采购部流程及标准
2020-09-25 10:32:07 0 举报AI智能生成
适用于中大型建材贸易企业采购部流程管理流程和规范的导图
作者其他创作
大纲/内容
采购部工作流程及标准
确定考察（回访）目的；
①② 财务相关工作
承兑使用
步骤
采购经理每月5日前按照供应商承兑接收要求制定本月承兑使用计划
采购经理对进货量大的供应商，结算方式不是承兑的，沟通当月结账使用全额承兑或者部分承兑
采购经理对进货量大的供应商，结算方式为承兑的，沟通预付承兑能否给优惠，提前消化承兑
依据承兑使用明细将承兑合同交于结算中心开具承兑
若纸质承兑需要在邮寄5日内先供应商索要承兑回执单
关键控制点
原则上6个月以内承兑不允许贴息，超6个月承兑贴息报采购总监审批使用
结算方式为承兑的，需与供应商沟通调整为电子承兑
注意事项
根据每天承兑额度，承兑贴息可灵活操作
预付承兑不得超2个月进货量
返利核算
根据《采购部年终返利预测表》对需要囤货供应商制定囤货数据；（详见囤货子流程）
《商品囤货子流程》
定义
商品囤货：通过厂家沟通、市场调研、行业网站等信息收集，预测价格上涨、货源紧张、新上商品、季节性商品、批量优惠、商品促销、补充返利等因素，依据存量分析表采取的批量要货行为，以保证货源充足或利润最大化；
作业程序/流程
囤货信息收集
因原材料上涨、货源问题、季节性商品、批量优惠、商品促销、补充返利等因素采取正常商品囤货审批表
对分公司反馈、供应商考察、市场调研、展会、现有商品分析等获得信息，确定需要进行新上的商品采取新上商品囤货审批表
确定商品及数量发起审批表
确定囤货商品明细，依据存量分析（需注意单月批量出库）及现库存数量制定囤货数量；囤货表需注明囤货数量+区域库存数量预计销售周期，以确保囤货商品合理性
新上商品需采购中心预测上货数量，列出新上计划；季节性商品根据历史明细进行增删
年前囤货、年后补货操作要求
\t采购中心在农历11月10日前根据当年2-5月份销售库存数据、现库存、厂家情况列出囤货商品明细、数量、金额、销售周期等
\t供应中心在农历11月13日前联系厂家确定春节放假时间，并通知采购中心
\t分公司自进货商品按正常上下限要货，囤货计划不包含此部分
\t供应中心务必于农历12月1日前将集采商品调至各分公司，避免影响总公司备货
\t总公司在囤货时，根据产品到货周期分期分批安排
\t年底放假前采购密切关注市场动态，做出分析、判断，并对补货明细作微调；根据产品性质及厂家情况，可适量做一定的计划在厂家存货，以防市场变动较大，影响我司库存成本
\t农历12月20日前囤货商品按照要求到货，年前囤货工作完毕
\t供应中心在正月20日前根据囤货数量加上限与现库存数量对比，提出补货计划，并每周关注一次囤货商品库存，确保在阳历3月1日前库存不低于上限和囤货数量之和
采购主管OA发起正常/新上商品囤货审批表
审核
采购经理对囤货商品供应商、执行价格、到货批次、每批次数量、到货时间等重点查看审核；
正常商品囤货审批表分为需要仓位和不需要仓位，需要仓位的为我司与厂家约定交付期送我司库房的；不需要仓位为采购根据商品销量制作的月度或季度采购计划，方便厂家备料排产且按我司正常下单数量来货的
囤货审批
正常商品囤货审批表5万以上及新上商品囤货审批表，采购总监对总金额、销售周期、具体数量、分配方案、到货方案等重点审批；正常商品囤货审批表5万以下采购经理审核
物流中心经理审核，提前安排所需仓位，做好收货前准备
执行要货
发起人对囤货执行情况进行追踪，确保商品如期按量到货；在执行过程中发现形势变化需要终止囤货的，应以OA形式通知具体执行人，具体执行人第一时间以书面形式通知厂家，立即停止囤货，并对已经执行的情况总结和反馈
库房收货
库房收货：（详见仓储收货流程）
1月15日前将有返利标准的全部核算完毕，并下调账
若因特殊原因不确定返利金额的先按我司金额挂账，并在3月15日前必须核算完毕
对无返利的供应商争取返利，并下调账
返利核算（详见返利核算子流程）
《返利核算子流程》
依据合同返利约定确定核算周期
采购人员依据合同返利条款确定核算周期：月度、季度、年度
依据核算周期统计数据
结算中心按确定的返利核算周期出具相关数据，月度、季度返利交采购中心；年度返利采购管理中心
依据核算周期制作预测表
月度、季度返利采购中心确定返利金额及方式，并考虑是否需要囤货
年度返利管理中心制作《年终返利预测表》，12月7日前交给采购中心
与供应商核对数据并确定结果
与供应商核对时，由供应商先报当年进货金额，如供应商暂未统计，我司所报数据应高于实际进货额，具体高出额度由各采购中心经理决定
不适合返利囤货的，与供应商进行谈判
需要返利囤货，制作商品囤货审批表由采购总监(区域总经理)审批，返利囤货需在12月25日前到达并于12月31日前与供应商结算
对无返利供应商及临时采购供应商进货量大、产品利润等综合因素与供应商争取返利
返利调账
采购中心根据确认数据计算返利金额，在1月15日前先行挂账
采购人员负责返利金额核对并拟定“返利确认函”交于供应商3月15日前确认回传
财务执行
财务依据“返利确认函”与返利调账申请表核对后账务处理
稽核
稽核人员依据返利条款审核返利数据准确性、及时性，返利审核时间不超过1个月
审核稽核结果
稽核人员将返利核算中出现的问题及调整情况制表上报采购总监
返利预测表需要囤货的必须与供应商确定进货、回款数据，确保无误；
