遇到类似的题目,要根据题目中的关键字、需要或者问题做出选择,针对题目中的重点内容对症下药
额外的:变更
可能:风险
根本原因:鱼骨图
是否存在关系:散点图
新的相关方:更新相关方登记册
技能不足:培训
职责不清:RACI / RAM
但是:场景出问题
虚拟团队:沟通
技能不足:培训
有人会议上攻击:会议礼仪
有人不遵守流程:流程问题
变更题
变更的本质是对项目管理计划(基准)、可交付成果的修改
变更往往是出于某种需要,无所谓好与不好;不要看成是问题,也不要看成是风险;
我们更多的是关注变更的受控,评估对项目管理计划(基准)的影响,而不是“担心”带来的问题或风险
对待变更的态度:无所谓“欢迎”还是“不欢迎”,需要变更就变更,但是要受控
当题干中出现:新的、额外的、设备变化、工作遗漏 、范围蔓延、确保缺陷补救正确、争论要不要变更、等等均属于变更题。
变更流程:(了解变更的具体内容或原因,避免不必要的变更)
1.记录(项目经理书面记录或要求变更提出者提交书面的变更)2.评估 ,3.提交(项目经理提交给CCB) ,4.更新,5.通知
如果获得批准,就必须要去执行批准的变更,如果其他相关方有意见可以重新提交新的变更
如果变更没有获得批准就直接执行了,则需要:1.停止不良变更(不是停止整个项目),2. 补变更流程。
向变更请求的提出者了解变更的具体内容或变更的原因,告知变更的流程,防止不必要的变更。
若确认必须变更则走以下5步流程:1记录、2评估、3提交、4更新、5通知
1、记录:书面记录变更请求;项目经理书面记录(变更日志),或要求变更提出者提交书面的变更请求。
2、评估:充分了解变更, 评估变更带来的影响;与相关方沟通评估出的影响。
3、提交:提交责任人审批;注意,这里的提交是指“项目经理”将变更请求和评估的结果提交给CCB。
4、更新:不管变更通过还是不通过,必须更新变更日志;如果变更通过,更新项目管理计划(文件);
5、通知:应将变更的结果通知相关(受影响)的相关方。<br>
相关方与沟通
相关方的管理在于管理人
遇到相关方反对、担忧、抵制、威胁、不支持、不参与,事后提出不同意见等等,均属于相关方题
如果之前没有识别该相关方:更新相关方登记册,做好相关方分析和分类(权力利益)
如果已经识别了该相关方:审查相关方参与计划,或者,管理相关方参与(引导参与,获得支持;谈判沟通,管理期望;处理风险,预测问题;澄清和解决已识别的问题)
如果问事先要做好什么:早识别、早分析(相关方分析)、早参与
沟通的管理在于管理信息传递
信息流传递的问题才是沟通问题:多发少发,没有及时发,看不懂,不是想要的,不方便阅读,虚拟团队的沟通问题,相关方抱在怨沟通不及时,虚拟团队的误解,均是沟通题
常见的选项有:审查管理计划、更新沟通管理计划、创建沟通管理计划,以及跟规划沟通有关的工具:沟通需求分析,沟通风格评估等等
注意区分,是要你管人,还是要你管信息的传递;人的问题属于相关方知识领域、信息传递的问题属于沟通只是领域
风险和问题
风险是一种不确定性的事件,有概率发生,发生之后会对项目产生积极或消极的影响
问题是当前客观存在的情形,已经对项目产生了影响
对于风险来说:1. 未来可能发生,2.一旦发生就会有影响
对于问题来说:1. 当前客观存在,2.已经对项目产生影响
风险的题目(大多数风险题,题干中会明确说到“可能”带来的影响)
识别到风险:更新(查阅)风险登记册、定性、定量、规划应对、实施应对
发生了风险:已知风险,查阅风险登记册直接应对,如果要用储备,“应急储备”;未知风险:权变,走变更流程,用管理储备。
问题的题目
记录问题日志 ,分析根本原因(或评估影响),确定解决方案。
问题解决的完整步骤:1.定义,2.识别,3.方案,4.选择,5.执行,6.验证
定位过程
这个题目目前在哪个过程,问的是这个过程的输入、工具、还是输出。
PMP中最正规的解题方法就是定位,需要仔细分析
1. 这个题目目前在说哪个子过程
2. 这个题目问的是什么
3. 根据问题,应该选择输入,还是工具,还是输出
注意:如果没有明确地问输入,工具,还是输出,要注意ITTO的顺序
先审查输入,审查输入其实就是参考输入
再使用工具和技术
得到所需的输出
好中选优
排除明显有错误的选项,留下没有明显错误的选项。
如果选项中都是符合要求的,选择一个最合适的
如果选项中都有一些问题,选择一个相对最合适的
排除法
动不动就上报发起人
要求发起人去做事
跟相关方审查沟通管理计划或相关方参与计划
向非CCB人员提交变更请求
冲突时只考虑一方的利益,但又不需要强迫
没有走变更,直接修改项目管理计划或基准
XX管理计划没问题,但是直接去更新了XX管理计划;比如更新风险管理计划
等等