秘书工作手记1
2024-03-04 16:27:34 0 举报AI智能生成
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新潮、好用、有深度的办公室实操手册， 讲讲做人、办事的办公室故事， 带你领略办公室的秘密， 助你在办公室混得风生水起。
作者其他创作
大纲/内容
学习领导的为人处事之道
学习领导怎么推进工作
学习领导怎么考虑斟酌问题
接触大量的、第一手的信息资料
1.帮领导写好公文，我们自己能得到什么
文章标题方正小标宋简体二号
段落标题为“一、”“（一）”“1.”“（1）”
标题字体依次为黑体、楷体国标、仿宋国标、仿宋国标，字号三号
正文仿宋国标三号
行距固定值28~30
页边距上3.3，下3.3，左2.9，右2.6，页脚边距2.9
具体参考《党政机关公文格式》
格式
2.如何用5分钟大幅提升一篇公文的质量和水准
立德、立功、立言
旁征博引类
细化分工，打赢主动仗推敲方案，明确路线图注重协调，当好总枢纽积极创新，展现新气象
生动比喻类
五个意识：政治意识大局意识创新意识责任意识卓越意识
数字概括类
关于方案制订关于流程设计关于会前演练关于文件印发关于氛围营造关于优质服务
简短有力类
今年工作形势如何？问题和缺陷有哪些？下一步主要抓哪几个问题？
设问设答类
做亮标题、写实正文、提炼主题句
材料是积累、借鉴、改编出来的
3.写好公文的第一要务是做亮标题
有个性
敢于触及矛盾和痛处
聚焦本领域、本单位实际，细节丰富、有血有肉
措施具体可行
4.写实讲话稿正文的几种办法
抄不是照搬，学习、揣摩、借鉴从来都是写作的要义和精妙所在。
“天下文章一大抄”
思想、观点
案例
金句
建立写作资料库
本单位新闻网
共产党员网、人民网等
中国知网、万方数据库
搜索引擎
参考网站
写公文，第一步永远不能是写，而是查、看、问、学、想，是对主题做研究，时间充裕就深入一点，时间紧张就笼统一点。
5.我们不生产文字，我们只是文字的搬运工
出声
默读
逐字逐句念一念
找人帮忙校
放一放第二天校
安排，布置。
部署
在一个地方安排和陈列各种物件使这个地方适合某种需要。
布署
对易错字词易混淆字词查一查
6.不再因错别字挨骂，还得靠这几条
第四章 如何写好公文
主人/陪坐在圆桌的正面中央，面向门副主人/陪坐在主陪对面
1号主客在主人的右上方2号主客在副主人的右上方3号客人在主人的左上方4号客人在副主人的左上方
越靠近主客位置越尊
右为尊，左为次右边依次2、4、6席，左边为3、5、7席
不懂就要勤问服务员
老先生请到上席就座，以示尊师重道
座次
1.排排坐吃果果：坐好位置再吃饭
求人
交心
敬酒目的
自我介绍法
你和对方之间你和对方单位之间你和对方家乡之间你的家乡和对方家乡之间
回溯渊源法
您的发言非常精彩，站位高、逻辑清、言辞美、容量大，让我受益匪浅
表扬赞美法
您给了我很多关心和帮助，敬您一杯酒表示感谢
感谢祝福法
这个项目在分工上还有些不完善，还需要我们继续沟通，通力合作，克服困难
直抒胸臆法
关于这个事情还有几个情况，想单独跟您汇报一次，您看您什么时候比较方便？初步敲定时间，到时候再登门继续沟通。
旁敲侧击法
窃窃私语法
话术
一般如果没有领导的暗示，不要轻易代酒
敬酒一定要站起来，双手举杯自己的杯子永远低于别人可以多人敬一人，决不可一人敬多人
2.敬酒时说话的七个法宝
做一个懂行的吃货
宴请
内部聚会
为何而吃
预算
来宾口味和禁忌
菜量略大于够吃的量
冷盘提前上，人数的1/2
热盘=人数
冷热
红白肉
鱼或海鲜
蔬菜水果
五谷杂粮
类别
地方菜
特色菜
果盘
甜点（咸和甜）
菜系
清炒
清蒸
煎炸
干锅
铁板
炖烤
汤
面食（干和稀）
要求
自备
茶叶提前泡
红酒提前醒
白酒每人一个分酒器一个小酒杯，自己喝自己倒
为女士准备酸奶、果汁，尽量选热的
酒水饮料
打包
提前偷偷埋单，确认好小票
打电话提前为领导约车
饭局点菜
3.成为点菜高手，看这一篇就够了
场地私密
隐居餐厅
著名餐厅
菜系餐厅
特色餐厅
用好美团、大众点评
4.宴请如何选餐厅？不光看“好吃”
第五章 如何安排好宴请
先提出名单，请领导审定后再发通知
老领导
本单位新闻部门
外地分支机构
新组建部门
容易遗漏
会议名称、时间、地点（具体到会议室）、需准备材料
适时发送通知
参会人员姓名、职务、联系方式、交通信息
收到请回复
没及时回复的电话催问
回执
1.通知会议：一个都不能少
事项不能太多
时间不能太长