采购中心要在12月8日开始依1-11月《采购部年终返利预测表》数据，确定返利金额及方式，并考虑是否需要囤货，需要补充库存的，走囤货审批程序；并且所有需补货的商品在12月25日前全部到达。
返利核算按照回款额需关注货款是否按时回款
商品结构
新上商品
依据上级新品引进计划开发新品
供应商寻源：依据产品需求，通过网络媒体、行业展会、市场调研等方式收集供应商及生产集散地信息；
确定供应商考察明细，提前三天提交供应商考察计划（详见供应商考察标准）；
考察（回访）准备
安排考察（回访）路线：依据待考察供应商及周边关联供应商确定，并查看供应商成立时间、注册资金；
考察（回访）资料准备：公司简介、宣传彩页；供应商进货额、价格、货源、质量等合作问题；商品销量、验收标准、样品等。
考察（回访）实施
考察（回访）项目
生产型企业
企业资信：环评和排污证、职工人数、占地面积、厂房自有/租用；
生产能力：流水线、生产设备数量、年产值、日产量、合作产品库存数量或金额、是否代工商品；
质量管控：质量体系、质量监控设备、管控方法
成本控制：原材料及上游供应商（成本核算商品必填）；
研发能力：高、中、低、无；
销售模式：市场发展定位：区域代理制、经销制、客户群体、供应商定价方式、畅销商品品类我司状况；
物流模式：厂家自有、第三方；
业务人员：法人、业务决策人、业务联系人、订单联系人、财务联系人。
代理型
厂家授权：真实性；
销售状况：销售额、销售区域、畅销商品品类我司状况；
库存状况：合作产品库存数量或金额。
经销型
厂家授权：生产厂家推荐情况；
销售状况：销售额、畅销商品品类我司状况
考察（回访）谈判项目
必选内容：经营品牌、合作方式、供货价格、到货周期、结账时间、结账方式、铺底资金（质保金）、返利条件、售价保护；
可选内容：库存保价、涨价通知时间、退换货约定、运输方式、促销支持、最小要货量（非目标供应商暂不谈判）。
框架内容：供货价格、到货周期、结账时间、结账方式、铺底资金（质保金）、返利条件、售价保护
考察（回访）注意事项
谈判细节记录、供应商资料索要：产品宣传图册、资质报告、价格表、目标商品基础信息等；
通过考察结果筛选目标供应商并谈判（详见供应商合同谈判标准）
合作条款谈判
合同标的物
合作产品品牌首选供应商主推品牌
商标持有人与供应商公司名称一致；
产品系列名称简单扼要描述清晰。
合作区域及方式
合作方式为代理的必须注明代理区域（全国、线上、北京、天津、河北、重庆、陕西）；
合作方式非代理的必须注明我司为经销商；
产品价格约定
产品涨价，要求提前1个月通知；产品降价需第一时间通知，并对库存产品保价
生产工序简单且量大产品确定原材料价格与产品价格浮动比例或制定成本核算公式，确认原材料参考依据；
约定批量优惠原则和供应商阶段性优惠政策通知方式。
供应商不允许对代理区域其他客户报价并推荐给我司合作；
非代理区域的报价原则上要高出供给我司10%以上，确保给我司价格为最低价格。
商品要货、运输、收货
与供应商尽可能争取更短的到货周期，原则上需要按照同行业或同公司其他客户的到货时间进行签订，不允许刻意延长，并且注明特殊情况需要供应商配合缩短到货周期，未按时到货有相应的违约金；
协商货到我司时间段、避免卸货堆积；
明确外包装和运输方式是汽运、铁路、海运。第三方物流的明确送货上门、到货运站自提；
原则上要求到货价，运费由供应商承担。
结算方式
结账时间：6-12日、16-20日、26-30日、货到60日、货到45日、货到30日、货到15日、货到10日、货到5日、货到付款、带款提货、预付款。尽量避免预付款，降低资金风险；
结账期间：结上月5日前货款、结上月15日前货款、结上月20日前货款、结上月底前货款、结本月5日前货款、结本月15日前货款、结清所有货款（押金除外）
结账方式：电子承兑、纸质承兑、支票、电汇、打卡、现金，依次谈判争取；如是电子承兑应填写电子承兑账号；
不足2个月的（26-30日结算上月底前货款为2个月）需要延长至2个月或至少延长15天，需要注意结账日期尽量分散（6-12日占60%、16-20日占20%、26-30日占20%），避免财务工作量集中；
发票必须注明是“增值税专用发票”，如未开增值税发票的在此条后注明是否为一般纳税人，是一般纳税人的注明税差。发票开具时间为结账前，合同中供方公司名称与收款单位应与开发票单位名称一致；
铺底资金需要达到年进货额或约定进货额的10%。
商品质量
质保期原则上为我司销售后12个月；
质量标准：有国家强制性标准或者行业标准的，如国家标准GB、企业标准QB，需有标准代号、编号和标准名称。反之，需要注明与厂家协商确定的商品标准。临采商品为特殊定制的需要提供图纸或样品；
供应商需提供合格的检验报告及相关资质文件；
质量易变商品必须有相应的验收标准，以保证到货库房有标准可依。
残次品、滞销品处理
残次品、滞销品与供应商约定每90天清理一次；
退换货原则上按照年进货额的20%进行退换货；
残次品、滞销品退换货费用由供应商承担。
保证金
保证金是指履约保证金和质量保证金的统称；
保证金原则上为年进货额或约定进货额的10%。
返利约定
原则上按照进货额进行核算；
核算周期分为月度、季度、半年度、年度，核算时间为结束后15日内；
返利台阶较高或台阶不对称的需要进行争取修改；
返利体现形式原则上为电汇、打款、支票或账款扣除，账款扣除或商品形式体现的必须计入下一年的进货额中同时享受下一年的返利；
无返利的需争取返利标准（顺便将当年的返利一并争取）
广告及支持方面
原则上按照分公司40家门店，每年更换室内广告费6000元计算。
