职场邮件

邮件沟通的情境和场合，最好使用邮件进行沟通的6种情况分别是：要留下官方的内容记录，方便备查同时与多人交流，又不方便安排会议需要对方做出回复前仔细思考的问题需要将发送给对方的信息转发给第三者重要的安排、结论或工作报告，用于备忘或提醒参与者；知识推荐或信息传递而慎用邮件沟通的6种情形是：处于激烈的负面情绪时沟通有争议的内容时话题复杂，需要多方深入解释或讨论时沟通需要保密的内容时沟通敏感话题时沟通需要对方立刻反馈的内容时第二，要想达到有效沟通的目的，需要从①内容、②语气和③结构三个维度来提高电子邮件写作技能。在内容上，需求邮件可以考虑采用“4W1H”原则来编写，与需求邮件对应的确认邮件的目的在于确认需求和留存证据，最好在不同的时间点发送两封以上，第一封确认对方的需求，第二封随时反馈进度和结果。而通知邮件除非确有必要，尽量不要回复。在邮件的语气把握上，为了避免误会，可根据与收件人的熟悉程度和等级关系，邮件是对内还是对外，恰当使用谦词，客观地陈述内容。在邮件的结构上，建议可以遵循倒金字塔结构，即：结论先行，以上统下，归类分组，逻辑递进。第三，发工作邮件的最好遵循3个核心原则，即越短的邮件越容易得到回复；别尽说自己的事，说说这事跟Ta有什么关系；要让对方可以很容易地帮助到自己，就应该尽量减少对方的时间精力支出，与人方便，于己方便。第四，正确的邮件编写顺序为：①附件---②正文---③标题---④地址栏，多站在对方的角度考虑，这样可以才能有效避免出错。第五，注意恰当的邮件礼仪，使用合适的邮箱账户，恰当的称呼，合理地选择回复对象，并真诚地向对方表示感谢来显示自己的职场修养。最后，在邮件格式上，充分考虑邮件接收者的阅读环境，发送前仔细检查，避免邮件出现错别字，逻辑不通的语句，给对方留下专业的职场形象。

全局总结

职场邮件

邮件本质

信息沟通的一种表达方式，目的是通过文字、图片、表格、附件等形式，达成发件人和收件人之间的信息交互

邮件使用场景

宜使用

保留官方记录，方便备查

同时与多人交流，不方便开会，将零散信息归集

问题比较复杂，需要说明基本情况，对方思考后回复

信息需要转给第三者，一次性将信息传达给到所有对象

充当会议纪要、重要安排等用以备忘或提醒参与者

忌使用

情绪激烈时

有争议内容

话题复杂，需要多方深入解释或讨论

需要保密内容

需要对方立刻反馈内容

邮件构成要素

内容

分类

需求邮件

4W1H：谁（Who）、什么（What）、何时（When）、为什么（Why）、怎么样（How）

确认邮件

向对方确认自己所理解的需求，与对方当时拟定的目标是否存在偏差，确保工作执行方向与目标一致。

反馈邮件

要求

及时回复，针对性回复

避免有家反复讨论

适当精简总结邮件内容

步骤

确认收到对方需求，并及时告知对方自己对邮件中所提及事件的处理方式和计划安

随时反馈进度和结果：要随时或定期向对方汇报工作的进度和结果，并做出适当的说明，让对方对目前工作的推进情况心里有数。

通知邮件

长传下达邮件

语气

熟悉程度和等级关系

对内还是对外

陈述客观，谦辞

结构

结论先行，以上统下，归类分组，逻辑递进。即结构化思维的论、证、类、比。

基于目标定主题，纵向结构搭框架，横向结构理顺序，序言结构做开场。

自下而上思考，自上而下表达

纵向总结概括，横向归类分组

逻辑关系为：上下有父子，横向是兄弟

可以是时间顺序、空间顺序或重要性顺序，无论采用何种顺序，都要有一条明确的逻辑主线。

多采用总分结构，每一层思想都是下一层的概括

序言做叙述，标题提炼精华

核心原则

越短的邮件越容易得到回复

别尽说自己的事，说说这事跟Ta有什么关系

与人方便，于己方便

写作顺序

一封完整的电子邮件包含以下几个部分：①发件人、②标题、②正文和④附件。但我们在写邮件时，得按相反的顺序，即：①附件---②正文---③标题---④地址栏这样的顺序来编辑邮件内容，才能有效避免出错。

附件

最好以规则的名字命名，并尽量将关键词放在附件名的首或尾

包含附件的邮件，正文里一定要有相应的提示

举个例子，我们可以在邮件的正文中对附件添加以下描述：l 某某文档，是某产品的使用手册l 某某文档，是最终定稿的宣传文案l ……

附件是一个特殊格式，必须说明一下附件用什么方式打开，如果是不常用的软件，还应该附上软件的链接，方便对方下载安装

尽量不要发送大附件

附件的数量以4个以内为宜，如果需要发多个附件，最好将相关联的文件压缩打包成rar或者zip格式

正文

称呼

照公司的文化传统写

在对外部公司写邮件的时候，一定要把级别表明出来

简明扼要，多用短句

多用列表，少长篇大论

确保行文通顺

一封邮件只说明一个问题。如果涉及多个邮件主题，分别发邮件

尽量在一封邮件中一次性交待清楚一件事情

标题

目的：吸引对方打开邮件

关键词提炼

慎用着重符号

地址栏

发送（To）:是指受理这封邮件所涉及的主要问题，需要对邮件予以回复的人

抄送（CC）: 是指只需知道邮件中所提及的事，Ta没有义务对邮件予以响应，但是可以给予建议或补充相关信息

要点

职位由大到小

收件人与邮件内容直接相关

对他人的邮箱备注名最好正式些

礼仪

合适的邮箱账户不要使用个人邮箱账户收发工作邮件

恰当的邮件称呼

姓氏+头衔，主要有以下几种：①职务性称呼，比如×局长，×主任；②职称性称呼，比如×工程师，×研究员；③学衔性称呼，×博士，×教授；④行业性称呼，×老师，×医生等。

合理的回复对象