人员不能太杂
会议议程
事项名称
事项呈报部门
上级提出、下级请示、群众反馈
事项来源
需要会议拍板解决的问题有几个
事项内容
经调查研究提出的决策参考建议
决策建议
会议备忘录
2.如何才能提高效率，避免在会海里淹死
高级别会议，准备贵宾室，专人服务，准备水果、茶等
活动现场忙起来，不当甩手掌柜
考虑人员进出和停车问题
3.开一个团结胜利的大会，千万别忽视这几个细节
实录，详细完整，篇幅较长，不公开，存档用
会议记录
只记要点，法定公文，在一定范围内传达或传阅
会议纪要
开会的日期、时间和形式？有什么人参与，谁是主持？开这个会是要探讨什么问题？问题的形式和现状是怎样的？提出什么解决方法或观点？达成什么共识？还存在什么问题？后续工作如何开展？谁负责什么事，需在何时完成？下次的开会时间？
要点
记发言要点、主要论据和结论，论证过程可以不记
记录完先给领导把关
建立索引，方便查找
4.开会只信烂笔头，不靠好记性
第六章 如何组织好会议
23.08.28—王XX—在某座谈会上的发言
When，Who，What
【主题教育】
重要文件加前缀
1.你根本不懂文件命名
电子化，扔掉不必要的纸质资料
杂物（植物、摆件、水杯等）不超过3个
办公桌面要整洁
每天把桌子整理好再下班回家
2.你的办公桌为什么永远收拾不干净
有一个分类规则时间、工作内容等
边处理、边整理，避免浪费时间
未完成事项放桌面
3.一个懒人的计算机文件夹整理懒办法
注 意 保 密
4.跟上云时代的步伐吧
邮件名
附件名
5.细节决定命运：办公室邮件六原则
第七章 如何提高办公效率
打分：3.5★简介：作者定位大致是这是一本新潮、好用、有深度的机关实操手册，讲机关如何做人、办事，能助读者在机关混得风生水起。评价：有用，可学习的地方不少，但是有的地方点到为止，读来不够尽兴。
1.始终保持学习研究事物的热情
2.至少找准一个领域持之以恒、久久为功
2个重要因素
更好实现自身价值，成为成功者
你汇报的次数永远少于领导对你的期望
1.领导正焦急地等待你的汇报
机关工作被动性
尽量给领导更多的尊重，有事没事，找他聊聊
跟谁沟通的越多，对谁感觉就越亲近
领导也是人，也有沟通交流的欲望
主动汇报
材料送到了，给领导发个微信：领导，材料已送到对方手中
处理公务，第一时间报告进度
遇有特殊情况，先请示领导意见想法，以作决定
出差在外及时报告工作进展，回单位第一时间先向领导作汇报
及时汇报和反馈
2.件件有回音、事事有着落
逻辑清楚、详略得当
亮点浓墨重彩地说
分一二三四点
最好有书面材料
给出方案一二三，列出每个场地特点
提出自己的倾向性意见
比如选场地
拿出方案和办法来
3.事要干好，更要会汇报
1.如何向领导汇报
给领导留下“善于思考、力求进步”的好印象
如愿以偿得到指教
即刻问领导不耻下问、不懂上问
没听懂
认真按原话落实
把握不大
没头绪
留心领导的言谈或言论
留心领导的工作方式、思维习惯、处事方法
把握领导观点
自己写
讨论酝酿
一起写
有头绪
随时拿出笔记本记录
2.如何正确理解领导指示
领导还没开口，你已经猜到了领导想要什么
关键时刻，领导疏忽的事，你提前做好准备
机关“核心竞争力”指人善于察言观色、为人殷勤，还很有礼貌素养
定义
把领导看成你的长辈和前辈
随时随地服务
把自己的姿态放低，眼力见自然就见长
提高方法
3.如何提高眼力见
领导的批评绝不是因为嫉贤妒能
面对领导批评，无论什么理由，都先应承下来
深刻反思，如果有错，立即改正，以后做事前，反复考虑
事后私下解释
应对挨骂的步骤
领导，上次做错了事，这次您帮我把把关？
领导，您看这个事妥否？
领导，您看这样办行吗？
领导，您看您对这个方案有什么意见？
领导，这个事您再拨冗给我们指点一下？
比以前更频繁地接触领导，虚心求教
积极帮领导分忧，争取立功机会
解释之后
办好事、提能力永无止境，做好人、洞事理亦永无止境
工作上高调，为人上谦虚，生活上低调
4.被领导骂该如何应对
打草稿
有准备
感谢领导给我发言的机会/感谢组织创造这么好的平台
下面我抛砖引玉，请大家批评
前面几位同志的发言主题突出，生动形象，我听了很受启发，尤其是××讲到的×××，××提到的×××，都说得十分到位
感谢+自谦+认同
有态度
高度概括、文辞优美、朗朗上口的标题
有说法
我就是名单上那个学号最吉利的同学000868
幽默、深刻、尖锐、煽情
有爆点
5.领导安排即兴发言如何讲得头头是道
笑脸
大声
热情
元气慢慢的问候
见面打招呼