室外广告费约定清楚根据实际制作费用及第三方需要费用进行核算。
大兴和小站精品店展示按照每年/间3万元进行收取制作费。
工具机械及需要我司维修人员维修的商品，原则上按照年进货额1%进行索要维修及售后维修费。
发起OA系统《新上商品审批表》，要求填写新上商品原因、投入资金、预计年销售、利润率、合作方式、该产品市场发展空间、竞争对手信息、计划上货区域、商品推广政策、分公司意见汇总等相关要求，报采购总监审批；
采购总监审批后与供应商签订产品购销协议；
增加系统相关资料（供应商资料、商品基础资料、运费标准、验收标准、商品知识汇编、资质报告归类）；
填写新上商品囤货审批表：商品名称、数量、金额、计划销售时间等发起OA系统流程；
首批到货依据验收标准或约定条件进行验收；
新品到货拟定新品通知，要求分货不低于5个分公司、新品引进原因、与原商品关系、产品档次定位、产品卖点、产品图片、制定上下限并发于网络技术中心调整分公司上下限；
新上商品上货数量合理性，避免新上商品缺货或积压；
新上商品与我司现有商品档次、销量是否产生冲突；
细节谈判与重大问题变更时随时向采购经理请示汇报谈判进程；
新品分货采字通知下发后，需同时给网络中心转发上下限调整清单。
淘汰积压
依据上级确定的商品淘汰方案执行；
确定淘汰的商品首先调整上下限为0；
确定淘汰的商品与供应商谈判，确定库存、货款等相关处理措施：应付大于库存，与供应商协商退货；应付小于库存，与供应商协商带款提货；供应商不能带款提货的，采购中心处理方案：商品增加CX与◆、集中到指定分公司销售、折价处理、倒库存销售、报废；解决周期是1年；
供应商停止进货时要停止结账，如需要全部退货并需要结清账款的，必须与供应商沟通保留部分质保金用于销售后的理赔，最终与供应商清账时（考虑是否已经核算返利），采购中心发起清账申请由仓储管理中心确认无库存后由采购总监审批（年底暂时结清铺底的，OA中自建流程）。
与供应商退货后，由退货经手人索要退货清单。
在供应商管理系统中将此商品电脑中的有关资料删除；
及时与供应商停止结账；
应付大于库存的与供应商结账时需要预留货款。
淘汰商品与供应商退货时避免因账款问题出现僵持的现象，影响公司声誉。
残次品
每季度对残次品库统计，与相应厂家进行沟通退货事宜，符合退货要求的，厂家负责送货的，与库房沟通送货时及时退货；第三方物流退货与残次品库共同核对数量，库房负责打包，由采购联系货运站，系统下派车单时注明厂家收货地址，配送安排送至货运站，返司后司机将托运单交库房办理相关退货手续；
对外地发货的采购及时跟踪厂家是否收到货，并与厂家核对数量无误后，由退货负责人15日内索要退货清单。
对于退厂家的残次品，采购主管负责到库房清点并联系货运站；
采购主管对退货运费的合理性进行把控。
要在退货清单上标明件数、件装明细、称重等，交接清楚，确保退货数量与厂家收货相符，出现问题可追究货运站。
合同签订
1.1\t供应商合同签订参考《供应商合同条款谈判标准》；
根据采购总监批示结果， 12月10日开始通知供应商续签合同，12月31日签订50%，2月28日前全部完成。采购主管负责C\\D级供应商合同谈判签订，特殊供应商因合同条款确定问题暂时无法签订的先修改供应商登记表有效期至3月31日，非自然年的自过期日期前签定完毕；
签订合同时要求供应商更新资质文件；
集团供应商采购合同由采购总监审批，区域地采供应商由区域总经理审批；
审批完后盖章由管理中心或区域负责保存，供应商的返给供应商。
保证金按照年进货量的10%谈判；
账期原则上要比往年有所延长，使用电汇供应商能否调整为承兑或部分承兑。
合同签订标准
合同签订要求
常用合同
制式合同
产品购销协议：与合作正常商品的S、A、B、C级供应商签订的合同；
委托加工协议：与合作OEM商品的供应商签订的合同；
工业品买卖合同：与合作正常商品的D级供应商和临采商品订货时签订的合同；
预付款合同：正常非预付款供应商需要预付时或临采供应商需预付款时签订的合同；
其他合同
除我司统一文本以外的合同，包括对方合同。
范围和期限
年进货额10万元以上的且需继续正常合作供应商，需签订合同；
单笔订单金额5000元以上的临采供应商需签订合同；
合同选择：首选我司制式合同，正常商品使用《产品购销协议》，OEM商品使用《委托加工协议》。如遇特殊供应商需与采购经理审批后方可使用《工业品买卖合同》或对方合同。临采商品使用《工业品买卖合同》或《预付款合同》；
合同期限：供应商合同以自然年为签订周期，S、A、B级可签订2年；
自然年合同续签时间：12月31日前完成50%，2月28日前全部完成；部分供应商因合同条款确定问题暂时无法签订的，先修改供应商登记表有效期至3月31日；非自然年合同在过期之日前签订完毕；
过期合同由采购管理中心保存5年。
合同规范要求
合同文本需工正整洁，不得随意涂改，如遇个别条款对方不同意协商不成的，修改字迹需清晰明了，并在所修改位置双方加盖公章（供方是个人的需按手印并签字）。
供方是单位的，签订合同中供方名称与收款单位应与开发票单位名称一致，加盖公章或合同专用章。签字栏应为法人，如签字人非法人的供方需提供《授权委托书》，如收款账户为个人的需有《委托收款账户》并附有收款人身份证复印件，加盖公章。合同附件必须带有营业执照、法人身份证复印件、受委托人身份证复印件、商品目录清单、价格表、质量验收标准、检验报告、资质证书；
供方是个人的，签订合同中供方名称与收款账户和签字人需要一致，无需盖章，但需要加按手印；
