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8项目沟通管理-十大过程组

2022-04-29 08:47:05   0  举报

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AI智能生成

8项目沟通管理-十大过程组

项目管理

总结汇报

管理企业

工作报告

项目流程图

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大纲/内容

沟通管理概述

概述

规划沟通

确定项目干系人的信息需求

制定合适的项目沟通方式和计划过程

管理沟通

根据沟通管理计划，生成、手机、分发、存储、检索及最终处置项目信息的过程

控制沟通

在整个项目生命周期中，对沟通进行监督和控制的过程，以确保满足项目干系人对信息的需求

定义

为确保项目信息及时且恰当地规划、收集、生成、发布、存储、检索、管理、控制、监督和最终处置所需的各个过程

管理就是沟通

PM和沟通

pm在沟通中的作用

75%-90%的时间用于沟通

沟通是项目经理成功领导的重要手段

PM必须谙熟与高层管理者、项目团队、客户及项目以外的干系人的沟通技巧

PM在角色

项目沟通的中枢，必须掌握沟通的主动权

计划的制定者，过程的监控者，渠道的建立者

沟通的协调者和促进者

冲突的解决者和谈判者

沟通的聆听者，解释者

信息的综合者，障碍的消除者

规划沟通管理（规划）

概述

输入

项目管理计划

干系人登记册

事业环境因素

组织过程资产

工具和技术

沟通需求分析

沟通技术

沟通模型

沟通方法

会议

输出

沟通管理计划

项目文件更新

定义

确定项目干系人的信息需求，并定义沟通方法的过程，也称沟通规划

识别干系人的信息需求并满足信息需求

作用

项目经理与干系人进行

有效率

有效果

在正确的时间用正确的格式提供所需的信息，并产生正确的影响

只提供所需要的信息

步骤

收集信息，加工信息

确定项目沟通需求

确定项目沟通的方法

编制沟通规划

主要内容

项目干系人的沟通要求

对要发布的信息描述，包括内容、描述、详尽程度

信息接收的个人或组织

传达信息所需的技术或方法

沟通频率

上报过程

随项目进展对沟通管理计划更新与细化的方法

通用词语组

沟通模型

传送者

接受者

思考

编码

传递

感知

译码

理解

沟通的漏斗模型准确度逐级递减

沟通中最重要的不仅是你发出什么，且要关注对方接受和理解了什么，有什么样的反馈

想表达的100%

表达出来的80%

听到的60%

理解的40%

记住的20%

执行的？%

传递方式影响沟通效果

语气声调38%

肢体语言55%

语言7%

沟通方法

交互式沟通

沟通双方或多方之间进行多向信息交换

适用条件

要沟通的信息和对象不多

需要立即获得反馈甚至达成协议

举例

会议

电话

即时通信

视频会议

推式沟通

把信息发送给需要接收这些信息的特定接收方

适用条件

信息有明确的的受众

要沟通的信息和对象不多

无须立即得到反馈

举例

信件

备忘录

报告

电子邮件

传真

语音邮件

日志

新闻稿

拉式沟通

把信息放在一个个固定的信息，把项目相关方位到这个位置查看信息

适用条件

要沟通的信息很多

要沟通的对象不明确或数量很多

举例

企业内网

电子在线课程

经验教训数据库

知识库

信息沟通的形式

语言沟通

口头方式

正式

演讲

报告

汇报

谈判

会议

非正式

谈话

电话

打招呼

书面方式

正式

合同

报告

会议纪要

报表

备忘录

非正式

笔记

便条

非语言沟通

正式

手语

信号灯

音乐

非正式

表情

声调

拥抱

握手

工具沟通

电话

传真

手机

面对面

快递

微信

不同信息沟通方式的特点

正式书面

优点

清晰

争议性少以及可以作为备忘录，也可以做为双方沟通的枕骨

适合保存、内容不走样、有格式要求

缺点

缺乏人性化

适用场景

根据合同进行的沟通

终止与某供应商的合作

正式口头

优点

传达速度快

缺点

不易保存，需要很多条件

适用场景

项目启动会

项目沟通（对外沟通）

非正式书面

优点

适合保存

格式没有要求

缺点

不够正式

有时约束无力

适用场景

团队成员的笔记、便条

非正式口头

优点

人性化、效率高

容易是双方充分了解和沟通

拉近距离

缺点

缺乏沟通的有效证据

当一方理解和另一方不同时，容易产生较强的分歧

适用场景

某个团队成员欠佳（对内沟通）

沟通方式

参与讨论方式

控制力极弱、参与程度最强

典型：头脑风暴

场景：自己掌握信息有限，没有完整成型的意见，需要更多的听取意见时

征询方式（说明）

