采购管理模块

采购订单变更

采购订单变更，就是指采购订单在执行过程中、或在已经执行完毕的情况下，因购货计划变动或其它原因，需要增加本次下单的订货数量、修改订货价格、或直接补货。 此时，在不改变其它业务要素的前提下，系统提供用户直接补充订货的功能。系统提供采购订单按单据条目逐条执行，并且可以逐条变更的功能。该功能的需求来自以下几方面：

第一，在订单的实际执行过程中，很多情况下没有执行的订单条目会因为业务需求进行数量、价格等的修改；或者因为具体原因而在订单上增加、或删除相应条目…… 这些客观实际要求决定着订单处理能够按条目变更。

第二，在系统中，订单的执行情况是逐条来统计的，采购入库单和收料通知/请检单选择订单也往往是按条目选择，这种业务处理方式决定了订单的执行应该按条目而不是按单来实现。

第三，在计划系统中，对订单跟踪和物料的MRP计算是按条目来实现的，为了计划和生产系统的统一要求，采购订单执行需要按照条目、逐个实现。

Ø         变更条件

变更的订单需要满足以下条件：

Ø     订单已被部分执行，即该订单已被收料通知/请检单、外购入库单等单据关联；或者被非关联单据关联，如任务单、产品入库单；

Ø     用户如果在【系统设置】→【系统设置】→【采购系统选项】中选择了<已关闭的采购订单可以变更物料>，则已关闭（包括自动关闭和手工关闭）的采购订单都可以再进行订单的追加操作；如果不选择该选项，则已关闭的采购订单就不能再进行追加操作。

Ø         变更方法

采购订单变更的方法可以阐述如下：

在当前采购订单序时簿的界面中，使用鼠标选中一张符合变更条件的采购订单，选择【编辑】→【订单变更】，系统将调出该张订单的界面。订单表头<摘要>字段，来源类型为基础资料或手工录入的表头自定义字段允许变更，订单表体的<数量>、<单位>、<单价>、<折扣率>、<税率>等字段处于可编辑状态，其它字段为不可编辑状态，用户可以修改这些业务信息，包括增加订货数量、追加或删除订货行、修改订货价格等等。 操作完毕使用【保存】保存修改结果，然后退出。

Ø         变更规则

对于追加物料或在已有物料上追加数量，要遵循以下规则：

Ø     针对某个已存在物料，变更后的订单数量，必须大于或等于关联数量与开票数量中较大的一个，否则，变更无法保存。如订单数量为100，关联数量为20，开票数量为60，则变更后的订单数量只能大于或等于60；如果关联数量为20，开票数量为10，则变理后的订单数量只能大于或等于20。

Ø     针对某个已存在物料，只要其关联数量或开票数量有一个大于零，则该条物料不能被删除；

采购订单变更对供应商确认标志的判断，具体内容如下：

Ø         采购订单分录完全确认（所有分录的供应商确认标志＝Y），则采购订单不可以执行订单变更功能。

Ø         采购订单分录未完全确认（所有分录中存在供应商确认标志不为Y），则采购订单可以执行订单变更功能。

Ø         订单变更时已经确认的分录锁定，不允许修改。

Ø         变更对订单状态的影响

变更可能会影响单据状态，主要表现在以下情况：

某张已审核但尚未关闭的订单（正在执行状态），针对某个已存在物料，当订单数量大于关联数量（此时关联数量大于零），则订单数量改为等于关联单据数量，则该条物料被系统置为已执行完毕，如果订单上所有物料都按此操作进行，则该张订单自动置为<关闭>状态，并且下次再执行该功能，系统将提示“该订单已关闭，不能变更”。

如果选择了<已关闭的采购订单可以追加物料>选项，则某张已手工关闭的订单，必有某个或某几个已存在物料的订单数量大于关联数量，如果执行该功能将订单数量改为等于关联单据数量，则该条物料应置为已执行完毕，如果订单上所有未执行完毕的物料都按此操作进行，则该张订单会自动置为关闭状态。

如果选择了<已关闭的采购订单可以追加物料>选项，则某张已自动关闭的订单，执行该操作，则势必造成一条或多条物料从已执行完毕改变为尚未执行完毕，则操作进行后，该张订单自动置为<未关闭>状态，可以继续执行。

Ø         订单变更历史查询

采购订单变更后，用户可以按版本号查询变更历史：

1、如果订单有多次变更，用户可以选择查询起始版本号，系统只显示起始版本号以后的变更历史记录；

2、查询结果首先按版本号或变更日期升序排列；然后再列出表头的变更字段，最后按照物料行号进行升序排列；

Ø         订单状态对变更操作的影响

对于其他状态的订单，其单据状态会影响变更的操作：

1、如果未选择<已关闭的采购订单可以追加物料>选项，则选择已关闭（包括自动关闭和手工关闭）订单执行操作时，系统给予“该订单已关闭，不能变更”的提示，并且不允许变更该订单；