合作品牌和商品系列名称要正确填写，不能填写习惯名或自命名；
订与定的区别：订在经济交往中的含义是预付，即订金是预付的货款；而定在经济交往中的含义是保证金，即定金就是保证金。因此，在合同执行过程中，如果买方交付给卖方的是订金，那么，如果合同没有履约，则卖方需要退换订金给买方；而如果买方交付给卖方的是定金，那么，如果合同因为买方不履约，则该定金将作为给卖方的赔偿，不得讨取，而如果是卖方未履约，则卖方需要向买方赔偿双倍的定金金额，即除了退还定金，还要以同样的金额赔偿买方。所以，总而言之，订有预约的含义，而定有保证的含义；
合同与协议的区别：合同与协议虽然有其共同之处，但两者也有其明显区别。合同的特点是明确、详细、具体，并规定有违约责任；而协议的特点是没有具体标的、简单、概括、原则，不涉及违约责任。从其区别角度来说，协议是签订合同的基础，合同又是协议的具体化；合同与协议是两个既有共同点又有区别的概念，不能只从名称上来区分，而应该根据其实质内容来确定。如果协议的内容写得比较明确、具体、详细、齐全，并涉及到违约责任，即使其名称写的是协议，也是合同；如果合同的内容写得比较概括、原则、很不具体，也不涉及违约责任，即使其名称写的是合同，也不能称其为合同，而是协议。
登记表续签注意事项
年进货额在10万以内的可只录入供应商登记表，正常供应商有效期最多签订1年，备选供应商有效期可签订2年；
不合作供应商账款未结清的，合同类型选择不合作，供应商类型选择淘汰或备选。若供应商还从事此行业将供应商类型修改为备选，若供应商不再从事此行业将供应商类型修改为淘汰
不合作供应商需要结清铺底的，需待不合作半年以上；
淘汰供应商已经结清货款的，禁用供应商；
带款提货和现金的不允许在登记表中体现收款人名称和账号。
价格管理
价格管理（进价）
了解同类产品不同供货厂家是否调整及调整幅度；
了解市场此类产品价格是否调整及调整幅度；
采购主管根据了解的实际情况与C\\D级供应商谈判涨、降价幅度合理性；
接收到调价通知查询合同约定调价时间；
根据合同或沟通执行时间进行备货、超量要货、库存保价
制作供应商调价通知单交采购经理审核，采购总监申批；
调整系统价格
打开供应商管理系统→调价版块→集团（区域）商品调价→调价-采购主管→新增钢材/非钢材打开调价页面；
选择供应商代码列→关联供货信息→点击供应商名称→输入供应商名称后点击查询（供应商名称可只输关键字）→选择所对应的供应商后点击确定会跳出商品选择页面→勾选所需调价商品（原则上应全选，系列价格同调）；
现进价指与厂家结算的价格；
我司负责运费、镀锌费、加工费的商品要在成本价中分摊费用。
折成本的商品，必须增加成本折合说明和折合比例。
关键点
涨、降价的调整幅度
调价执行时间。
成本价分摊费用合理性；
降价保库存商品及时下调账；
涨价的与供应商争取原价格囤货
价格管理（售价）
根据定价原则、结合市场售价情况制定商品售价；
确定价格录入无误后提交。
先确定批发价格，再根据税差率确定直销价。
价格调整标准
商品资料
非钢材类商品
先确定主供应商，与表单中供应商相同；
三级类代码、归类名称、计量单位从系统关联相对应的类别名称；
商品名称：标记符号在前面，“Z”在首位；其次为品牌名称，货物名称，名称后面为分销标记或特殊补充说明；
规格型号：尺寸、重量、材质、颜色、厂家字母代号等，除吨（T）外，其余字母为小写；
到货周期：原则应与合同相符，如实际周期小于合同周期，可依据实际情况修改；
小数位：单价小数位系统默认3位，进价、成本价最多3个小数位，售价最多2个小数位；数量小数位系统默认3位，依据计量单位系统已经制订规则，除可零售商品外，其余商品不允许手工修改；
件装数量
单品包装：包装中最小售卖单位；小包装：最小售卖单位外围第一层包装；只有一层包装的，填写单品包装、小包装数据；中包装：最小售卖单位外围第二层包装；只有两层包装的，填写单品包装、小包装、中包装数据数据；大包装：最小售卖单位外围第三层包装；有三层包装的，单品包装、小包装、中包装、大包装数据均填写；
最长边：单个商品外围延展占用空间体积的最长长度；次长边：单个商品外围延展占用空间体积的第二长度；最短边：单个商品外围延展占用空间体积的最短长度；形状不规则商品按长方体、正方体形状测量三边长度；
各级单位下数量依最小售卖单位计算；
分销商品类别：分销商品先确定分销类别，再制订分销价格；
商品属性
采购方面属性不能为空；
营销方面属性：集团考核的新上或重点商品，方可选择新上或重点商品属性；主推商品与重点商品重合的商品，选择主推商品；其余商品此列属性为空；
商品返利类别：因商品加价率低不给客户返利的商品，只限钢材、电线管、火烧丝、铅丝、焊条、元钉类商品填写，其余为空；
关联商品：与该商品配套使用的相关商品，商品保修期等
成本折合说明：返利折合点数、直送客户标准；
成本折合比例：返利折合点数；
进价备注：商品吨价、立方价、平米价等价格：
成本价：有成本折合比例的，先折比例再增加费用；
厂家代码：厂家有单独编码或国际条码的商品必须填写；
季节性属性：季节性商品只在当季节有销售，过季节无销售需求，如电扇、电暖气；半季节性商品当季销售量增长明显，过季节销售需求减小，如水泵；非季节性商品此列属性为空；
囤货时间、上下限调整时间、库存消化时间，每年1月份根据当年日历与节气对比修改对应日期；
面价：厂家有面价的商品必须填写
竞争对手：单位名称、座机和手机号码、地址必须填写；