场景：自己掌握信息有限，没有完整成型的意见，需要更多的听取意见时

典型：调查问卷

说明方式推销

场景：发送方自认为已经掌握足够信息，有了自己的想法且不需要进一步听取多方意见时

典型：叙述解释

叙述方式

控制力极强、参与程度最弱

劝说鼓动

场景：发送方自认为已经掌握足够信息，有了自己的想法且不需要进一步听取多方意见时

沟通渠道

文字

优点

可永久保存，容易查询

节约时间，阅读速度高于语言速度

读者可根据自己的速度进行调整

无地理位置需求，更为精准

理论上课多次无损复制传播

缺点

纯文字资料损失了大量非语言信号，不利于情感的传递

对于阅读者的选择无控制力

无法控制何时，以及是否被阅读

语言

优点

可传递情感

可同时快递地域沟通

比邮件快

不需要保存传递信息的优先选择渠道

缺点

不利于建立促进个人关系

无法表现肢体语言

做不到文字资料的精准性，把握细节能力不足

说的速度比阅读速度相对慢

混合

优点

包括语言信息和非语言信息，沟通信息含量最丰富

是建立集体关系和地位最好的渠道

实时性最好

实时做出反应和回复

对接受对象的选择有一定控制力

缺点

与语言方式相同，非文字信息速度慢

利用语言沟通的时候，细节把握性不强

沟通的有效性

沟通关注的是有效的沟通结果

效果

效果强调的是在适当的时间、适当的方式、信息被准确的发送给适当的沟通参与方（接收方），并且能给出被正确的理解，最终参与方能够正确采取行动

效率

效率强调的是及时提供所需的信息

沟通有效性的技能

主动倾听

有效利用多种手段，尽最大可能帮助自己理解信息内容

有效利用多种手段，加强团体沟通技能

不回避问题，尽量了解事实真相

设定目标，采取必要的跟踪、验证手段确定是否达到沟通目标

有多层次沟通协商能力，保证最大程度满足多方利益

强大的人格魅力和信用，帮助其他人梳理信心

强大表达能力，帮助他人提升士气，增强团队执行力

信息沟通存在的问题

语言表达能力不佳或欠缺

不懂得说话的技巧和一束

未能充分传达自己的信息

未能有效控制自己的情绪

有效沟通

阻碍有效沟通的因素

沟通双方的物理距离

沟通的环境因素

缺乏清晰的沟通渠道

复杂的组织结构

复杂的技术术语

有害的态度

提高沟通效率的集中原则

沟通内外有别

采用双方能够接受的风格

非正式的沟通有助于关系的融洽

搜啊出沟通的阻碍

沟通的升级原则

有效的会议

明确会议的目的和期望的结果（确定需要时，才开会）

确定参加会议的人员

在会议召开前向参加者提供会议议程（明确议题，提前分发评审资料、会议通知）

使会议专业化（指定专门主持人---控制时间方向）

解决问题，积极地、正面的解决问题

重视会议之后的记录（会议要形成结论、发布经审核的会议纪要）

重视会议结果的告知（会议纪要落实到责任人、时间）

管理沟通（执行）

概述

输入

沟通管理计划

工作绩效报告

事业环境因素

组织过程资产

工具和技术

沟通技术

沟通模型

沟通方法

信息管理系统

报告绩效

输出

项目沟通

项目管理计划更新

项目文件更新

组织过程资产更新

沟通渠道计算

沟通渠道=N(N-1)/2，N为团队成员数量

报告绩效

定义

收集和发布绩效信息，包括状态报告、进度测量结果及预测结果

应该定期基准数据与实际数据，进行对比分析以便了解和沟通项目进展与绩效，并对项目结果做出预测

作用

绩效报告是一个收集并发布项目绩效信息的动态过程，包括状态报告，进展报告和项目预测

项目干系人通过审查项目绩效报告，可以了解组织为了达到项目目标，是如何使用资源的，这些资源的状况和对项目的贡献。

通过审查项目绩效报告，可以随时掌握项目最新动态和进展，分析项目的发展态势，及时掌握项目开发过程中遇到的困难与存在的问题，从而能有针对性地制定和采取必要的纠正措施

控制沟通（监控）

概述

输入

项目管理计划

项目沟通

问题日志

工作绩效数据

组织过程资产

工具和技术

信息管理系统

专家判断

会议

输出

工作绩效信息

变更请求

项目管理计划更新

项目文件更新

组织过程资产更新

管理沟通VS控制沟通

共性

都需要根据沟通管理计划来开展

都是项目沟通管理的过程

联系

管理沟通过程的输出“项目沟通”，是控制沟通过程的输入，“项目沟通”是已经实际开展的沟通，如已经召开的项目会议

控制沟通过程中，需要监控“项目沟通”的效率和效果，如会议的效率和效果

控制沟通过程中所产生的的变更请求，会引发重新开展规划沟通过程或管理沟通过程

区别

两者的作用各有不同

管理沟通是要实实在在地开展有效率和有效果的沟通

控制沟通是为了检查沟通的效率和效果，一旦发现问题，就需要提出变更请求

过程组不同

管理沟通属于执行过程组

控制沟通是属于监控过程组

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