2、选择未审核的正常单据，系统给予“该订单尚未审核，不能变更，请使用修改功能”的提示，并且不允许变更该订单；

3、选择已审核但尚未执行单据，系统给予“该订单尚未执行，不能变更，请使用反审核功能”的提示，并且不允许变更该订单；

4、选择作废单据，系统给予“该订单已作废，不能变更”的提示，并且不允许变更该订单。

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下推式关联

供应链系统为用户提供业务流程设计功能，从而保证下推式和上拉式两种单据关联形式的完善。

下推式单据关联：
就是在源单据的序时簿上自动生成目标单据。 它作为主动单据传递模式，为很多ERP软件所采用：单据传输采用主动方式传递，有利于缩短事务处理时间，简化用户操作，同时增加业务处理人员的业务流程认知水平。 下推式单据关联模式特别适合业务流程简单明晰、或业务需要强制性管理的用户使用。

下推式关联将单据传递方式从目标单据关联到源单据，发展为从源单据就可以直接关联到目标单据，单据的关联方式多样化，同时丰富了单据的生成方式。

针对采购订单，通过下推关联可以直接生成收料通知/请检单、外购入库单和采购发票（包括专用发票和普通发票），即通过上拉式关联方式执行的单据都可以通过下推式关联来执行，从而进一步完善了采购订单流程，并动态解决了订单与其它下游目标单据之间的关系，使其关系更加紧密、更利于企业管理，从而为供应链系统业务处理的自动灵活、ERP思想的完善贯彻打下了基础。

下推式单据关联的操作权限同按上拉式单据关联的权限设置为准。 即只要该用户具有生成某张单据的权限，则下推式关联也有相应权限。

通过下推式关联生成目标单据的采购订单必须是已审核、但尚未关闭的单据。 这种下推式关联的处理流程是：

Ø         下推目标单据

在当前采购订单序时簿上，使用鼠标和快捷键SHIFT键选中一张符合下推条件的单据某一条或几条分录，然后选择【下推】→【生成外购入库】、【生成采购收货】、【生成购货发票（普通）】、【生成购货发票（专用）】等菜单，系统就按所选中的分录或整单进入单据生成界面。

该操作界面分成上下两部分，上面<单据编码>栏显示将生成的目标单据的按单据编码规则排列的单据号码；<状态>栏表示该单据处于“已处理”或“未处理”的状态。 由于目标单据本身有一些必录信息、不可能统一予以默认；或者要进行采购订单的条目分拆等，必须由用户逐项录入，所以，到目前为止，还不能算是完成了目标单据的生成，而按单据号码显示的目标单据相当于目标单据的一个“原型”，需要用户进一步进行确认和完善。

Ø         生成目标单据

在下推生成界面中选中该条目标单据号码，单击【生成】，系统会自动调出该张未完全保存的目标单据“原型”。 在该张目标单据中，用户如同新增单据一样，进行相关的操作，录入必要信息后，单击【保存】，系统会保存该张目标单据。 至此，采购订单才真正生成目标单据。 保存后退出目标单据生成界面，返回下推式生成界面，用户会发现本单据的<状态>栏由“未处理”变为“已生成”。

此时，可以单击【查看】对已生成的目标单据进行查看。

如果已生成完毕、或目前暂不再生成其他目标单据，单击【确定】或【退出】，以实现功能操作。 此时，该功能执行完毕。

如果在执行【生成】过程中，该单据因单据已执行完毕、所选单据无符合条件物料等原因，系统将提示没有符合条件的记录，并返回单据生成界面。

如果用户选择多张采购订单生成目标单据，则系统会自动下推成多张单据，即多张采购订单不能生成一张目标单据。

通过下推式单据生成的目标单据同样适用于单据连查，可以通过序时簿的【上查】和【下查】按钮查询到。

第二，采购发票是供需链的重要信息中心之一，是联系财务、业务系统的重要桥梁。 采购发票在采购系统中联系的单据最多，采购发票与采购订单、收（退）料通知单、外购入库单等全部业务单据都有联系；同时与应付款系统实现发票共享，并与采购合同、付款单、预付单据联系紧密。 这种联系既包括单据与单据关联的直接联系，还包括通过直接关联的单据与第三方单据间接关联，在供应链系统中，两种三方关联的模式中发票都是基本的关联因素。 这样，业务和财务信息之间紧密结合，平滑连接，形成了一个信息丰富的整体，从而提高了整个K/3系统的综合运作水平和效率。

第三，发票不仅表现了资金流动、同时也是业务实现的法定标志。 在企业购销业务中，发票往往是确认收入实现的标志；同时，采购发票包括增值税发票、普通发票的丰富内容，是抵扣税额的法定凭证。

第四，发票也是财务人员据以记账、核算成本的重要原始凭证。 在K/3供应链系统中，发票与外购入库单钩稽后，需要继续处理入库核算、自动生成记账凭证、从而为正确进行利润的计算和结账打下基础。 这一连串的连续业务处理说明采购发票是重要的核算单据。