定价原则：依据竞争对手价格确定固定加价率或与竞争对手差率；
集团新增商品区域采购对价格、分销类别、到货周期确认调整；
钢材类商品与非钢材类商品区别
国标重量：为国家统一标准重量；
平均理论重量：实际到货重量的平均数；
进价、成本价、吨价为过磅价格，直销价和批发价为检尺价格；
商品资料修改
主供应商：修改时确认商品到货周期是否相符，将通用供应商名称改为具体主供应商名称时应增加供货信息；
商品名称及规格：分析是否影响销售开票，如影响先下发采字文件通知分公司，确认现库存商品是否受影响；
商品名称：增加“CX”每月1-2号统一修改；
计量单位：确定原库存数量是否受到影响，影响库存数量不能直接修改计量单位，需要按新计量单位增加商品名称后导库存；
助记码：注意多音字是否正确；
产地：是知名集散地的，按知名集散地名称增加；
分销商品类别：各区域只能增加或删除本区域分销，不能对其他区域进行修改；增加集团分销与各区域沟通，各区域同意后增加；
商品折合说明：同时修改商品折合比例；
国标重量：管材为北京区域为同类商品中壁厚最厚的重量、其它区域为同类商品中实际壁厚的重量；
批量工程价说明：增加批量工程价时应增加批量工程价说明，取消时此列必须为空；
禁用商品：确认全公司商品库存为0（含残品库及店面样品）；
反禁用商品：单独打OA反禁用申请，网络技术中心协助反禁用；
集团采购修改、禁用，知会区域采购。
商品进价
供应商调价通知单
确认价格调整：调价原因中注明商品原材料及涨浮比例、合同规定的调价标准、谈判情况；
商品降价确认：同类商品或同类商品不同供应商进价是否谈判及谈判结果；是否保价及保价金额，如合同约定是保价实际未保价需注明原因；单品调价是否系列谈判及谈判结果；
商品涨价确认：是否囤货及现有订单价格执行情况；需囤货依据价格执行时间、商品销售量、库存量确定；确认现有订单部分批次执行原价格，必须OA通知供应中心；
确认价格执行时间；
进价调整
时间要求
约定当天执行的，当天调整；紧急调价，1小时内调整；
商品降价当日调整（当日16点后的单据次日调整）；商品涨价在约定执行时间的前一日12点前调整；商品面价2日内调整（分销软件中面价会自动更新）；
提前通知进价上涨的，先调整成本价，再确定售价是否需提前调整；
进价是否含税依据我司税票管理要求调整；
成本价分摊相关费用，原则就高不就低；
商品外调货，进价不做调整，（敏感、利润较低商品调整成本和售价，其它商品只调售价，差额较小可不调整。）
钢材类商品要求
发生采购行为，吨价变动，即调整进价；如吨价未变动，由根重变动导致根价不同，负差的均不再调整，上差超过3%（含）以上的，按实际价格调整。
未发生采购行为，吨价浮动在50元（含）以上，即进行系列调价，系列调价的重量必须按照实际理论重量核算。
实际到货调价当日，如遇商品系列调价，均按最新系列调价价格执行，但实际到货价格高于系列调价价格3%（含）以上，必须按市场价格调控我司的售价，以免出现卖赔的现象。
西安、重庆区域库存较大时，未发生采购行为，进价发生变动，可以不做调整，但售价必须按照市场价格及时调整。
商品售价
售价制定需按定价原则执行
知名品牌、敏感性商品为带动型商品，售价与市场持平或略低；OEM、总代理商品为利润型产品，可以固定加价率；与始峰、华强、通达发等同品牌商品，正常售价原则上不高于对手的价格；
先确定批发价格，再确定批发价与直销价税差
系列商品畅销与非畅销规格不能统一加价率；避免小规格价格高于大规格；并考虑与同类其他品牌的价格差距；
进价调整售价不一定调整；售价不能一次性上涨到位的关注市场价格，逐步调整；
商品货源紧张或受国家政策调控，及时上调售价，货源稳定后回调；
春节期间，所有商品价格上调5-10%，假期结束后回调；
售价小数位5元以下保留2位，5-100元保留1位，100元以上保留整数，四舍五入取舍；统一售价商品手动设置小数位。
售价按照固定加价率原则调整，每10天系列落实市场售价；
进价上下浮动在1%（含），售价不做调整，实际加价率与固定加价率原则允许有1%上下浮动；
定价原则制订
所有商品均需制定定价原则；
定价原则不能出现左右、上下、略高、略低、对比卖等不精确类的词语，需精确到价格差距的百分点，价格差率可以制定区间5%-10%，差率不能跨度太大，如：
直销价或分销价与竞争对手高几个点、低几个点或持平；分销价格比直销价格低几个点或直销比分销直销高几个点；
部分OEM、总代理、质量不易区分、辅销类等商品可以自定义加价率；
自用商品直销价加价率5%；
货源解决
库存商品
每日查看可视化管理缺货明细和登陆供应商管理系统查看货源管理采购主管待处理内容；
与供应主管沟通缺货原因
依据供应主管无法解决的商品明细，通过与供应商沟通判断根本原因
根据《货源解决标准》实施；
缺货定义
可发数量不足库存下限30%连续3天的
预防措施
实地了解供应商真实产能，争取更短的到货周期；
依据往年缺货商品明细，每月初制定意向订单给供应商；
关注集散地生产状况，对产能不足的供应商提前寻找备选渠道；
根据商品销售淡旺季分析，提前预测销量调整上下限、做月度订单、囤货；
关注国家政策，对环保检查等问题导致产能不足提前寻找不同区域供货渠道；
储备当地市场调货渠道；
无品牌商品年采购额30万以上的至少需有2家正常渠道。有品牌和年进货额30万以下需1家正常渠道和1家调货渠道。
渠道不合理
渠道单一的增加供货渠道；
现渠道对我司忠诚度不够的沟通谈判改善合作关系、开发备用供应商、公关改善客情关系；
开发本地临时调货渠道；
