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科学开会必修课

2023-04-02 13:37:18   0  举报

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AI智能生成

企业开会买这一个就够了

开会

科学开会

开一个好会

如何开会

开会最佳实践

模版推荐

作者其他创作

大纲/内容

建立框架:科学开会认知框架

总结一下，一般公司有四大类会议

科学开会冰山图

这就是科学开会的思考框架

最深层:目标

你到底想解决什么问题? 拿到什么结果?

A同学:启动会的对比

Before: 之前的理解

1.启动以前热个身。

2.统一下思想，再对齐一下方案。

After: 具体的目标

明确目标: 明确核心目标和过程里程碑，避免混乱和Delay。

明确分工: 明确关键角色和协作，避免职责不清、找不到人。

激发热情: 给团队打气，提升团队对于结果的渴望，避免人心不齐

风险落地: 预判风险，约定跟进机制，避免后面遭遇重大风险。

B同学: 复盘会的对比

Before: 之前的理解

1.单纯认为活动结束以后需要总结。

2.召集大家一起聊一聊活动执行的优缺点

After: 具体的目标

结果评估:客观评估本次销售活动的目标完成度

发掘问题: 找出影响目标客户没买单的关键原因。

迭代优化: 提出促进目标客户买单的补救措施，并确保执行。

过程资产:沉淀活动和复盘中得到的关键认知和SOP。

稳定执行: 后续活动将迭代的更优经验和SOP继续执行不变形

第二层:原则

开会的姿势、原则和氛围是什么?

什么叫姿势呢?

就是一些开会的准则和氛围

A同学: 启动会的对比

Before: 之前的理解

尽量多拉人吧，其他没怎么深入思考

After: 具体的原则

原则1:“责任明确"原则: 要明确关键负责人和协作方，说清楚工作交付。

原则2:"充分点燃"原则: 动积极性、激发自驱力，讲清楚价值。

原则3:"落实到位"原则: 关键任务、风险和协作方式要落实到位。

B同学: 复盘会的对比

Before: 之前的理解

让大家都发言，把自己看到的优缺点都说一说

After: 具体的原则

原则1:“客观务实"原则: 客观务实地评估结果、挖掘问题、提出实效解决方案。

原则2:"落实到位"原则: 将销售跟单的解决方案和下次活动迭代todo落实到位

原则3:“良性氛围"原则: 友好且深入地探讨问题，对事不对人。

原则4:“充分学习"原则: 充分从教训中学习，从经验中学习，并完成优化迭代

最表层:关键流程

具体怎么开会?如何提升效率?

这一层就是具体怎么开会了，怎么召集，怎么组织，怎么执行，怎么收尾.

A同学: 启动会的对比

B同学: 复盘会的对比

到底要不要开会

没必要非得开啊，你算算ROI就好了，我见过很多初创公司，ROI不高，就不开呗，也挺好的。

开周会的成本

每次周会2-3个小时

算上数据整理

写周报

准备会议等等成本

大概得半天，甚至更多

每周一共才5个工作日，相当于用了整个公司10%的资源(甚至某些人到了20%)，来开周会，真的创造的价值足够大吗?

深度讨论开会，浅度讨论化简

开会特别适合深度讨论，多数的浅度讨论，都可以避免开会

1.浅层&信息同步: 同步信息。

中层&单向推动: 汇报工作，推动协作，分配任务

深度&多向决策: 方案评审，头脑风暴，集体决策，项目攻坚

多管理老兵都提到了一句话:其实很多公司的一半会议，是可以砍掉的。

作为出色的管理者，要有魄力砍掉会议，要有能力设计会议。

开会本质上是个ROI问题

开会本质上是个ROI问题:用集体讨论的时间，来换业务结果

你们到底遭遇了什么具体的问题?

1.信息不同步，导致日常工作摩擦很大?

事情做完了，关键认知没有复盘，无法送代优化?

团队士气低迷，重要定期鼓鼓劲，打打鸡血?

项目管理总是失控，需要提前把人/事情/时间敲定清楚?