采购发票包括采购专用发票和采购普通发票。 其中专用发票是指增值税专用发票，是一般纳税人销售货物或者提供应税劳务所开具的发票，发票上记载了销售货物的售价、税率以及税额等，购货方以增值税专用发票上记载的购入货物已支付的税额作为扣税和记账的依据。 普通发票是指除了专用发票之外的发票或其它收购价凭证。

费用发票是运输单位开给购货单位、加工单位开给来料单位等，据以付款、记账、纳税的依据。

一般来说，费用发票可以通过手工录入、采购发票连属等多途径生成。

采购订单ABC分析是以某个时段内每个采购订单的订货总金额为标准，计算单个采购订单的订货金额占订货总额的比例，并进行ABC分类排序。 它的记录内容包括：起始日期、订单号码、采购部门、经办人员、供应商代码、供应商名称、订货金额、订货总额、ABC分类等。

供应商供货ABC分析、物料采购ABC分析和采购订单ABC分析都是针对订单进行的分析，但其分析的侧重点不同，前两个分析报表分别针对的是供应商、物料，而采购订单ABC分析则侧重于每张订单自身的订货数据，从而对采购订货业务自身合理性进行分析。

在分析报表中统计的订单必须已审核订单。

维码协作平台以二维码为载体，实现企业与供应商之间业务的协作。

供应商可以通过SRM平台或供应商二维码应用平台，将自己的订单打印成二维码，贴在送货的包装箱上，送货至企业后，企业通过接入特定的扫描设备，扫描货物外包装上的二维码就可以直接实现入库的业务，可以极大的简化业务操作，提高准确性和工作效率

采购订单是购销双方共同签署的、以确认采购活动的标志，在K/3系统中处于采购管理的核心地位。

采购订单的重要性不仅表现在其所反映的业务资料是企业正式确认的、具有经济合法地位的文件，通过它可以直接向供应商订货并可查询采购订单的收料情况和订单执行状况，是订货业务工作中非常重要的管理方式，

第一，采购订单是物资在采购业务中流动的起点，是详细记录企业物资的循环流动轨迹、累积企业管理决策所需要的经营运作信息的关键。 无论是采购订单自身的确认，还是其业务顺序流动、被下游单据精确执行，都能反映在采购订单上，通过采购订单，采购业务的处理过程可以一目了然。

第二，采购订单是供需链的重要信息中心之一。 采购订单不仅能显示采购业务自身信息，还能通过采购申请获取来自生产、销售等系统的信息，将供需链整体的信息有机地联系起来，综合企业生产经营活动，是提高整个系统的综合运作水平和效率的重要因素。

第三，采购订单是联系应付款系统和采购系统的纽带。 企业的经营运作是通过物资在各个业务部门的流动、伴随资金在货币、生产、储备等形态的循环周转的双重作用下实现的。 采购订单可以连接应付款系统的采购合同，又可以将合同信息传递到采购发票，将物流和资金流结合起来，担负资金流和业务流的双重任务 这是K/3系统只根据最近的采购订单、而不采用其它采购业务单据更新供货信息的原

委外工序接收单用于工序外协的场景，加工供应商将半成品加工完成后返回，企业进行验收，同时记录加工单价和金额，做为支付加工费用的依据。

退料通知单是处理由于质量不合格、价格不正确等因素、或与采购订单或合同的相关条款不相符等原因，需要退回给供货单位的退货处理的业务单据，是收料通知/请检单的反向操作单据。 退料通知单的反向作用主要表现在：

第一，作为收料通知/请检单的反向执行单据，可以作为红字外购入库单的源单据，执行退货操作。

第二，退料通知单是采购质量管理中的不合格品退库单。在收货质量检验过程中，不合格品不能入库，要退回给供应商。

第三，作为受托加工物料加工完毕、交还委托单位的业务处理单据。

第四，在涉及集团内部的分销业务处理中，与退货通知单一起作为处理集团内部退货业务的重要单据，并在集团企业账套间相互传递，以完成业务流程、相互沟通业务信息。

采购价格分析是针对某个时段内每个物料的发票数量和采购金额进行汇总，从而计算出单个物料平均采购价格，以比较供应商之间的供货价格差异以及物料采购的价格变化情况。 它的记录内容包括：起始日期、物料代码、物料名称、供应商名称、订货数量、订货金额、最高价格、平均价格、最低价格、最新价格等。

采购价格分析是针对采购发票进行分析的报表

物料采购结构ABC分析报表是分析某一时段内某物料或某类物料采购金额占所有物料采购金额的比重，并按ABC分析法排序。 它的记录内容包括起始日期、物料类别、物料代码、物料名称、采购金额 、占总金额的百分比、ABC分类等等。

物料采购结构ABC分析和供应商供货ABC分析都是针对采购订货情况的分析，不同的是，后者是针对供应商供货的分析，而前者是针对被采购的物料的订货量分析。

在分析报表中统计的订单必须已审核订单