供应商对合同履约率低的按违约责任进行处罚；
供应商临时产能问题/集散地工厂批量停工
制定月度订单或囤货计划；
分散订单，多渠道要货；
渠道集中同一区域的开发不同区域供应商；
驻厂监督发货；
市场临时渠道调货。
批量出库
与供应商沟通提前到货
市场临时渠道调货；
与供应商沟通其他区域代理商调货；
定期更新供应商直送客户的批量标准。
上下限偏低/仓位限制
调高库存下限，增加要货频次；
制定月度订单或囤货计划，分批到货
根据销量调整上下限。
催货（市场调货）不合理
供应商有最小起订量的需要制订囤货计划；
人为原因操作不合理的加强人员执行力；
对S、A、B级供应商由采购经理或供应经理亲自催货。
接货不及时
与供应商沟通送货上门；
与货运站沟通送货；
租车提货；
反馈配送经理跟踪解决。
入库办理不及时
员工问题的提高员工执行力；
供应商无清单原因的与供应商强调来货带清单；
数量与清单不符原因的提高与供应商沟通的时效。
供应商管理系统中货源管理解决完后将措施填入到采购解决措施中；
供应商管理系统中的货源问题必须在3日内解决。
样品
样品配备原则：依据销售需求，客户索要样品频次较高的商品，需备样品库存
依据库存需求量向厂家索要样品
厂家所提供样品必须质量达标，外形美观，必要时需单独制定包装
资质
资质配备原则：依据商品特性，对需要做检测的商品需保存资质证件；
关注资质证件有效日期，依据即将过期明细向厂家索要资质证件；
保证在过期前索要回合理清晰的资质证件，并上传至资质管理系统。
依据往年销售状态和厂家产量生产情况，判断供需因素，提前预测当年销售情况，在旺季来临前或厂家限产前早做预防措施。
在采取囤货解决货源时一定要注意囤货数据的准确性，避免商品积压、滞销。
囤货拟定
确定需要囤货的商品明细
依据原材料上涨、货源问题、季节性商品、批量优惠、商品促销、补充返利等因素采取正常商品囤货审批表；
依据分公司反馈、供应商考察、市场调研、展会、现有商品分析等获得信息，确定需要进行新上的商品采取新上商品囤货审批表；
只能是《销售与库存分析》中字段5的商品
确定囤货数量
参考去年同期3个月平均月销量
参考区域物流中心商品上下限
数据计算公式：月均销量*计划囤货时间-现库存-采购在途=需备货数量
新上商品为增加品牌的参考原有品牌同期销量；若是增加规格和档次的参考临时采购数据；若是增加品种预测未来3个月销售量
囤货发起
登录OA系统→个人空间→我的模版点击“更多”→采购部界面选择正常商品囤货表/新上商品囤货表后进入囤货申请表界面
存放我司的使用需要仓位囤货申请表，囤货存放供应商的使用不需要仓位囤货申请表
具体原因说明：原材料上涨、货源问题、季节性商品、批量优惠、商品促销、补充返利
发起人对囤货执行情况进行追踪，确保商品如期按量到货
囤货数据准确性、合理性
月均销量是排除批量出库后的数据
囤货数量应考虑凑整件/整车
①① 分公司业务支持
询价
登陆综合业务平台选择“待采购询价”双击打开
打开询价条目，选择采购询价单，过滤选中同一个供应商的商品确定到报价页面
根据产品选定供应商：正常供应商从系统过滤、筛选临采商品进货记录、筛选临采商品询价记录、以上三种均没有通过阿里百度等网站查询渠道，临时采购厂家选择代码手工输入厂家名称和联系人信息
电话致厂家询价并输入到系统中（对于系列性产品较多的可以以EXCEL表格形式引出），分别填写好进价、成本价（需要对比厂家报价的直接点击进入“录入报价”重新输入厂家进行询价
最后通过“对比报价”选择合适供应商进行核销
对于不能报价的产品选择：异常询价，注明不能报价原因。正常商品的输入商品代码
具体祥见（商品询价标准）
商品询价标准
询价商品首选我司临采商品询价或进货记录，再寻找系统在档供应商，51－69临采供应商、潜在供应商，最后从阿里巴巴、淘宝、天猫等网站寻找
采购人员报价前首先了解清楚商品的用途，再对供应产进行了解（如生产集散地等），相对较复杂的商品，需要对比价格，确定合理的价格向销售报价
按销售人员的需求报价，不允许随意更改报价尺寸及规格
客户询价要求时间较紧，应优先满足询价及时性
商品价格对比依商品特性及询价紧急程度确定，不做强制要求，20000元以上的商品尽量询问两个供应商价格，尤其是品牌性及我司接触较少的商品
有品牌的商品一定要将包装、规格、重量等落实清楚，在采购询价单报价说明或备注处注明；有品牌商品询价应先落实生产厂家价格，如厂家不报价或推荐至代理，20000元以上应落实二个区域代理商的价格，以确保价格的准确性
无品牌，非工程主项商品在销售人员没有要求的情况下，尽量给客户报价相对低档便宜的价格（尤其是外辅区域），并在询价单报价说明处注明
采购人员询问价格，需与销售人员填写的计量单位相符，报价是否含税必须进行标注，如订货价格含费用，需将厂家实际进货价格、费用名称、金额等在备注中标注清楚
采购人员需按照销售人员的要求“采购询价完成时间”完成询价，特殊情况不能按要求时间完成的，需提前与询价人进行沟通，并在询价单“报价”说明栏中注明原因
对批量商品询价、报价跟进过程中发现因到货周期长、选择渠道不合理等采购（供应商）原因（疑似问题）导致未能成交的，尤其是客户二次反馈商品价格高的情况，采购人员需提高重视程度，分析原因后进行再次落实价格，以上情况属实，及时与销售人员沟通并再次报价；如因产品档次或销售人员问题，要及时与销售人员说明，提醒销售人员要与客户说明清楚
回复时间及时性、报价合理性
临时采购商品询价除咨询正常厂家外，要利用好系统中临时采购商品进货记录和询价记录