真的需要[开会] 来解决吗

一些替代的方法来解决问题

知识库

周报

指标表盘

异步文档

1v1沟通

短信

邮件

电话等等

非必要，不开会

重要项目都有《一页纸顶层文档》，需要自己看，避免开会同步信息

重要沟通，直接拉1v1快速沟通，避免在一群人开会时，耽误彼此时间

遇到问题，随时拉3-5个人的碰头会，避免把问题留下来，开大会解决

开一个飞书文档，异步讨论彼此@，避免拉一起现场讨论。

数据自动报表，自己看，避免开会现场读数据

为什么要学

目标不强

没有什么目标就拉一起开会，天南海北地聊

效率很低

大量的发言重复、跑题、时间无限长:

与我无关

必须得坐在那熬到结束，我想回去干活儿啊,

姿势不对

说是开会，连个流程、准备、主持人都没有

缺少沉淀

没有记录，没有沉淀讨论内容，没有落实计划

建立审美:从混乱到高效

项目启动会

A同学的1.0:抄成熟模型

第一次觉醒:项目开始的启动会，原来非常重要。

多拉人: 确认参加人员

讲目标: 介绍项目目标

拆项目: 同步项自里程碑

拆角色: 划分角色与职责

读需求:阅读需求管理计划

A同学的2.0: 思考背后原则

第二次觉醒：一个好的启动会，究竟应该怎么做?

透过流程表象，去看会议背后的核心原则

原则1:“责任明确"原则

启动会最重要的价值，就是明确项目组的成员，谁负责哪个模块，和谁配合，什么时候要交付什么结果，光讲一遍方案不够，一定要跟团队清晰确认明白。

原则2:“充分点燃"原则。

好的启动会，应该是结束以后，大家对于项目目标非常清晰，最好充分调动团队的积极性、激发大家的活跃性和自驱力，给后面的配合做好铺垫。

原则3:“落实到位"原则。

好的启动会，要把我们对于执行的共识落实到位。比如要跟团队明确执行的风险，尽量现场把风险提出来，尽量确认、准备PlanB，甚至签字画押，避免开会时凑合，在执行中不断报风险、不断救火。

A同学的3.0:全面提升开会ROI

第三次觉醒：

问题

人数一多，往往会出现

迟到等人

排期很难

很多人玩手机

有部门听不懂

对啊，开会本质上也是个投入产出比(ROI)问题，要努力提升价值，降低成本，至于过去的一些做事惯性 ("人越多越好”"越正式越好”) 其实并不重要。

认真思考三件事

第一点，明确具体价值。

4条关键价值

明确目标: 明确核心目标和过程里程碑，避免混乱和Delay。

明确分工:明确关键角色和协作，避免职责不清、找不到人。

激发热情: 给团队打气，提升团队对于结果的渴望，避免人心不产。

风险落地:预判风险，约定跟进机制，避免后面遭遇重大风险。

第二点: 设计关键流程。

一个简版的启动会SOP

准备文档: 提前准备文档，并把分工、风险提前写明白。

快速破冰: 项目组快速破冰，让大家彼此熟悉，重点角色当面夸一夸。

现场确认: 现场不止宣讲，还要跟大家当面认真确认一遍。

会议沉淀: 把会议的关键结论、关键共识和任务，都记录下来。

第三点: 提升会议效率。

3个点升级，大幅提升会议效率

会前阅读: 会前24小时，提前发出文档，请各方确认，并群里回复"已阅读”

会后邮件: 把结论和Todo邮件发出来备忘，并且抄送各方老板周知。

减少人数: 除了需要重点参与的同学，其他同学不邀请，会后邮件周知就好了

复盘会议

美团的复盘最佳实践16字法则

成败认定、场景还原、得失分析、总结提炼。

第一次觉醒，惊为天人

原来我浪费了很多复盘学习的机会啊，一定好开复盘会议!

B同学的1.0:完整执行流程

这次大家都辛苦了，我们的结果离不开大家的努力，以后我们还要不断总结，再接再厉，更上一层楼，散会!

复盘会在大家的欢声笑语中结束了，这一次会B同学开的心满意足

第二次觉醒

B同学的2.0: 遵守关键原则

原来每次开会都是一团和气。大家即使说问题、讲缺点也很委婉。虽然每次开会氛围都很好，但没聊深聊透，就是走了个过场。

不能直接照抄美团16字法则，拿来主义是不对的，至少直接抄流程是没有意义的

3个关键的开会原则

原则1:“发掘问题"原则。

开复盘会的核心就是要找问题，找到这次活动执行的问题，就是下一次活动执行的提升点，绝对不是泛泛而谈，更不能夸着夸着就糊弄过去。象征性地讲一讲根本不够，一定要深度的发掘问题。

原则2:务实求真"原则。

开复盘会一定要说真话，而且要说到位，不能走形式，不能怕得罪人。客户真实的情况是什么? 客户犹豫不买单真实的顾虑是什么?只要务实求真的找到真问题，才能有真正有效的解决方法。

原则3:"沉淀经验"原则。

复盘总结经验一定要记录下来，不能说了就忘，更不能这次犯了错，下次接着犯。必须把经验和教训沉淀下来，最好写成文档，下次可以在此基础上继续优化。

不盲目走流程、遵循重要原则

第三次觉醒

复盘会的意义

问题

业绩没有增长怎么向老板交差

一个复盘会要开半天? 太没效率了! 同事们明里暗里都在叶槽

开复盘会的意义是什么?