请问怎么称呼？
多说“请”
领导，您看怎么样？
多说“您”
明白了，我马上就办！
你是专家，你的帮助太重要了！
您看这样行不行？
您稍等，我有点拿不准，我去确认一下。
常用话术
平时沟通
很想帮你，但我手头这个事领导着急要
如有可能，提供替代方案
商量的、温暖的、同情理解的、无可奈何的语气
学会温柔地说“不”
6.机关沟通技巧
马上就办
逻辑清晰、主次分明
及时汇报
确保无未读短信、无未回电话
通勤车上
7.向领导学习
帮领导拉箱子、提东西
双肩包
创可贴、泻立停、感冒药
常用药
必备生活用品
电子、纸质备份
材料
通讯录
领导、自己
名片
工作用品
现金
轻装上阵
茶、咖啡
爱喝什么
是否有晨跑习惯
晚饭后是否要散步
提前了解领导习惯和爱好
下飞机拔腿就能走
第一排或应急出口那排最好
如无，尽量选前排
方便去卫生间
靠过道
自己的座位在领导后方或者隔一个过道
坐飞机提前选座位、打印登机牌
入住酒店先检查领导房间设备是否完好、齐全
开会提前掌握地点路线、就餐地
了解当地名人名事典故，增加谈资
腿勤手勤
8.陪领导出差
第一章 如何获得领导、同事认可
每周一打扫办公室
每周五浇花
自动自发服务
勤锻炼写作能力
每天记日记
认识朋友的多少和层次决定了事业发展的走向和生存环境的好坏。
看人品
主动展示自己的才华，给别人留下好印象
主动出击
忘年交
当好听众
学校、籍贯、生日
建立信息库
乐于、善于交朋友
只有凭自己的拼搏、进取、奋斗，才能真正让人生之树根基长青、枝繁叶茂。
任何人都不能靠
1.优秀办公室人应长期坚持的习惯
身体是革命的本钱
吃饭七八分饱
坚持运动
管住嘴、迈开腿
2.工作拼到最后，其实就是拼身体
衬衫、西装
颜色较深
式样简单
无论什么季节、什么场合都穿正式的服装
着装因时因地制宜
3.办公室着装没有Casual Friday（星期五便装日）
一天里最珍贵的8小时莫荒废
七分做人、三分口才
经营社会关系
4.珍惜在办公室的每一分钟
1.《参谋助手论：为首长服务的艺术》
2.《每天懂一点行为心理学》
3.《轴心：论秘书长》
4.《99%的新人，没用心做好的50件事》
1.职场方法书
1.《二号首长》
2.《沧浪之水》
3.《欲望之路》
4.《中国式秘书》
2.职场小说
1.《大手笔是怎样炼成的》
2.《怎样写文章》
3.《求是》
4.《习近平用典》
5.《影响中国历史的十篇政治美文》
3.公文写作书
5.初入办公室，可以看看哪些书
记事
提升悟性
复盘
123456
6.职场好习惯，从记日记开始养成
每周计划
每日计划
Deadline提醒
对事物做好记录
做好文件分类、留存
7.做秘书工作，这样才能万无一失
沟通
研究业务、政策
文笔、口才、PPT制作
扬长
8.工作不懂外包，你就只能自己干到死
适当聚焦一些领域
精选上档次的平台
拒绝标题党
直接上结论
启迪代替灌输
9.碎片化学习并不可耻
第二章 在办公室应该培养哪些习惯
别不接电话
不要让别人的消息成为来往的最后一条
尊敬的XXX
称呼
好的！马上就办！
明白了！您放心！
标点符号
领导，有点事想向您请示，是否方便给您打电话？
非工作时间沟通
恭维的话实在太肉麻说不出口可以发微信
认识各部门负责人、知道手机号
存好单位通讯录电子版
1.机德反映人品
营造乐观、敬业、向上，有理想、乐拼搏、讲感情的形象
微信名实名制，头像用证件照
吐槽跟亲密朋友说，不发朋友圈
发一些加班加点的照片
发一些读书照片
适当抒发感恩和壮志豪情
朋友圈发什么
工作业绩、晋升
结婚生娃升学
积极给同事点赞
逐个回复
因为留言太多，就不一一回复了，感谢大家关心（笑脸）
统一回复
对留言的人积极回复
祝贺、关心、安慰、认同、帮助
你住院了？
从朋友圈延伸到现实的关心
美化朋友圈
有事说事
微信留言说“在吗”非常令人厌烦
2.微信社交启示录
升调显得热情
调子高些
透露出坚定和高效
语速急些
语气语调
您好！好的！明白了！
多用书面语讲电话
您好，我是办公室的小石。
要先打招呼
有一个后天的会议通知跟您报告一下，您方便记吗？
说明目的
打电话
您看您有什么指示？
接电话
能让对方先挂电话就让对方先挂电话
自己先挂电话要轻拿轻放
依依不舍的收尾
3.打电话的最高境界：让别人听到你的笑意与和气
第三章 打电话发信息应该怎么说
秘书工作手记1：办公室老江湖的职场心法
职业：HIT
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