通过“对比报价”选择合适厂家进行核销
订货
正常产品直接输入到货时间、进货价格，选择“定价”做订单，电子版发邮箱或微信，打印版发传真至厂家订货
临采商品和异型定制商品输入到货周期、进货价格、验收标准，选择“定价”之后进行增加产品名称，做订单要货（超5000元需要签订供货合同，必须有比价记录；超5万元需要发渠道选择表）
非紧急情况需要待渠道选择表审批之后要货，客户急需的可未经审批先行订货
临时采购商品和异型定制商品，订货金额在5000元以上的需要货比三家并签合同，超5万元需要发渠道选择表
临时采购商品和异型定制商品的票据、合同管理
定货后需索取“有效票据”或签订“合同”，保证我公司享有追诉的权力，如签订合同上应注明复印件有效
临时采购商品定货的供应商与我司已签订供货合同即供应商名称带“H”，厂家是正常商品，不再签订工业品买卖合同，但必须给供应商发送“临时采购商品定货单”，商品定货质量要求、到货时间等必须约束清楚，其他要求注明按照“供货合同”相关条款执行
原则上对质量容易出现问题的、售后服务要求较高的商品，如：电缆、配电箱、大型机械设备等需要签订合同
供应商考察
接到分公司销售人员的分公司考察需求后，要确定考察人员、时间、交通工具、是否安排住宿、餐饮、礼品等
再与厂家取得联系、确定好考察时间、接待人员，提醒厂家提前准备
回复销售人员是否能按时考察和确定考察时间
需要陪同销售考察提前对厂家情况进行了解
不需要陪同考察事后与销售、厂家人员沟通考察情况
考察时间的确定及行程安排
确定考察后要跟厂家沟通好，让厂家的准备工作做充分
⑩ 批量优惠
依据工作计划，以客户首批上货、量大要求优惠、整体节约成本等原因与供应商谈判优惠（原则上优惠1000元以上再操作）
发起OA囤货计划（详见囤货子流程）
囤货计划审批后由供应中心负责要货
到货后按照优惠金额下调账
批量计划囤货数量的合理性
每月列出计划不低于4家
优惠额度谈判及后期调账
质量验收
验收标准制定
与供应商确认商品验收标准（详见验收标准制定标准）；
正常商品
正常商品验收标准制定原则
知名品牌不用制定验收标准；
不能通过外观、尺寸、重量方面判定质量优劣的商品，不用制定验收标准；
生产工序规范度较高的商品，不用制定验收标准；
商品尺寸、重量决定商品价值及影响客户体验的，需要制定验收标准；
生产工序规范度低，人为参与因素较大的商品，需要制定验收标准。
验收标准调整原则
厂家产品有不同档次的，每隔半年要与厂家沟通一次，我司销售的产品档次厂家是否作为正常产品生产，该档次产品是否脱离市场。
有验收标准的商品，市场调研时要关注市场质量变化，及时调整我司验收标准，避免脱离市场，造成我司的商品不适销；或者我司商品不是厂家正常库存，厂家对我司供货周期长；
商品到货季度累计出现3次超标准现象的，要重新确定验收标准；
需要调整验收标准的，同时要考虑价格做相应调整；
验收标准制定依据
双方约定的标准；
供应商承诺的标准；
我公司自行定制的标准；
适合市场销售的标准；
国家和行业的标准；
以“封样商品”为验收标准。
验收标准操作要求
标准描述以数字形式体现；
误差单位与标准单位一致；
以商品的易变程度和到货频次确定到货周期和验收次数；
其他验收项由采购负责；
验收方法:需注明使用工具和注意事项；
临采商品
临采商品验收标准制定原则
生产工序规范度较高的商品，不用制定验收标准；
临采商品订货金额在1000元以下的，验收标准制定不做强制要求，供应人员依商品特性确定。
带※号商品，如系统中有验收标准，需在验收标准列中注明按系统验收标准执行；如系统中无验收标准的，按上述制定原则执行。
确定需制定验收标准的商品，必须在验收标准一列中详细描述清楚，确保库房人员及现有的验收设备能够操作执行；临采商品确定不用制定验收标准，验收标准一列不再填写内容。
录入系统
登录供应商管理系统→采购版块→验收标准→验收标准新增→点击新增后进入验收标准录入界面；
输入供应商名称→选择商品代码→点击全部商品→在商品名称关键字后点击查询→勾选需要选中的商品明细并点击确定后导入商品目录；
录入标准尺寸：包括商品的长度、宽度、厚度、高度、外径、内径、轴径、重量等信息；
允许误差范围：可以是正负数，也可是负数，依据商品特性填写；
外观描述：只允许填写对外观有要求的商品；
验收方法：注明验收周期、验收频次、验收数量，优选整件验收；
验收方法制定应遵循库房实操性。
详见验收标准制定标准
不符合标准处理
每日登陆供应商管理系统
点击质量问题→点击商品质量验收→点击待处理质量验收→选中需处理的商品→点击右上角的“修改”后进入质量问题解决界面；
根据库房录入的验收情况与标准进行对比，找出问题根本，去库房复核或与厂家谈判；
超标准的在采购解决方案中直接回复，如是与厂家谈判的，将谈判结果回复到采购解决方案中；
点击右侧回复
管理中心审核→处理结果有问题的返回采购经理→采购经理重新处理。
质量不达标的商品回复的内容进行处理，必须在3日内解决完毕。
当次进货低标准由采购主管负责与供应商进行谈判，扣除相应数量产品，打其他入库或按照实际差额下调账；对于厂家弄虚作假的按当次进货差额10倍或前12个月（上次处罚期间）进货差额进行处罚；处罚金额1000元以上需厂家出具书面证明；需要打其他入库的或调账的，采购主管要将单据号和日期填写完整
产品不符合标准拒绝收货的，分公司必须由采购业务负责经理审批、区域物流中心由采购中心负责审批，均需告知供应中心重新要货；
质量易变商品抽查