复盘的意义就是为了提升目标价值（如订单、提高转化率、用户数量等。。。）

通操作下来，参会人数变成了原来1/4，消耗的时间变成了原来的1/3而且讨论问题急剧聚焦，会议价值急剧上升，销售组业绩200%上升，整体的会议投入产出比 (ROI) 20倍提升

会议优化三板斧

目标

大家愿意花时间开会，希望达成的具体目标和价值

一定要关键信息同步。

一定要确认进展和推进卡点。

一定要定期整理优先级，对齐工作步调。

领导统一会上协调资源，授权、push协作。

一定要做好向上管理，把关键信息给老板，让Ta安心。

原则

为了达成目标，大家要遵循的原则/保持的开会氛围和做事姿势

经常会出现一些原则错误、氛围不对，导致开会效率很低

本来是严肃的复盘会议，要严肃发掘问题，没想到嘻嘻哈哈，变成了彼此夸夸

本来是务虚会议，应该轻松聊聊梦想和想法，没想到领导又变得务实和打压。

本来是头脑风,暴会议，应该大家积极参与，没想到老板一言堂，独裁专断

本来是启动会，应该是积极点燃团队，没想到却非常冷清，大家觉得跟我无关

本来是早例会，应该是高效速战速决，没想到领导总是"我讲三点"，一讲一上午

"事"角度的原则

投入、务实、高效、责任、落实

"人"角度的原则

点燃、学习、民主、良性、激发

高效: 时间宝贵，需要保最高效完成会议。

投入:与会者积极参与，积极思考、投票

点燃:让大家感觉很有意义、 甚至热血沸腾

激发，鼓励激发灵感和点子多多抛创意

落实·要沉淀认知和Todo.，落实到位

民主:鼓励大家献计献策，最励大家多多发言

良性:鼓励舒服讨论和良性冲突，避免架、指责

务实:鼓励调研事实、定量、谨慎总结规律

责任: 明确角色的划分，尤其是关键负责人和责任人

学习: 能够学习新认知，提升团队的核心素质

关键流程

为了提升效率，具体开会的执行过程，第-第二第三步

A.会前准备

B.会议执行

C.会后落实

难题解决：

[难题1]提前发了文档，大家总是不看怎么办?

开会小技巧: 提前1v1沟通，并且在群里要求读完回复”已读完"

[难题2]开会人数太多，各个团队大家都想来，不好约会，怎么办?

开会小技巧: 提前准备”参会人”名单，和“知会人”名单

头脑风暴会议，大家讨论不出东西，效率很低，会前能怎么准备?

提前看看同行的最佳实践

提前找专家

问问经验

讨论会，很容易冷场，没人回答，主持人尬住，怎么办?

开会小技巧:如果担心冷场，最简单的方法，就是预留"活跃分子"，找一个相对反应快的同学，每次提问，都由TA开始，让TA先发言，激励更多人思考。

头脑风暴会，大家总是灵感很少，效率很低怎么办?

开会小技巧: 主持人举一反三，设定一个Flag目标，比如: 咱们想出来30个idea，然后鼓励大家不断冲刺、完成这个比较难的Flag。

开项目启动会，大家总是走个形式，没热情，如何点燃大家?

开会小技巧: 启动会非常重要的的目标就是激励大家，可以试试”上价值"

会议结束了，总是容易忘关键信息，会议纪要成本又很高，怎么办?

开会小技巧: 最简单的做法，就是录音

会议结束以后，有些结论大家忘了、不认了，怎么办?

开会小技巧: 这个在大厂时有发生，很蛋疼，简单解法就是备忘邮件/提醒.

本来开周会，一桌子人，没想到讨论到最后，开始进入到方案讨论、案例评审、内容越来越多，怎么 办?

开会小技巧: 周会立即结束，解散，然后单独开2-3个专项讨论会。

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