”改为“能不能”
与别人合作时
暗示的沟通技巧
注意自己的语言技巧
肢体语言同步
同频沟通：沟通双方彼此欣赏
13 同频同率：沟通过程把握法
往往是有强烈“自我主义”倾向的人事事喜欢以自己为中心去考虑问题不喜欢站在公司或同事的角度上去考虑问题并寻求解决问题的办法这样就容易把自己陷入腹背受敌的工作状态中去
放不下自我，不信任别人
加重彼此防御心，沟通有所保留，导致部门沟通出现严重障碍和损失
部门缺乏信任
双方沟通时打开心防，提高合作意愿，共同解决问题。
部门相互信任
面对领导时，应该开诚布公地和上司提出实用建议。
错的不要解释
务必不要争执，不打断对方说话
微笑再微笑
答应同事的事情一定要做到， 不管自己答应的事情能不能帮助对方一定要及时提前告诉对方，让人家有个心理准备。才不会让同事失去对你的信任
答应同事的事情，一定要做到
解决部门间信任危机的方法
14 信任原则：放下自我，创造信任
你的格局就会放大，看问题的眼光也会不一样
在心里拔高自己的职位，站在上司和公司的立场思考问题。
各部门之间也存在客户关系，也需要用对待外部客户的方式来对待这些内部客户
认识到外部客户的重要性，也要重视企业中的内部客户。
树立内部客户意识
木桶理论：一个水桶无论有多高，它盛水的高度取决于其中最低的那块木板。
木桶效应：一个人的综合素质，很大程度受到缺点和短处的制约。只有克服缺点、弥补不足，才能使自己获得整体素质的提高。
在职场中，人应见贤思齐，向优秀的同事看齐，学习其长处，及时弥补自己与他人的差距不做企业木桶中的那块短板，与其他部门的木板齐头并进让企业这只木桶，装尽可能多的水，一起完成企业共同的目标
不做木桶中那块短板
格局问题的三个方面
15 目标原则：拔高职位，放眼全局
部门之间如果想进行建设性的沟通，消除冲突，一定要彼此退一步竞争意味越淡越好，尽量去创造一个横跨各部门的共同目标，然后一起努力，就算有争执也没关系。
导致对于报酬、待遇、权力、地位和作用等问题的认识以及对政策、交流、职责、职务和人员关系程度的理解都会存在冲突
如何高效跨部门沟通
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