据计划结合库房对到货最近10类商品及需采购验收商品进行抽查；
抽查有问题的要录入供应商管理系统，并与供应商谈判解决；
抽查明细发给管理中心及审计委员会，以备复查。
每月根据整体易变商品做出月抽查计划
对于抽查不合格的需进行处罚的需加大力度
基础资料录入
登录供应商登记表系统；
点击调价版块→集团商品新增→新增-采购主管→新增非钢材（新增钢材）后进入新增商品界面；
增加内容详见价格调整标准第一条商品资料新增；
三级类名称归类要准确
包装：包装中最小售卖单位；小包装：最小售卖单位外围第一层包装；只有一层包装的，填写单品包装、小包装数据；中包装：最小售卖单位外围第二层包装；只有两层包装的，填写单品包装、小包装、中包装数据数据；大包装：最小售卖单位外围第三层包装；有三层包装的，单品包装、小包装、中包装、大包装数据均填写；
确定需要考察/回访的供应商明细，提前三天录入供应商考察计划安排表；
登录供应商管理系统；
点击供应商回访考察表→计划安排表→主管发起→点击新增后进入计划表界面
录入计划考察的时间和结束时间；
录入回访路线及交通工具安排，无论是公务车还是乘公共交通，均应提前查看供应商地址，结合供应商远近路线，以顺路为首选目标，避免重复路线导致降低效率、增加成本；
回访目的填写需明确、细化；
考察计划提交给采购经理审核、采购总监审批后执行；
出差前提前准备本次需考察商品的质量标准、样品、最近一次采购价、年进货量等资料；
供应商考察需关注和谈判的具体细则详见《供应商考察标准》；
《供应商考察标准》
考察结束后3日内将考察报告填写至供应商回访报告
采购管理中心对考察报告实施情况进行追踪
考察前准备充分；
选择新供应商的生产规模、质量、货源、价格等情况是否适合我司长期合作
考察前提前3日提交计划，考察后3日内录入结果。
市场调研
调研商品明细筛选：根据日常调价、分公司反馈、月度销售分析等因素确定需要调研的商品明细；
调研前资料准备：进价、成本价、直销价、分销价、批发价、分销批发价、批直差率、商品质量标准、定价原则、竞争对手地址等，无质量验收标准的需要去库存查看商品实物；
竞争对手寻找：通过厂家介绍、市场寻找、客户回访等方式确定本区域较大的经销商；
竞争对手暗访：对竞争对手商品品牌、档次、价格、库存量、销量状态、营销模式进行寻问并记录；适当时候需要购买样品；（具体内容详见市场调研标准）；
《市场调研标准》
商品价格调研
商品价格调研前准备
商品价格调研的目的
过滤需调研商品明细，明细中包含商品名称、规格、成本价、直销价、批发价、分销直销价与分销批价；
过滤需调研商品的定价原则，每年对定价原则必须实地考察一遍；
过滤需调研商品的竟争对手地址、电话；
准备需调研商品的实物及验收标准；
提前1天将调研的商品明细提交至管理中心；
商品价格调研的要求
敏感性、知名品牌商品：除调价时电话落实以外，每半年实地调研一次；
总代理、OEM、主营商品：每年实地调研一次
辅销商品：年销售额低于20万自定义加价率，不做调研要求；高于20万按主营商品对待；
配件商品：自定义加价率，不做调研要求；
自用商品：加价率为5%（特殊情况单独制定加价率）
商品价格调研实施
调研前要拟定好身份，可与销售人员沟通确定经常在市场及我司购买的客户，准确的了解客户信息及施工工程地址等，以便在调研中进行沟通，以真实客户的身份进行调研；
要了解专业竞争对手的零售价、批量订货的价格、商店拿货的价格、税票差率等来确定我司销售价格；
调研的商品质量不易区分或价格差异较大，且市场销量大，必须购买实物进行对比；
每次调研前要对调研的商品做好充分准备，需调研的商品明细、价格、验收标准、竟争对手、定价原则或拿样品，调研对比。
商品结构调研
商品结构调研准备
每月至少筛选2类重点与新上商品中销售不理想的；
根据分公司反馈信息、展会信息、行业了解、供应商反馈市场畅销我司未经营的商品
每个中心每个月至少上报2类缺项商品、商品档次不合理的进行调研。
确定调研方向：竟争对手、专业市场、专业客户、集散地；
商品结构调研实施
专业市场考察
市场专业经销商库存、质量档次、价格、销售情况了解清楚
需了解专业竞争对手的零售价、批量订货的价格、商店拿货的价格、税票差率等来确定我司销售价格
调研的商品质量不易区分或价格差异较大，且市场销量大，必须购买实物进行对比
专业客户回访
工程是否有品牌要求；
该产品工程进度使用的时间段；
在工程总造价中所占比例
工地对该类产品的关注点
调研商品的采购权
集散地考察
该产品的市场定位
客户群体
工厂生产量及销量
多厂家、多档次价格对比
畅销规格
销售较好区域、代理商年销量情况
.结果执行
调研后3日内，按《市场调研表》要求填写并在供应商系统中提交
每类商品必须明确调研总结、后续操作计划、完成时间及责任人
管理中心对市场调研结果进行追踪，对于未按时完成的计入绩效考核中
调研结果后3日内将结果录入系统：登录供应商管理系统→采购版块→市场调研→采购主管→新增→选择商品代码列→关联商品→输入商品名称（代码）后点点击查询→勾选需要录入的商品后点击确定进入录入界面；
调研结果录入需有调研人意见和调研小结；
提交采购经理审核、采购总监审批；
采购管理中心对调研结果实施情况进行追踪。
调研前期准备充分；
调研的商品质量不易区分或价格差异较大，且市场销量大，必须购买实物进行对比。
调研结束后3日内必须录入系统；
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